Some years ago, I stumbled across a simple design exercise that helps people understand and solve complex problems, and like many of these design exercises, it kind of seems trivial at first, but under deep inspection, it turns out that it reveals unexpected truths about the way that we collaborate and make sense of things.
Qualche anno fa, ho scoperto per caso un semplice esercizio di disegno che aiuta le persone a capire e risolvere problemi complessi. Come tanti altri esercizi di questo tipo, all'inizio potrebbe sembrare banale, ma dopo un'analisi più attenta ci si rende conto che rivela verità inaspettate sul modo in cui lavoriamo in gruppo e diamo un senso alle cose.
The exercise has three parts and begins with something that we all know how to do, which is how to make toast. It begins with a clean sheet of paper, a felt marker, and without using any words, you begin to draw how to make toast. And most people draw something like this. They draw a loaf of bread, which is sliced, then put into a toaster. The toast is then deposited for some time. It pops up, and then voila! After two minutes, toast and happiness.
L'esercizio si divide in tre parti, la prima si incentra su qualcosa che tutti sappiamo fare, ossia preparare un toast. Avendo a disposizione un pennarello e un foglio bianco e senza poter parlare, dovete disegnare come si fa un toast. Quasi tutti disegnano qualcosa del genere: una pagnotta che viene fatta a fette e poi messa nel tostapane. La fetta viene lasciata lì per un po' di tempo finché non salta su, ed ecco fatto! Due minuti dopo, toast e facce sorridenti.
Now, over the years, I've collected many hundreds of drawings of these toasts, and some of them are very good, because they really illustrate the toast-making process quite clearly. And then there are some that are, well, not so good. They really suck, actually, because you don't know what they're trying to say. Under close inspection, some reveal some aspects of toast-making while hiding others. So there's some that are all about the toast, and all about the transformation of toast. And there's others that are all about the toaster, and the engineers love to draw the mechanics of this. (Laughter) And then there are others that are about people. It's about visualizing the experience that people have. And then there are others that are about the supply chain of making toast that goes all the way back to the store. It goes through the supply chain networks of teleportation and all the way back to the field and wheat, and one all actually goes all the way back to the Big Bang. So it's crazy stuff. But I think it's obvious that even though these drawings are really wildly different, they share a common quality, and I'm wondering if you can see it. Do you see it? What's common about these?
Nel corso degli anni, ho raccolto centinaia di questi disegni e alcuni sono davvero belli perché illustrano in modo chiaro il processo per preparare un toast. Poi ce ne sono altri che non sono altrettanto belli. Anzi, fanno proprio schifo perché non si capisce cosa vogliano dire. Se guardati attentamente, alcuni svelano certi aspetti del procedimento, ma ne omettono altri. Ci sono, quindi, quelli incentrati sul toast e quelli incentrati sulla sua trasformazione. E poi ce sono altri che riguardano esclusivamente il tostapane - gli ingegneri adorano disegnarne la meccanica. (Risate) Ci sono quelli che si concentrano sulle persone raffigurando la loro esperienza. E poi ci sono quelli che riguardano la catena di distribuzione del toast e che risalgono fino al magazzino, passando per il sistema dei trasporti e tornando ai campi e al grano. Uno risale addirittura fino al Big Bang. Roba da matti! Credo sia evidente però che nonostante i disegni siano molto diversi fra loro, abbiano tutti una qualità in comune e mi chiedo se riuscite a vederla. La vedete? Cos'hanno in comune?
Most drawings have nodes and links. So nodes represent the tangible objects like the toaster and people, and links represent the connections between the nodes. And it's the combination of links and nodes that produces a full systems model, and it makes our private mental models visible about how we think something works. So that's the value of these things. What's interesting about these systems models is how they reveal our various points of view. So for example, Americans make toast with a toaster. That seems obvious. Whereas many Europeans make toast with a frying pan, of course, and many students make toast with a fire. I don't really understand this. A lot of MBA students do this.
La maggior parte dei disegni presenta nodi e connettori. II nodi rappresentano gli oggetti tangibili, come il tostapane e le persone, mentre i connettori rappresentano le connessioni tra i nodi. Ed è proprio la combinazione di nodi e connettori che produce un modello completo e rende visibili le nostre strutture mentali su come crediamo che le cose funzionino. È questo il senso dei disegni. La cosa interessante di questi modelli di sistema è che svelano i nostri diversi punti di vista. Per cui, ad esempio, gli americani preparano il toast con il tostapane, il che è abbastanza ovvio, mentre invece molti europei lo preparano in padella e tanti studenti lo fanno con un falò. Questa cosa non mi è molto chiara,
So you can measure the complexity by counting the number of nodes, and the average illustration has between four and eight nodes. Less than that, the drawing seems trivial, but it's quick to understand, and more than 13, the drawing produces a feeling of map shock. It's too complex. So the sweet spot is between 5 and 13. So if you want to communicate something visually, have between five and 13 nodes in your diagram. So though we may not be skilled at drawing, the point is that we intuitively know how to break down complex things into simple things and then bring them back together again.
