Some years ago, I stumbled across a simple design exercise that helps people understand and solve complex problems, and like many of these design exercises, it kind of seems trivial at first, but under deep inspection, it turns out that it reveals unexpected truths about the way that we collaborate and make sense of things.
Hace unos años, me topé con un sencillo ejercicio de diseño que ayuda a las personas a entender y resolver problemas complejos, y como muchos de estos ejercicios parece sencillo al principio, pero tras una inspección más detallada revela verdades inesperadas acerca de cómo trabajamos y entendemos las cosas.
The exercise has three parts and begins with something that we all know how to do, which is how to make toast. It begins with a clean sheet of paper, a felt marker, and without using any words, you begin to draw how to make toast. And most people draw something like this. They draw a loaf of bread, which is sliced, then put into a toaster. The toast is then deposited for some time. It pops up, and then voila! After two minutes, toast and happiness.
El ejercicio tiene tres partes y empieza con algo que todos sabemos hacer que es hacer una tostada. Comienza con una hoja de papel y un marcador y sin utilizar palabras, se debe dibujar cómo se hace una tostada. La mayoría de la gente dibuja algo así. Dibuja una barra de pan, cortada en rebanadas y metida en la tostadora. El pan se deja durante algún tiempo en la tostadora. Al saltar, ¡listo! Dos minutos más tarde, pan y felicidad.
Now, over the years, I've collected many hundreds of drawings of these toasts, and some of them are very good, because they really illustrate the toast-making process quite clearly. And then there are some that are, well, not so good. They really suck, actually, because you don't know what they're trying to say. Under close inspection, some reveal some aspects of toast-making while hiding others. So there's some that are all about the toast, and all about the transformation of toast. And there's others that are all about the toaster, and the engineers love to draw the mechanics of this. (Laughter) And then there are others that are about people. It's about visualizing the experience that people have. And then there are others that are about the supply chain of making toast that goes all the way back to the store. It goes through the supply chain networks of teleportation and all the way back to the field and wheat, and one all actually goes all the way back to the Big Bang. So it's crazy stuff. But I think it's obvious that even though these drawings are really wildly different, they share a common quality, and I'm wondering if you can see it. Do you see it? What's common about these?
Con los años, he recopilado varios cientos de estos dibujos, y algunos son muy buenos, porque realmente ilustran el proceso de hacer tostadas con mucha claridad. Luego hay algunos que, bueno, no son tan buenos. Algunos son realmente malos, porque no se entiende lo que están tratando de explicar. Bajo una inspección minuciosa, algunos revelan ciertos aspectos del proceso mientras esconden otros. Así que hay algunos que tratan solo de las tostadas, y todo lo relacionado con la transformación de la tostada. Y hay otros que hablan sobre todo de la tostadora, y a los ingenieros les encanta dibujar la mecánica del proceso. (Risas) Y luego hay otros diseños que son sobre la gente. Son sobre las experiencias que tienen las personas. Y luego hay otros diseños que hablan de la cadena de suministro, desde la producción hasta la tienda, y que pasan por la cadena suministro y el transporte aéreo hasta los campos de trigo, con un dibujo que rastreó el proceso hasta el Big Bang. Así que es una locura. Pero creo que es obvio que aunque estos diseños son muy diferentes, comparten una cualidad común y me pregunto si se dieron cuenta. ¿Pueden verla? ¿Qué tienen en común entre ellos?
Most drawings have nodes and links. So nodes represent the tangible objects like the toaster and people, and links represent the connections between the nodes. And it's the combination of links and nodes that produces a full systems model, and it makes our private mental models visible about how we think something works. So that's the value of these things. What's interesting about these systems models is how they reveal our various points of view. So for example, Americans make toast with a toaster. That seems obvious. Whereas many Europeans make toast with a frying pan, of course, and many students make toast with a fire. I don't really understand this. A lot of MBA students do this.
La mayoría de los diseños tienen nodos y enlaces. Los nodos representan los objetos tangibles como la tostadora y la gente, y los enlaces representan las conexiones entre los nodos. Y es esta combinación de enlaces y nodos lo que produce un modelo de sistemas completo y que hace visible nuestros modelos mentales privados sobre cómo pensamos que funciona algo. Este es el valor de estas cosas. Lo interesante de estos modelos de sistemas es la forma en que revelan nuestros puntos de vista diferentes. Por ejemplo, los estadounidenses hacen tostadas en una tostadora. Esto parece obvio. Mientras que muchos europeos lo hacen usando una sartén, por supuesto, y muchos estudiantes hacen las tostadas usando fuego. Realmente no entiendo esto. Muchos estudiantes de MBA lo hacen.
