Some years ago, I stumbled across a simple design exercise that helps people understand and solve complex problems, and like many of these design exercises, it kind of seems trivial at first, but under deep inspection, it turns out that it reveals unexpected truths about the way that we collaborate and make sense of things.
Kilka lat temu natknąłem się na proste ćwiczenie z projektowania, które pomaga ludziom zrozumieć i rozwiązać skomplikowane problemy. Jak wiele tego typu ćwiczeń, początkowo wydaje się ono banalne. Gdy jednak przyjrzymy się mu bliżej, nieoczekiwanie odkrywamy fakty odnośnie do tego, jak współpracujemy z innymi i jak rozumujemy.
The exercise has three parts and begins with something that we all know how to do, which is how to make toast. It begins with a clean sheet of paper, a felt marker, and without using any words, you begin to draw how to make toast. And most people draw something like this. They draw a loaf of bread, which is sliced, then put into a toaster. The toast is then deposited for some time. It pops up, and then voila! After two minutes, toast and happiness.
Ćwiczenie składa się z trzech części i zaczyna od czegoś, co potrafimy wszyscy, od tego, jak zrobić tosta. Zaczynamy od kartki papieru i flamastra. Bez użycia słów rysujesz sposób przygotowania tosta. Większość osób rysuje coś w tym stylu. Rysują kromki chleba, potem wkładają je do tostera. Tost zostaje w nim przez chwilę. Potem wyskakuje! Po dwóch minutach mamy tosta i szczęście.
Now, over the years, I've collected many hundreds of drawings of these toasts, and some of them are very good, because they really illustrate the toast-making process quite clearly. And then there are some that are, well, not so good. They really suck, actually, because you don't know what they're trying to say. Under close inspection, some reveal some aspects of toast-making while hiding others. So there's some that are all about the toast, and all about the transformation of toast. And there's others that are all about the toaster, and the engineers love to draw the mechanics of this. (Laughter) And then there are others that are about people. It's about visualizing the experience that people have. And then there are others that are about the supply chain of making toast that goes all the way back to the store. It goes through the supply chain networks of teleportation and all the way back to the field and wheat, and one all actually goes all the way back to the Big Bang. So it's crazy stuff. But I think it's obvious that even though these drawings are really wildly different, they share a common quality, and I'm wondering if you can see it. Do you see it? What's common about these?
Przez lata zebrałem setki takich rysunków, niektóre z nich są bardzo dobre, bo naprawdę jasno pokazują proces robienia tosta. Jest też trochę niezbyt dobrych rysunków. Są naprawdę kiepskie, bo nie wiadomo, co mają przekazać. Jeśli się przyjrzeć, niektóre z nich pokazują pewne etapy procesu, pomijając inne. Niektóre rysunki przedstawiają tylko tosta albo jego obróbkę. Inne skupiają się na samym tosterze. Inżynierowie uwielbiają rysować mechanikę tego procesu. (Śmiech) Są też rysunki przedstawiające ludzi. Mają pokazać ich przeżycia. Inne rysunki pokazują produkty potrzebne do zrobienia tosta, przedstawiają nawet wizytę w sklepie. Widać sieci łańcuchów dostaw. Czasem wręcz rysunki przedstawiają pola pszenicy. Jeden rysunek zaczyna się nawet od Wielkiego Wybuchu. Szaleństwo. Ale sądzę, że to jasne, że pomimo wielkich różnic, te rysunki mają wspólną cechę. Zastanawiam się, czy ją widzicie. Widzicie? Co łączy to wszystko?
Most drawings have nodes and links. So nodes represent the tangible objects like the toaster and people, and links represent the connections between the nodes. And it's the combination of links and nodes that produces a full systems model, and it makes our private mental models visible about how we think something works. So that's the value of these things. What's interesting about these systems models is how they reveal our various points of view. So for example, Americans make toast with a toaster. That seems obvious. Whereas many Europeans make toast with a frying pan, of course, and many students make toast with a fire. I don't really understand this. A lot of MBA students do this.
Większość rysunków ma węzły i połączenia. Węzły reprezentują namacalne obiekty, takie jak toster czy ludzi, a linie - połączenia pomiędzy nimi. Wykorzystanie węzłów i połączeń daje pełny model systemu i wizualizuje nasze wyobrażenia o tym, jak dana rzecz działa. Taka jest wartość tych rzeczy. Interesujące jest to, że te modele ujawniają różne punkty widzenia. Na przykład Amerykanie przygotowują tosty w tosterze. To wydaje się oczywiste. Jednak wielu Europejczyków smaży tosty na patelni, a wielu studentów wykorzystuje w tym celu ogień. Niezupełnie to rozumiem. Robi tak wielu studentów MBA.