la fanno un sacco di specializzandi in management. Contando i nodi, quindi, si può misurare il grado di complessità. In media i disegni ne hanno dai quattro agli otto, se sono di meno il disegno risulta banale ma facile da capire, se sono più di 13 ci disorienta perché troppo complesso. Sarebbe bene, quindi, mantenersi tra i 5 e i 13. Se volete comunicare qualcosa visivamente, limitatevi nel vostro schema a 5-13 nodi. Anche se non siamo molto portati per il disegno, siamo intuitivamente in grado di smontare situazioni complesse
So this brings us to our second part of the exercise, which is how to make toast, but now with sticky notes or with cards. So what happens then? Well, with cards, most people tend to draw clear, more detailed, and more logical nodes. You can see the step by step analysis that takes place, and as they build up their model, they move their nodes around, rearranging them like Lego blocks. Now, though this might seem trivial, it's actually really important. This rapid iteration of expressing and then reflecting and analyzing is really the only way in which we get clarity. It's the essence of the design process. And systems theorists do tell us that the ease with which we can change a representation correlates to our willingness to improve the model. So sticky note systems are not only more fluid, they generally produce way more nodes than static drawings. The drawings are much richer.
in elementi più semplici e successivamente di ricomporli. Questo ci porta alla seconda parte dell'esercizio, ossia come preparare un toast ma stavolta usando post-it e memo. Qual è il risultato? Beh, usando i memo le persone riescono a disegnare nodi più chiari, logici e dettagliati. Si riesce a vedere la meticolosa analisi che c'è dietro e durante la costruzione del modello i nodi vengono continuamente spostati come fossero Lego. So che può sembrare banale ma in realtà è molto importante - il continuo esprimersi, riflettere e analizzare sono l'unica strada verso la chiarezza. È la quintessenza della progettazione. E infatti gli studiosi ci dicono che la facilità con cui modifichiamo una rappresentazione si collega alla nostra volontà di migliorare il modello. Il sistema dei post-it non solo è più scorrevole, ma presenta anche molti più nodi rispetto agli schemi classici ed è molto più ricco di informazioni.
And this brings us to our third part of the exercise, which is to draw how to make toast, but this time in a group. So what happens then? Well, here's what happens. It starts out messy, and then it gets really messy, and then it gets messier, but as people refine the models, the best nodes become more prominent, and with each iteration, the model becomes clearer because people build on top of each other's ideas. What emerges is a unified systems model that integrates the diversity of everyone's individual points of view, so that's a really different outcome from what usually happens in meetings, isn't it? So these drawings can contain 20 or more nodes, but participants don't feel map shock because they participate in the building of their models themselves. Now, what's also really interesting, that the groups spontaneously mix and add additional layers of organization to it. To deal with contradictions, for example, they add branching patterns and parallel patterns. Oh, and by the way, if they do it in complete silence, they do it much better and much more quickly. Really interesting -- talking gets in the way.
E questo ci porta dritti alla terza parte dell'esercizio: raffigurare la preparazione di un toast, ma questa volta in gruppo. Cosa accadrà? Beh, questo è quello che succede - all'inizio c'è un po' di confusione, poi tutto diventa molto caotico e infine regna caos più totale, ma man mano che i modelli vengono perfezionati i nodi migliori risaltano sempre di più e ogni volta che il modello viene rielaborato diventa più chiaro grazie ai continui miglioramenti reciproci fra le persone. Il risultato finale è un unico sistema che comprende la grande varietà dei singoli punti di vista. È un risultato molto diverso da quello che vediamo nelle riunioni di lavoro, vero? Questi schemi possono quindi avere 20 nodi o anche di più senza che i partecipanti si sentano disorientati in quanto loro stessi ne sono parte integrante. Un altro aspetto degno di nota è che i gruppi spontaneamente mischiano e aggiungono nuovi livelli di organizzazione. Per risolvere incongruenze, ad esempio, si aggiungono ramificazioni orizzontali o verticali. Ah, e comunque, se lavorano in silenzio assoluto i risultati sono di gran lunga migliori e più veloci. Curioso: parlare è d'intralcio.
So here's some key lessons that can emerge from this. First, drawing helps us understand the situations as systems with nodes and their relationships. Movable cards produce better systems models, because we iterate much more fluidly. And then the group notes produce the most comprehensive models because we synthesize several points of view. So that's interesting. When people work together under the right circumstances, group models are much better than individual models.