So you can measure the complexity by counting the number of nodes, and the average illustration has between four and eight nodes. Less than that, the drawing seems trivial, but it's quick to understand, and more than 13, the drawing produces a feeling of map shock. It's too complex. So the sweet spot is between 5 and 13. So if you want to communicate something visually, have between five and 13 nodes in your diagram. So though we may not be skilled at drawing, the point is that we intuitively know how to break down complex things into simple things and then bring them back together again.
Así que pueden medir la complejidad contando el número de nodos, y el dibujo promedio tiene entre 4 y 8 nodos. Si hay menos que eso, el diseño parece trivial, pero es muy fácil de entender, y si hay más de 13, el diseño produce un sentimiento de mapa complejo, demasiado complicado. Así que el número óptimo está entre 5 y 13 nudos, por lo que, si quieren comunicar algo visualmente, usen entre 5 y 13 nudos en sus diagramas. Así, aunque no sean expertos en diseño, lo principal es saber intuitivamente cómo dividir las cosas complejas en cosas simples y luego sintetizarlo todo de nuevo.
So this brings us to our second part of the exercise, which is how to make toast, but now with sticky notes or with cards. So what happens then? Well, with cards, most people tend to draw clear, more detailed, and more logical nodes. You can see the step by step analysis that takes place, and as they build up their model, they move their nodes around, rearranging them like Lego blocks. Now, though this might seem trivial, it's actually really important. This rapid iteration of expressing and then reflecting and analyzing is really the only way in which we get clarity. It's the essence of the design process. And systems theorists do tell us that the ease with which we can change a representation correlates to our willingness to improve the model. So sticky note systems are not only more fluid, they generally produce way more nodes than static drawings. The drawings are much richer.
Esto nos lleva a la segunda parte del ejercicio que es cómo hacer tostadas, pero ahora con pequeñas notas o tarjetas. ¿Qué pasa ahora? Con las tarjetas, la mayoría tiende a dibujar nodos claramente más detalladas y lógicos. Pueden ver paso a paso el análisis que se lleva a cabo, y mientras construyen su modelo, mueven los nodos reorganizándolos como si fueran piezas de Lego. Ahora, si bien esto puede parecer trivial, es realmente muy importante. Esta rápida repetición de cómo se expresan, reflexionan y analizan es realmente la única manera de tener una visión clara de todo esto. Esta es la esencia del proceso de diseño. Los teóricos de los sistemas nos dicen que la facilidad con la que se puede cambiar una representación está correlacionada con nuestro interés de mejorar el modelo. Así que un sistema con notas post-it no solo es más fluido sino que también produce, en general, más nodos que los dibujos estáticos. Los dibujos son mucho más ricos en detalles.
And this brings us to our third part of the exercise, which is to draw how to make toast, but this time in a group. So what happens then? Well, here's what happens. It starts out messy, and then it gets really messy, and then it gets messier, but as people refine the models, the best nodes become more prominent, and with each iteration, the model becomes clearer because people build on top of each other's ideas. What emerges is a unified systems model that integrates the diversity of everyone's individual points of view, so that's a really different outcome from what usually happens in meetings, isn't it? So these drawings can contain 20 or more nodes, but participants don't feel map shock because they participate in the building of their models themselves. Now, what's also really interesting, that the groups spontaneously mix and add additional layers of organization to it. To deal with contradictions, for example, they add branching patterns and parallel patterns. Oh, and by the way, if they do it in complete silence, they do it much better and much more quickly. Really interesting -- talking gets in the way.
Y esto nos lleva a la tercera parte del ejercicio que es diseñar cómo hacer tostadas, pero esta vez en grupo. ¿Qué pasa ahora? Bueno, esto es lo que pasa. El proyecto empieza un tanto desordenado, se pone confuso, y luego se vuelve aún más confuso, pero cuando la gente empieza a perfeccionar los modelos, los mejores nodos se vuelven más visibles, y con cada repetición, el modelo se vuelve más claro porque las personas se basan en las ideas de los demás. Lo que surge es un modelo de sistemas unificado que integra la diversidad de puntos de vista individuales de todos, así que es un resultado muy diferente a lo que suele ocurrir en las reuniones, ¿no? Estos dibujos pueden contener 20 o más nodos, pero los participantes no se sienten agobiados porque ellos mismos participaron en la construcción de sus modelos. Lo que también es muy interesante es que los grupos mezclan espontáneamente, y añaden otras capas organizacionales. Para afrontar las contradicciones, por ejemplo, agregan patrones paralelos y patrones de ramificación. Ah, y por cierto, si lo hacen en completo silencio, lo hacen mucho mejor y más rápidamente. Realmente interesante... la conversación estorba.
So here's some key lessons that can emerge from this. First, drawing helps us understand the situations as systems with nodes and their relationships. Movable cards produce better systems models, because we iterate much more fluidly. And then the group notes produce the most comprehensive models because we synthesize several points of view. So that's interesting. When people work together under the right circumstances, group models are much better than individual models.
