Some years ago, I stumbled across a simple design exercise that helps people understand and solve complex problems, and like many of these design exercises, it kind of seems trivial at first, but under deep inspection, it turns out that it reveals unexpected truths about the way that we collaborate and make sense of things.
Há alguns anos, encontrei um exercício simples de desenho que ajuda a compreender e resolver problemas complexos, e, como muitos exercícios deste tipo, parece trivial ao início. Mas numa inspecção mais de perto, percebe-se que revela verdades inesperadas sobre como colaboramos e atribuímos significado às coisas.
The exercise has three parts and begins with something that we all know how to do, which is how to make toast. It begins with a clean sheet of paper, a felt marker, and without using any words, you begin to draw how to make toast. And most people draw something like this. They draw a loaf of bread, which is sliced, then put into a toaster. The toast is then deposited for some time. It pops up, and then voila! After two minutes, toast and happiness.
O exercício tem três partes. Começa com algo que todos sabemos fazer, que é: como fazer torradas? Começa com uma folha de papel em branco, um marcador de feltro e, sem usar nenhuma palavra, começamos a desenhar como fazer torradas. A maioria das pessoas desenha algo como isto. Desenham uma fatia de pão, que depois é colocada na torradeira. Liga-se a torradeira durante um período de tempo, a torrada salta e voilá! Após 2 minutos, torradas e felicidade.
Now, over the years, I've collected many hundreds of drawings of these toasts, and some of them are very good, because they really illustrate the toast-making process quite clearly. And then there are some that are, well, not so good. They really suck, actually, because you don't know what they're trying to say. Under close inspection, some reveal some aspects of toast-making while hiding others. So there's some that are all about the toast, and all about the transformation of toast. And there's others that are all about the toaster, and the engineers love to draw the mechanics of this. (Laughter) And then there are others that are about people. It's about visualizing the experience that people have. And then there are others that are about the supply chain of making toast that goes all the way back to the store. It goes through the supply chain networks of teleportation and all the way back to the field and wheat, and one all actually goes all the way back to the Big Bang. So it's crazy stuff. But I think it's obvious that even though these drawings are really wildly different, they share a common quality, and I'm wondering if you can see it. Do you see it? What's common about these?
Ao longo dos anos, tenho recolhido centenas de desenhos destes, e alguns são muito bons, porque ilustram o processo de fazer torradas de forma bastante clara. E depois há alguns que são, bem, não assim tão bons. (Risos) São mesmo maus, até, porque não percebemos o que estão a tentar dizer. Analisando mais de perto, alguns revelam uns aspectos do processo, enquanto escondem outros. Então, há alguns que se focam mais na torrada, e na transformação da torrada. E depois há outros que se focam mais na torradeira. Os engenheiros adoram desenhar a mecânica disto. (Risos) E há ainda outros que se focam nas pessoas, na visualização da experiência que as pessoas têm. E há outros que se focam na cadeia de fornecimento na produção de torradas, que descreve o processo todo desde a loja, passando pelas redes de transporte da cadeia de fornecimento, e indo ainda mais atrás, até aos campos de trigo. E uma vai mesmo o caminho todo até ao Big Bang. É coisa de loucos. Mas penso que é óbvio que, mesmo sendo estes desenhos completamente diferentes, eles têm uma qualidade em comum, e pergunto-me se a conseguem ver. Conseguem? O que é comum aqui?
Most drawings have nodes and links. So nodes represent the tangible objects like the toaster and people, and links represent the connections between the nodes. And it's the combination of links and nodes that produces a full systems model, and it makes our private mental models visible about how we think something works. So that's the value of these things. What's interesting about these systems models is how they reveal our various points of view. So for example, Americans make toast with a toaster. That seems obvious. Whereas many Europeans make toast with a frying pan, of course, and many students make toast with a fire. I don't really understand this. A lot of MBA students do this.
A maioria dos desenhos tem nós e ligações. Os nós representam os objectos tangíveis como a torradeira e as pessoas, e as ligações representam as conexões entre eles. É esta combinação de nós e ligações que produz um modelo completo de sistemas e torna visíveis os nossos modelos mentais privados sobre como pensamos que algo funciona. Então, este é o valor destas coisas. O que é interessante nestes modelos é como revelam os nossos vários pontos de vista. Por exemplo, os americanos fazem torradas com uma torradeira. O que parece óbvio. Mas muitos europeus fazem torradas com um frigideira, claro. E muitos estudantes fazem torradas com fogo. Eu realmente não entendo isto. Muitos estudantes de MBA fazem-no.
