Some years ago, I stumbled across a simple design exercise that helps people understand and solve complex problems, and like many of these design exercises, it kind of seems trivial at first, but under deep inspection, it turns out that it reveals unexpected truths about the way that we collaborate and make sense of things.
Néhány éve véletlenül rábukkantam egy tervezési gyakorlatra, amely bonyolult dolgokat segít megérteni és megoldani. Mint a hasonló gyakorlatok, elsőre ez is egyszerűnek látszik, de ha tüzetesen megnézzük, kiderül, hogy meglepő igazságot tár föl arról, hogyan működünk együtt, és hogyan értelmezzük a dolgokat.
The exercise has three parts and begins with something that we all know how to do, which is how to make toast. It begins with a clean sheet of paper, a felt marker, and without using any words, you begin to draw how to make toast. And most people draw something like this. They draw a loaf of bread, which is sliced, then put into a toaster. The toast is then deposited for some time. It pops up, and then voila! After two minutes, toast and happiness.
A gyakorlat három részből áll. Ismerős feladattal indul, nevezetesen, a pirítós-készítéssel. Egy ív üres papírral és egy filctollal kezdődik: szavak nélkül föl kell rajzolni, hogyan készül a pirítós. Az emberek többsége ilyesmit rajzol. Veknit, majd kenyérszeleteket rajzolnak, s végül kenyérpirítót. Benne van a kenyér egy ideig. Kipattan és tessék! Két perc elteltével: pirítós és boldogság.
Now, over the years, I've collected many hundreds of drawings of these toasts, and some of them are very good, because they really illustrate the toast-making process quite clearly. And then there are some that are, well, not so good. They really suck, actually, because you don't know what they're trying to say. Under close inspection, some reveal some aspects of toast-making while hiding others. So there's some that are all about the toast, and all about the transformation of toast. And there's others that are all about the toaster, and the engineers love to draw the mechanics of this. (Laughter) And then there are others that are about people. It's about visualizing the experience that people have. And then there are others that are about the supply chain of making toast that goes all the way back to the store. It goes through the supply chain networks of teleportation and all the way back to the field and wheat, and one all actually goes all the way back to the Big Bang. So it's crazy stuff. But I think it's obvious that even though these drawings are really wildly different, they share a common quality, and I'm wondering if you can see it. Do you see it? What's common about these?
Évek alatt százával gyűjtöttem a pirítósokról készült rajzokat, némelyikük egész jó, mert pontosan ábrázolják a pirítós-készítés folyamatát. Vannak gyengébbek is. Ezekről nem tudni, mit akarnak ábrázolni. Jobban megnézve őket, némely rajz a pirítós-készítés egyes elemeit figyelembe veszi, másokat nem. Vannak olyanok, amelyek csak a pirítósról szólnak, hogyan lesz a kenyérből pirítós. Mások csak a kenyérpirítóval foglalkoznak; a mérnökök imádják lerajzolni a készítés mechanizmusát. (Nevetés) Megint mások emberekre összpontosítanak. Szemléltetik, hogyan készítik a pirítóst. Mások a pirítós-készítés beszerzési útvonalát rajzolják le, vissza a boltig. Végigmennek a beszerzési rendszeren egészen vissza a búzamezőig, az egyik fickó visszament a Big Bangig. Vannak teljesen őrült rajzok. De nyilvánvaló, hogy bár a rajzok erősen különböznek egymástól, egy szempontból azonosak. Észreveszik-e, miben? Látják? Mi a közös bennük?
Most drawings have nodes and links. So nodes represent the tangible objects like the toaster and people, and links represent the connections between the nodes. And it's the combination of links and nodes that produces a full systems model, and it makes our private mental models visible about how we think something works. So that's the value of these things. What's interesting about these systems models is how they reveal our various points of view. So for example, Americans make toast with a toaster. That seems obvious. Whereas many Europeans make toast with a frying pan, of course, and many students make toast with a fire. I don't really understand this. A lot of MBA students do this.
A legtöbb rajz elemeket és kapcsolatokat tartalmaz. Az elemek érzékelhető tárgyak, mint a kenyérpirító és az emberek. A kapcsolatok összekötik az elemeket. Az elemek és a kapcsolatok összessége pedig modellezi a teljes rendszert, így gondolatban átlátjuk a modelleket, hogy valami miként működik, vagy hogyan épül föl. Ebben áll a rajzok értéke. A rendszermodellek érdekessége, hogy láttatják a különböző szempontokat. Pl. az amerikaiak a pirítóst kenyérpirítóval készítik. Ez magától értetődik. De sok európainak természetes, hogy serpenyőben készíti. Sok diák tábortűzön készíti. Ezt nem nagyon értem. Egy csomó MBA-diák így csinálja.