Así que aquí tienen algunas de las lecciones que pueden derivarse de esto. Primero, dibujar nos ayuda a entender las situaciones como sistemas de nodos y relaciones. Las tarjetas móviles producen mejores modelos de sistemas porque la reiteración se hace con mayor fluidez. El trabajo en grupo con notas produce el mejor modelo sistémico, porque sintetiza diferentes puntos de vista. Así que eso es interesante. Cuando las personas trabajan juntas en las circunstancias adecuadas, los modelos de grupo son mucho mejores que los modelos individuales.
So this approach works really great for drawing how to make toast, but what if you wanted to draw something more relevant or pressing, like your organizational vision, or customer experience, or long-term sustainability?
Así que este enfoque funciona muy bien para dibujar cómo hacer tostadas, pero ¿y si se quiere dibujar algo más importante o urgente, como la visión de una organización, la experiencia del usuario o la sostenibilidad a largo plazo?
There's a visual revolution that's taking place as more organizations are addressing their wicked problems by collaboratively drawing them out. And I'm convinced that those who see their world as movable nodes and links really have an edge.
Vivimos una revolución visual y cada vez más organizaciones tratan de resolver sus problemas serios dibujándolos en colaboración. Estoy convencido de que los que ven su mundo como nodos móviles y enlaces realmente tienen una ventaja.
And the practice is really pretty simple. You start with a question, you collect the nodes, you refine the nodes, you do it over again, you refine and refine and refine, and the patterns emerge, and the group gets clarity and you answer the question.
Y la práctica es realmente muy simple. Se empieza con una pregunta, se trazan los nodos, se perfeccionan, se rehace todo, elaboran, refinan y perfeccionan y los patrones emergen, y el grupo se aclara y obtiene su respuesta a la pregunta.
So this simple act of visualizing and doing over and over again produces some really remarkable outcomes. What's really important to know is that it's the conversations that are the important aspects, not just the models themselves. And these visual frames of reference can grow to several hundreds or even thousands of nodes. So, one example is from an organization called Rodale. Big publishing company. They lost a bunch of money one year, and their executive team for three days visualized their entire practice. And what's interesting is that after visualizing the entire business, systems upon systems, they reclaimed 50 million dollars of revenue, and they also moved from a D rating to an A rating from their customers. Why? Because there's alignment from the executive team. So I'm now on a mission to help organizations solve their wicked problems by using collaborative visualization, and on a site that I've produced called drawtoast.com, I've collected a bunch of best practices. and so you can learn how to run a workshop here, you can learn more about the visual language and the structure of links and nodes that you can apply to general problem-solving, and download examples of various templates for unpacking the thorny problems that we all face in our organizations. So the seemingly trivial design exercise of drawing toast helps us get clear, engaged and aligned.
Así que este simple acto de visualizarlo, de tener que hacerlo y rehacerlo, produce algunos resultados notables. Lo que es realmente importante saber es que las conversaciones representan los aspectos importantes no los modelos en sí mismos. Y estos marcos de referencia visual pueden llegar a tener hasta varios cientos o incluso miles de nodos. Un ejemplo de estos sería una organización llamada Rodale. Es una gran editorial. Perdió mucho dinero en un año y su equipo ejecutivo trató de visualizar sus métodos durante tres días. Lo que es interesante es que después de visualizar todos los negocios, sistemas tras sistema, lograron 50 millones de dólares de ingresos y también subieron en el ranking de sus clientes, de D a A. ¿Por qué? Debido a los ajustes realizados por el equipo ejecutivo. Así que ahora estoy en la misión de ayudar a las organizaciones a resolver sus problemas persistentes a través de la visualización colaborativa y en un sitio web que he creado llamado drawtoast.com he recogido un conjunto de las mejores prácticas para que puedan aprender cómo dirigir un taller, aprender más sobre el lenguaje visual, la estructura de los enlaces y nodos y cómo se pueden aplicar para buscar soluciones a problemas generales, y descargar ejemplos de varias plantillas para resolver los problemas espinosos a los que todos nos enfrentamos en nuestras organizaciones. Así que, el aparentemente trivial ejercicio de diseño de hacer una tostada nos ayuda a lograr claridad, compromiso y alineación.
So next time you're confronted with an interesting challenge, remember what design has to teach us. Make your ideas visible, tangible, and consequential. It's simple, it's fun, it's powerful, and I believe it's an idea worth celebrating.
Así que la próxima vez que se enfrenten a un desafío interesante, recuerden lo que el diseño nos enseñó. Hagan sus ideas visibles, tangibles y secuenciales. Es simple, divertido y de gran alcance y creo que es una idea digna de celebración.
Thank you.
Gracias.
(Applause)
(Aplausos)