So you can measure the complexity by counting the number of nodes, and the average illustration has between four and eight nodes. Less than that, the drawing seems trivial, but it's quick to understand, and more than 13, the drawing produces a feeling of map shock. It's too complex. So the sweet spot is between 5 and 13. So if you want to communicate something visually, have between five and 13 nodes in your diagram. So though we may not be skilled at drawing, the point is that we intuitively know how to break down complex things into simple things and then bring them back together again.
Conseguimos medir a complexidade contando o número de nós. Em média uma ilustração tem entre 4 a 8 nós. Menos que isso, o desenho parece trivial, mas percebe-se rapidamente. E mais de 13, o desenho produz uma sensação de choque de mapa. É demasiado complexo. Então, o número ideal é entre 5 e 13. Se quiserem comunicar algo visualmente, tenham entre 5 a 13 nós no vosso diagrama. Mesmo sem perícia a desenhar, o que importa é que sabemos intuitivamente como partir uma coisa complexa em partes mais simples para depois juntá-las novamente.
So this brings us to our second part of the exercise, which is how to make toast, but now with sticky notes or with cards. So what happens then? Well, with cards, most people tend to draw clear, more detailed, and more logical nodes. You can see the step by step analysis that takes place, and as they build up their model, they move their nodes around, rearranging them like Lego blocks. Now, though this might seem trivial, it's actually really important. This rapid iteration of expressing and then reflecting and analyzing is really the only way in which we get clarity. It's the essence of the design process. And systems theorists do tell us that the ease with which we can change a representation correlates to our willingness to improve the model. So sticky note systems are not only more fluid, they generally produce way more nodes than static drawings. The drawings are much richer.
O que nos leva à segunda parte do exercício, que é como fazer torradas, mas agora com "post-its" ou cartões. Então o que acontece? Bem, com cartões, a maioria das pessoas tende a desenhar nós mais claros, mais detalhados e mais lógicos. Conseguimos ver a análise passo a passo que acontece e, à medida que o modelo é construído, os nós são movidos, reorganizados como peças de Lego. Embora isto possa parecer trivial, é, de facto, muito importante. Esta rápida interacção de exprimir, e depois reflectir e analisar é a única maneira de conseguirmos clareza. É a essência do processo de desenho. E teóricos de sistemas dizem-nos que a facilidade com que conseguimos mudar a representação correlaciona-se com a nossa vontade de melhorar o modelo. Sistemas de "post-its" não só são mais fluidos, mas também geram mais nós que desenhos estáticos. Os desenhos são muito mais ricos.
And this brings us to our third part of the exercise, which is to draw how to make toast, but this time in a group. So what happens then? Well, here's what happens. It starts out messy, and then it gets really messy, and then it gets messier, but as people refine the models, the best nodes become more prominent, and with each iteration, the model becomes clearer because people build on top of each other's ideas. What emerges is a unified systems model that integrates the diversity of everyone's individual points of view, so that's a really different outcome from what usually happens in meetings, isn't it? So these drawings can contain 20 or more nodes, but participants don't feel map shock because they participate in the building of their models themselves. Now, what's also really interesting, that the groups spontaneously mix and add additional layers of organization to it. To deal with contradictions, for example, they add branching patterns and parallel patterns. Oh, and by the way, if they do it in complete silence, they do it much better and much more quickly. Really interesting -- talking gets in the way.
O que nos leva à terceira parte do exercício, que é desenhar como se faz torradas, mas desta vez, em grupo. Então o que acontece aqui? Bem, acontece o seguinte: começa numa confusão, e depois fica mais confuso e depois fica ainda mais confuso. Mas, à medida que as pessoas refinam os modelos, os melhores nós destacam-se, e com cada iteração o modelo fica mais claro, porque as pessoas constroem sobre as ideias dos outros. O que emerge é um modelo unificado de sistemas que integra a diversidade dos pontos de vista individuais da cada pessoa. Isso é um resultado bastante diferente do que normalmente acontece em reuniões, não é? Estes desenhos podem conter 20 ou mais nós, mas os participantes não sentem o choque de mapa porque participaram na construção dos seus modelos. Agora, o que é realmente interessante também, é que os grupos misturam espontaneamente e adicionam camadas de organização ao modelo. De forma a lidar com contradições, por exemplo, adicionam padrões ramificados e padrões paralelos. Ah, e já agora, se o fizerem em completo silêncio, fazem-no muito melhor e muito mais rápido. Muito interessante — falar atrapalha.
So here's some key lessons that can emerge from this. First, drawing helps us understand the situations as systems with nodes and their relationships. Movable cards produce better systems models, because we iterate much more fluidly. And then the group notes produce the most comprehensive models because we synthesize several points of view. So that's interesting. When people work together under the right circumstances, group models are much better than individual models.