So you can measure the complexity by counting the number of nodes, and the average illustration has between four and eight nodes. Less than that, the drawing seems trivial, but it's quick to understand, and more than 13, the drawing produces a feeling of map shock. It's too complex. So the sweet spot is between 5 and 13. So if you want to communicate something visually, have between five and 13 nodes in your diagram. So though we may not be skilled at drawing, the point is that we intuitively know how to break down complex things into simple things and then bring them back together again.
Az összetettség az elemek számával mérhető, számuk átlagosan 4 és 8 között van. Ha ennél kevesebb, a rajz primitív, de könnyen érthető; ha 13-nál több, az már sokkoló hatású. Túl bonyolult. Az arany középút 5-től 13-ig terjed. Ezért, ha valamit rajzban akarunk közölni, legalább 5 és legfeljebb 13 elemet használjunk. Lehet, hogy nem rajzolunk ügyesen, de a lényeg, hogy ösztönösen tudjuk, hogyan bontsuk szét a bonyolult dolgokat egyszerűbbekre, és azután hogyan kössük őket újra össze.
So this brings us to our second part of the exercise, which is how to make toast, but now with sticky notes or with cards. So what happens then? Well, with cards, most people tend to draw clear, more detailed, and more logical nodes. You can see the step by step analysis that takes place, and as they build up their model, they move their nodes around, rearranging them like Lego blocks. Now, though this might seem trivial, it's actually really important. This rapid iteration of expressing and then reflecting and analyzing is really the only way in which we get clarity. It's the essence of the design process. And systems theorists do tell us that the ease with which we can change a representation correlates to our willingness to improve the model. So sticky note systems are not only more fluid, they generally produce way more nodes than static drawings. The drawings are much richer.
Ezzel elérkeztünk a gyakorlat második részéhez, ami a pirítós készítéséről szól, de most öntapadó cédulák vagy kártyák segítségével. Azután mi történik? Kártyák segítségével az emberek pontosabb, részletesebb és logikusabb elemeket rajzolnak. Lépésenként látható, hogyan folyik az elemzés, és ahogy épül a modell, mozognak az elemek ide-oda, átrendezgetik őket, mint a LEGO-kockákat. Bár magától értetődőnek látszik, ez a szakasz nagyon fontos. A kifejezés gyors közelítése, majd az átgondolás és az elemzés valójában az egyetlen módszer az egyértelműség elérésére. Ez a tervezési folyamat lényege. A rendszerelméletesek szerint az ábrázolás változtatásának könnyedsége a modell javításának szándékával korrelál. Az öntapadó cédulák rendszere ezért nemcsak rugalmasabb, hanem több elemet is eredményez, semmint statikus rajzot. A rajzok sokkal gazdagabbak.
And this brings us to our third part of the exercise, which is to draw how to make toast, but this time in a group. So what happens then? Well, here's what happens. It starts out messy, and then it gets really messy, and then it gets messier, but as people refine the models, the best nodes become more prominent, and with each iteration, the model becomes clearer because people build on top of each other's ideas. What emerges is a unified systems model that integrates the diversity of everyone's individual points of view, so that's a really different outcome from what usually happens in meetings, isn't it? So these drawings can contain 20 or more nodes, but participants don't feel map shock because they participate in the building of their models themselves. Now, what's also really interesting, that the groups spontaneously mix and add additional layers of organization to it. To deal with contradictions, for example, they add branching patterns and parallel patterns. Oh, and by the way, if they do it in complete silence, they do it much better and much more quickly. Really interesting -- talking gets in the way.
Ezzel elérkeztünk a gyakorlat harmadik részéhez, amelyben le kell rajzolni a pirítóskészítést, de most csoportban. Akkor mi történik? Elmondom, mi. Kissé kuszán indul, azután jön az igazi zűrzavar, majd a helyzet még kaotikusabbá válik, de ahogy finomodik a modell, a legjobb elemek egyre feltűnőbbé válnak, és minden közelítéssel a modell kezd letisztulni, mert az emberek egymás ötleteire építenek. Előttünk áll az egyesített rendszermodell, amely magában foglalja a résztvevők más-más szempontjait, ez egészen más eredmény, mint amit megbeszéléseken szoktunk tapasztalni? A rajzok általában legalább 20 elemből állnak, de a résztvevőket nem sokkolja az ábra, mert maguk is részt vettek a modell megalkotásában. Az is érdekes, hogy a csoportok spontán iktatnak a modellbe plusz szervezési rétegeket. Az ellentmondásokat úgy kezelik, hogy elágazó és párhuzamos szerkezeteket adnak hozzá. Ha a résztvevők teljes csöndben dolgoznak, a feladatot sokkal jobban és gyorsabban végzik el. Érdekes, hogy a beszélgetés zavarja a folyamatot.
So here's some key lessons that can emerge from this. First, drawing helps us understand the situations as systems with nodes and their relationships. Movable cards produce better systems models, because we iterate much more fluidly. And then the group notes produce the most comprehensive models because we synthesize several points of view. So that's interesting. When people work together under the right circumstances, group models are much better than individual models.