Ecco alcune importanti osservazioni che possiamo fare: primo, disegnare ci aiuta a vedere le situazioni come sistemi fatti di nodi e le connessioni tra questi; lo spostamento dei post-it migliora la qualità dei modelli in quanto ci permette di apportare modifiche in maniera più fluida e poi le annotazioni di gruppo producono i modelli più completi perché costituiscono una sintesi di molti e diversi punti di vista. Tutto ciò è davvero interessante. Se le persone che lavorano insieme si trovano nelle condizioni adatte producono modelli migliori rispetto a quelli individuali.
So this approach works really great for drawing how to make toast, but what if you wanted to draw something more relevant or pressing, like your organizational vision, or customer experience, or long-term sustainability?
Questa strategia funziona benissimo con l'esempio del toast, ma se volessimo rappresentare qualcosa di più rilevante e urgente, come gli obiettivi che ci siamo prefissati, il livello di soddisfazione del cliente o la sostenibilità a lungo termine?
There's a visual revolution that's taking place as more organizations are addressing their wicked problems by collaboratively drawing them out. And I'm convinced that those who see their world as movable nodes and links really have an edge.
C'è una vera e propria rivoluzione visiva in corso visto il numero crescente di imprese che affrontano i propri problemi raffigurandoli con questo sistema di collaborazione. Sono convinto che chi vede il mondo come un insieme di nodi e connettori non fissi abbia una marcia in più.
And the practice is really pretty simple. You start with a question, you collect the nodes, you refine the nodes, you do it over again, you refine and refine and refine, and the patterns emerge, and the group gets clarity and you answer the question.
Il procedimento è piuttosto semplice - si comincia con una domanda, si mettono insieme i nodi, li si rifinisce, si ricomincia da capo, si perfeziona il tutto più volte, gli schemi cominciano a venire fuori, tutto diventa più chiaro e si trova la risposta alla domanda.
So this simple act of visualizing and doing over and over again produces some really remarkable outcomes. What's really important to know is that it's the conversations that are the important aspects, not just the models themselves. And these visual frames of reference can grow to several hundreds or even thousands of nodes. So, one example is from an organization called Rodale. Big publishing company. They lost a bunch of money one year, and their executive team for three days visualized their entire practice. And what's interesting is that after visualizing the entire business, systems upon systems, they reclaimed 50 million dollars of revenue, and they also moved from a D rating to an A rating from their customers. Why? Because there's alignment from the executive team. So I'm now on a mission to help organizations solve their wicked problems by using collaborative visualization, and on a site that I've produced called drawtoast.com, I've collected a bunch of best practices. and so you can learn how to run a workshop here, you can learn more about the visual language and the structure of links and nodes that you can apply to general problem-solving, and download examples of various templates for unpacking the thorny problems that we all face in our organizations. So the seemingly trivial design exercise of drawing toast helps us get clear, engaged and aligned.
Questo semplice procedimento di raffigurare e ripetere più volte produce dei risultati davvero degni di nota. Ciò che è importante capire è che anche le discussioni sono un aspetto fondamentale, non solo i modelli in sé. Da queste strutture visive di riferimento si possono ottenere centinaia o addirittura migliaia di nodi. Eccovi per esempio la Rodale, una grande casa editrice, che in un anno ha perso un sacco di soldi. In tre giorni il gruppo dirigente ha raffigurato l'intera struttura dell'azienda. La cosa interessante è che dopo aver rappresentato tutta la sua attività, livello per livello, hanno recuperato 50 milioni di dollari di entrate e il loro indice di gradimento dei clienti è salito da D ad A. Come mai? Perché c'è stato un allineamento del gruppo dirigente. La mia missione al momento è aiutare le organizzazioni a risolvere i loro problemi usando la raffigurazione collaborativa. Sul sito che ho creato, drawtoast.com, ho raccolto gli esempi migliori. Potete imparare a gestire un workshop, approfondire ciò che sapete sul linguaggio visivo e sul sistema di nodi e connettori applicato alla risoluzione di problemi e scaricare vari schemi modello per affrontare le situazioni spinose che ci si presentano sul lavoro. L'esercizio apparentemente banale di disegnare toast ci aiuta a chiarire, impostare e ordinare le nostre idee.
So next time you're confronted with an interesting challenge, remember what design has to teach us. Make your ideas visible, tangible, and consequential. It's simple, it's fun, it's powerful, and I believe it's an idea worth celebrating.
Perciò la prossima volta che vi trovate davanti una sfida ricordatevi di ciò che questa tecnica ha da insegnarci. Rendete visibili le vostre idee, rendetele tangibili e logiche. È facile, divertente ed estremamente utile, è un'idea di cui essere entusiasti.
Thank you.
Grazie.
(Applause)
(Applausi)