So you can measure the complexity by counting the number of nodes, and the average illustration has between four and eight nodes. Less than that, the drawing seems trivial, but it's quick to understand, and more than 13, the drawing produces a feeling of map shock. It's too complex. So the sweet spot is between 5 and 13. So if you want to communicate something visually, have between five and 13 nodes in your diagram. So though we may not be skilled at drawing, the point is that we intuitively know how to break down complex things into simple things and then bring them back together again.
Złożoność modelu mierzymy liczbą węzłów. Najczęściej jest ich pomiędzy cztery a osiem. Przy mniejszej liczbie rysunek wydaje się zbyt prosty, ale łatwy do zrozumienia. Gdy węzłów jest ponad 13 wydaje się, że patrzymy na mapę. Rysunek jest zbyt złożony. A więc idealnie jest mieć między 5 a 13 węzłów. Jeśli chcesz przekazać coś wizualnie, narysuj na diagramie od 5 do 13 węzłów. Nawet jeśli nie jesteśmy uzdolnieni plastycznie, to intuicyjnie wiemy, jak rozbić złożone procesy na proste części, a potem na nowo je połączyć.
So this brings us to our second part of the exercise, which is how to make toast, but now with sticky notes or with cards. So what happens then? Well, with cards, most people tend to draw clear, more detailed, and more logical nodes. You can see the step by step analysis that takes place, and as they build up their model, they move their nodes around, rearranging them like Lego blocks. Now, though this might seem trivial, it's actually really important. This rapid iteration of expressing and then reflecting and analyzing is really the only way in which we get clarity. It's the essence of the design process. And systems theorists do tell us that the ease with which we can change a representation correlates to our willingness to improve the model. So sticky note systems are not only more fluid, they generally produce way more nodes than static drawings. The drawings are much richer.
To prowadzi nas do drugiej części ćwiczenia. Przedstawiamy proces tostowania przy pomocy przyklejanych karteczek lub kart. Co się wtedy dzieje? Większość ludzi rysuje bardziej przejrzyste i logiczne węzły, z większą dbałością o szczegóły. Widać analizę krok po kroku, a podczas budowy modelu ludzie przestawiają węzły, budując z nich jak z klocków Lego. To może wydawać się trywialne, ale w istocie jest naprawdę ważne. Te szybko powtarzające się etapy tworzenia, refleksji i analizy to właściwie jedyny sposób na osiągnięcie jasności. To kwintesencja procesu tworzenia. Teoretycy systemów mówią, że łatwość, z jaką zmieniamy formę, jest powiązana z naszą gotowością do poprawy modelu. A więc systemy budowane z karteczek są nie tylko bardziej płynne, na ogół rezultatem jest też większa liczba węzłów niż w statycznych rysunkach. Rysunki na karteczkach są znacznie bogatsze.
And this brings us to our third part of the exercise, which is to draw how to make toast, but this time in a group. So what happens then? Well, here's what happens. It starts out messy, and then it gets really messy, and then it gets messier, but as people refine the models, the best nodes become more prominent, and with each iteration, the model becomes clearer because people build on top of each other's ideas. What emerges is a unified systems model that integrates the diversity of everyone's individual points of view, so that's a really different outcome from what usually happens in meetings, isn't it? So these drawings can contain 20 or more nodes, but participants don't feel map shock because they participate in the building of their models themselves. Now, what's also really interesting, that the groups spontaneously mix and add additional layers of organization to it. To deal with contradictions, for example, they add branching patterns and parallel patterns. Oh, and by the way, if they do it in complete silence, they do it much better and much more quickly. Really interesting -- talking gets in the way.
To prowadzi nas do trzeciej części ćwiczenia. Rysujemy przygotowanie tosta, ale tym razem w grupie. Co dzieje się wtedy? Oto, co się dzieje. Robi się wielki bałagan, większy bałagan i jeszcze większy bałagan. Jednak wraz z udoskonaleniem modelu najlepsze węzły stają się bardziej widoczne, a z każdą rundą model staje się bardziej przejrzysty, bo każdy opiera się na pomysłach innych osób. Wyłania się scalony model systemowy, łączący różnorodność indywidualnych punktów widzenia. Rezultat jest więc zupełnie inny od tego zwykle uzyskiwanego na spotkaniach, prawda? Rysunki zawierają nawet 20 i więcej węzłów, ale uczestnicy nie mają poczucia, że to jakaś mapa, ponieważ sami tworzyli te modele. Co ciekawe grupy spontanicznie się mieszają i dodają dodatkowe warstwy organizacyjne. Na przykład, żeby uprościć sprzeczności, dodają rozgałęzienia czy równoległe rozwiązania. Jeśli robią to w ciszy, robią to lepiej i szybciej. Co ciekawe: rozmowy przeszkadzają.
So here's some key lessons that can emerge from this. First, drawing helps us understand the situations as systems with nodes and their relationships. Movable cards produce better systems models, because we iterate much more fluidly. And then the group notes produce the most comprehensive models because we synthesize several points of view. So that's interesting. When people work together under the right circumstances, group models are much better than individual models.