Néhány fontos tanulság az elmondottakból. Először: a rajz segít, hogy a helyzeteket elemek és kapcsolatuk rendszereként fogjuk föl. A mozgatható kártyákkal jobb rendszermodellek készíthetők, mert rugalmasabban közelítünk. A csoport cédulái azután a legátfogóbb modelleket eredményezik, mert többféle szempontot szintetizálunk. Ez érdekes. Amikor az emberek megfelelő körülmények között dolgoznak együtt, a csoportmodellek sokkal jobbak, mint az egyéni modellek.
So this approach works really great for drawing how to make toast, but what if you wanted to draw something more relevant or pressing, like your organizational vision, or customer experience, or long-term sustainability?
Ez a megközelítés jól működik a pirítós-készítés lerajzolásakor. De mi van, ha lényegesebbet vagy sürgősebbet akarunk lerajzolni, mint pl. szervezeti elképzeléseket vagy vásárlói tapasztalatot, vagy hosszú távú fennmaradást?
There's a visual revolution that's taking place as more organizations are addressing their wicked problems by collaboratively drawing them out. And I'm convinced that those who see their world as movable nodes and links really have an edge.
A szemléltetés már-már forradalmi méreteket ölt. Egyre több szervezet keresi a megoldást makacs gondjaira közösen készített rajzokban. Szerintem előnyben vannak, akik mozgatható elemekként és kapcsolatokként képzelik el a világot.
And the practice is really pretty simple. You start with a question, you collect the nodes, you refine the nodes, you do it over again, you refine and refine and refine, and the patterns emerge, and the group gets clarity and you answer the question.
A gyakorlat nagyon egyszerű. Kérdéssel kezdődik, összegyűjtjük az elemeket, finomítjuk az elemeket, újra finomítjuk, finomítjuk, finomítjuk és finomítjuk, és kialakul a modell. A csoport tisztázza a kérdést, és megtalálja rá a választ.
So this simple act of visualizing and doing over and over again produces some really remarkable outcomes. What's really important to know is that it's the conversations that are the important aspects, not just the models themselves. And these visual frames of reference can grow to several hundreds or even thousands of nodes. So, one example is from an organization called Rodale. Big publishing company. They lost a bunch of money one year, and their executive team for three days visualized their entire practice. And what's interesting is that after visualizing the entire business, systems upon systems, they reclaimed 50 million dollars of revenue, and they also moved from a D rating to an A rating from their customers. Why? Because there's alignment from the executive team. So I'm now on a mission to help organizations solve their wicked problems by using collaborative visualization, and on a site that I've produced called drawtoast.com, I've collected a bunch of best practices. and so you can learn how to run a workshop here, you can learn more about the visual language and the structure of links and nodes that you can apply to general problem-solving, and download examples of various templates for unpacking the thorny problems that we all face in our organizations. So the seemingly trivial design exercise of drawing toast helps us get clear, engaged and aligned.
Ez az egyszerű ábrázolás és ismételt pontosítás igazán kiváló eredményre vezet. Fontos tudnunk, hogy az eszmecsere a fontos tényező, nemcsak maguk a modellek. A viszonyítási alap ábrái több száz, sőt több ezer elemet tartalmazhatnak. Egy példa egy Rodale nevű szervezetről. Ez egy nagy kiadóvállalat. Az egyik évben rengeteg pénzt veszítettek, a vezetőik három nap alatt ábrázolták az egész tevékenységet. Érdekes, hogy miután ábrázolták az egész üzletmenetüket, rendszert rendszer hátán, visszanyertek 50 millió dollár jövedelmet, az ügyfelek értékelése D-ről A-ra javult. Miért? Mert egyetértettek s alkalmazkodtak a vezetőik. Most az a dolgom, hogy segítsek a szervezeteknek fogas kérdéseik megoldásában, közös ábrázolás segítségével, és a drawtoast.com című honlapomon összegyűjtöttem a legjobb példákat. Ezekből megtanulhatják, hogyan tartsanak foglalkozást. Sokat tanulhatnak a képszerű nyelvről, és a kapcsolatok szerkezetéről, amelyek általános ügyekhez alkalmazhatók. Különböző példák tölthetők le a szervezeteinkben adódó kényes feladatok megoldásához. A pirítós lerajzolása, mint látszólag egyszerű tervezési feladat, segít, hogy érthetővé, elkötelezetté váljunk, s összehangolódjunk.
So next time you're confronted with an interesting challenge, remember what design has to teach us. Make your ideas visible, tangible, and consequential. It's simple, it's fun, it's powerful, and I believe it's an idea worth celebrating.
Legközelebb, ha találkoznak egy érdekes feladattal, idézzék föl, mire tanít a tervezés. Alakítsák gondolataikat láthatóvá, érzékelhetővé és közérthetővé. Ez egyszerű, szórakoztató és hatékony, Úgy hiszem, ez egy üdvözítő elv.
Thank you.
Köszönöm.
(Applause)
(Taps)