Então, aqui têm algumas lições chave que podemos retirar disto: Primeiro, desenhar ajuda-nos a perceber as situações como se fossem sistemas de nós e as suas relações. Cartões que se possam mover geram modelos de sistemas melhores, porque iteramos de forma mais fluida. E, por fim, as notas de grupo geram modelos mais abrangentes, porque sintetizamos vários pontos de vista. Isso é interessante. Quando as pessoas trabalham em conjunto nas circunstâncias certas, os modelos de grupo são muito melhores que os individuais.
So this approach works really great for drawing how to make toast, but what if you wanted to draw something more relevant or pressing, like your organizational vision, or customer experience, or long-term sustainability?
Então, esta abordagem funciona muito bem para desenhar como fazer torradas. Mas e se quiséssemos desenhar algo mais relevante ou premente? Como a vossa visão organizacional, ou experiência de consumidor? Ou sustentabilidade a longo prazo?
There's a visual revolution that's taking place as more organizations are addressing their wicked problems by collaboratively drawing them out. And I'm convinced that those who see their world as movable nodes and links really have an edge.
Está a acontecer uma revolução visual à medida que mais organizações encaram os seus problemas complexos colaborando para os desenhar. Estou convencido que aqueles que vêem o seu mundo como nós e ligações movíveis estão, de facto, em vantagem.
And the practice is really pretty simple. You start with a question, you collect the nodes, you refine the nodes, you do it over again, you refine and refine and refine, and the patterns emerge, and the group gets clarity and you answer the question.
E a prática é realmente simples. Começamos com uma pergunta, coleccionamos os nós, refinamos os nós, voltamos a fazer o mesmo. Refinamos, e refinamos, e refinamos, e os padrões começam a surgir. E o grupo consegue clareza e temos a resposta para a pergunta.
So this simple act of visualizing and doing over and over again produces some really remarkable outcomes. What's really important to know is that it's the conversations that are the important aspects, not just the models themselves. And these visual frames of reference can grow to several hundreds or even thousands of nodes. So, one example is from an organization called Rodale. Big publishing company. They lost a bunch of money one year, and their executive team for three days visualized their entire practice. And what's interesting is that after visualizing the entire business, systems upon systems, they reclaimed 50 million dollars of revenue, and they also moved from a D rating to an A rating from their customers. Why? Because there's alignment from the executive team. So I'm now on a mission to help organizations solve their wicked problems by using collaborative visualization, and on a site that I've produced called drawtoast.com, I've collected a bunch of best practices. and so you can learn how to run a workshop here, you can learn more about the visual language and the structure of links and nodes that you can apply to general problem-solving, and download examples of various templates for unpacking the thorny problems that we all face in our organizations. So the seemingly trivial design exercise of drawing toast helps us get clear, engaged and aligned.
Então, este acto simples de visualizar e de repetir o processo uma e outra vez, produz resultados notáveis. O que é mesmo importante saber é que os aspectos importantes são as conversações, e não apenas os modelos em si. E estes enquadramentos visuais de referência podem crescer para centenas e até milhares de nós. Um exemplo vem de uma organização chamada Rodale. Um grande empresa de publicações. Houve um ano em que perderam muito dinheiro, e a equipa executiva visualizou a prática inteira da empresa em três dias. e o mais interessante é que, após visualizarem o negócio na íntegra, sistemas após sistemas, eles recuperaram 50 milhões de dólares de receita, e também passaram de nota D para nota A, por parte dos consumidores. Porquê? Porque houve um alinhamento na equipa executiva. Então, agora estou numa missão para ajudar organizações a resolver os seus problemas complexos através da visualização colaborativa, e no "website" que criei chamado drawtoast.com, reuni uma série de boas práticas. Assim, aqui podem aprender como gerir um "workshop", podem aprender mais sobre a linguagem visual e estrutura de ligações e nós que podem aplicar à resolução de problemas no geral, e descarregar exemplos de vários moldes para desfazer os problemas bicudos que todos enfrentamos nas nossas organizações. Então, o exercício de desenho, aparentemente trivial, de desenhar torradas
So next time you're confronted with an interesting challenge, remember what design has to teach us. Make your ideas visible, tangible, and consequential. It's simple, it's fun, it's powerful, and I believe it's an idea worth celebrating.
ajuda-nos a ficar mais esclarecidos, ligados e alinhados. Da próxima vez que se confrontarem com um desafio interessante, lembrem-se do que o desenho tem para nos ensinar. Tornem as vossas ideias visíveis, tangíveis e consequentes. É simples, é divertido, é poderoso.
Thank you.
E acredito que é uma ideia que vale a pena celebrar.
Obrigado.
(Applause)
(Aplausos)