Oto kilka kluczowych wniosków, które możemy z tego wyciągnąć. Po pierwsze rysowanie pomaga nam przedstawić sytuację jako system węzłów i połączeń. Ruchome karty dają lepsze modele systemów, bo kolejne udoskonalenia są o wiele bardziej płynne. Z kolei praca w grupie daje najbardziej zrozumiałe modele, ponieważ łączy wiele punktów widzenia. To interesujące. W odpowiednich warunkach, ludzie, pracując razem, tworzą modele znacznie lepsze niż przy pracy samodzielnej.
So this approach works really great for drawing how to make toast, but what if you wanted to draw something more relevant or pressing, like your organizational vision, or customer experience, or long-term sustainability?
To podejście sprawdza się przy rysowaniu procesu przygotowania tosta, ale co, jeśli chcielibyśmy narysować coś bardziej istotnego? Na przykład wizję organizacji, doświadczenia klienta czy długookresowy zrównoważony wzrost?
There's a visual revolution that's taking place as more organizations are addressing their wicked problems by collaboratively drawing them out. And I'm convinced that those who see their world as movable nodes and links really have an edge.
Obecnie ma miejsce rewolucja wizualna. Coraz więcej organizacji analizuje swoje palące problemy, wspólnie je rozrysowując. Jestem przekonany, że ci, którzy postrzegają świat w kontekście ruchomych węzłów i połączeń mają faktyczną przewagę.
And the practice is really pretty simple. You start with a question, you collect the nodes, you refine the nodes, you do it over again, you refine and refine and refine, and the patterns emerge, and the group gets clarity and you answer the question.
W praktyce jest to naprawdę proste. Zaczynasz od pytania, tworzysz węzły, udoskonalasz je, robisz to od nowa, doskonalisz i doskonalisz, aż pojawiają się wzorce. Grupa ma poczucie, że wszystko jest jasne, a ty dostajesz odpowiedź.
So this simple act of visualizing and doing over and over again produces some really remarkable outcomes. What's really important to know is that it's the conversations that are the important aspects, not just the models themselves. And these visual frames of reference can grow to several hundreds or even thousands of nodes. So, one example is from an organization called Rodale. Big publishing company. They lost a bunch of money one year, and their executive team for three days visualized their entire practice. And what's interesting is that after visualizing the entire business, systems upon systems, they reclaimed 50 million dollars of revenue, and they also moved from a D rating to an A rating from their customers. Why? Because there's alignment from the executive team. So I'm now on a mission to help organizations solve their wicked problems by using collaborative visualization, and on a site that I've produced called drawtoast.com, I've collected a bunch of best practices. and so you can learn how to run a workshop here, you can learn more about the visual language and the structure of links and nodes that you can apply to general problem-solving, and download examples of various templates for unpacking the thorny problems that we all face in our organizations. So the seemingly trivial design exercise of drawing toast helps us get clear, engaged and aligned.
Ta prosta czynność wizualizacji, powtarzana wielokrotnie, prowadzi do naprawdę istotnych efektów. Należy jednak pamiętać, że to rozmowy są tu istotnym czynnikiem, nie same modele. Te wizualne punkty odniesienia mogą rozrastać się do setek a nawet tysięcy węzłów. Weźmy za przykład organizację o nazwie Rodale. Duże wydawnictwo. Pewnego roku stracili sporo pieniędzy. Ich zarząd przez trzy dni rysował swoje działania. Co ciekawe po wizualizacji całego biznesu, system po systemie, ich dochody wyniosły 50 milionów dolarów. Awansowali też z oceny D do A w opinii klientów. Dlaczego? Ponieważ zespół kierowniczy doszedł do porozumienia. Teraz moją misją jest pomoc organizacjom w rozwiązywaniu ich palących problemów przy użyciu grupowej wizualizacji. Na stronie, którą stworzyłem, drawtoast.com, umieściłem listę najlepszych praktyk. Można się tam dowiedzieć, jak poprowadzić warsztaty, poszerzyć wiedzę o języku wizualizacji, strukturze połączeń i węzłów, którą można zastosować przy rozwiązywaniu problemów i pobrać przykłady szablonów, jak rozpracowywać skomplikowane problemy, które napotykamy w naszych organizacjach. Na pozór banalne ćwiczenie rysowania tosta pomaga nam uzyskać przejrzystość, zaangażowanie i wspólną wizję.
So next time you're confronted with an interesting challenge, remember what design has to teach us. Make your ideas visible, tangible, and consequential. It's simple, it's fun, it's powerful, and I believe it's an idea worth celebrating.
Kiedy następnym razem staniecie przed interesującym wyzwaniem pamiętajcie, czego uczy nas projektowanie. Niech wasze pomysły będą widoczne, namacalne i logiczne. To proste, fajne, skuteczne. Uważam, że to pomysł, który zasługuje na pochwałę.
Thank you.
Dziękuję.
(Applause)
(Brawa)