Vor einigen Jahre entdeckte ich eine einfache Entwurfsübung, die das Verstehen und Lösen komplexer Probleme einfacher macht. Wie viele andere scheint sie erst banal, doch bei genauerem Hinschauen legt sie die Art und Weise offen, wie wir Dinge verstehen und untereinander zusammenarbeiten.
Some years ago, I stumbled across a simple design exercise that helps people understand and solve complex problems, and like many of these design exercises, it kind of seems trivial at first, but under deep inspection, it turns out that it reveals unexpected truths about the way that we collaborate and make sense of things.
Die Aufgabe hat drei Teile: Zuerst kommt etwas, das wir alle kennen und können -- eine Scheibe Brot toasten. Man benötigt nur ein leeres Blatt und einen Stift. Ohne die Zuhilfenahme von Wörtern zeichnet man auf, wie man Brot toastet. Bei den meisten sieht das so aus: Ein Laib Brot und eine Scheibe, die dann in einen Toaster kommt, getoastet wird, rausspringt und voilà –- der Toast ist fertig, und alle sind glücklich.
The exercise has three parts and begins with something that we all know how to do, which is how to make toast. It begins with a clean sheet of paper, a felt marker, and without using any words, you begin to draw how to make toast. And most people draw something like this. They draw a loaf of bread, which is sliced, then put into a toaster. The toast is then deposited for some time. It pops up, and then voila! After two minutes, toast and happiness.
Im Laufe der Jahre habe ich davon viele hunderte Zeichnungen gesammelt. Einige sind wirklich gut, da sie den Vorgang sehr deutlich zeigen. Andere sind nicht ganz so gut. Ehrlich gesagt sind sie wirklich schlecht, da man sie kaum verstehen kann. Bei genauerem Hinsehen sieht man, dass manche Schritte gezeichnet und andere ausgelassen werden. Bei manchen Skizzen geht es um den Toast und seine Veränderung, und andere drehen sich um den Toaster. Ingenieure zeichnen am liebsten die Technik. (Lachen) Wieder andere Skizzen zeigen die Menschen, ihre Reaktionen während des Vorgangs. Es gibt auch Skizzen, die die Versorgungskette zeigen, sogar bis zurück zum Supermarkt, der Zulieferungskette und zum Weizenfeld. Manchmal sogar bis zum Urknall. Es ist wirklich verrückt. Trotzdem ist irgendwie auffällig, dass alle diese Zeichnungen trotz ihrer Unterschiede eine Gemeinsamkeit haben. Können Sie sie entdecken?
Now, over the years, I've collected many hundreds of drawings of these toasts, and some of them are very good, because they really illustrate the toast-making process quite clearly. And then there are some that are, well, not so good. They really suck, actually, because you don't know what they're trying to say. Under close inspection, some reveal some aspects of toast-making while hiding others. So there's some that are all about the toast, and all about the transformation of toast. And there's others that are all about the toaster, and the engineers love to draw the mechanics of this. (Laughter) And then there are others that are about people. It's about visualizing the experience that people have. And then there are others that are about the supply chain of making toast that goes all the way back to the store. It goes through the supply chain networks of teleportation and all the way back to the field and wheat, and one all actually goes all the way back to the Big Bang. So it's crazy stuff. But I think it's obvious that even though these drawings are really wildly different, they share a common quality, and I'm wondering if you can see it. Do you see it? What's common about these?
Die meisten Skizzen haben Knotenpunkte und Verbindungen. Knotenpunkte repräsentieren die greifbaren Objekte wie Toaster und Menschen. Die Verbindungen führen von einem zum nächsten Knotenpunkt. Diese Kombination aus Knotenpunkten und Verbindungen schafft ein vollständiges Modell und zeigt unsere persönlichen Denkmodelle über die Funktionsweise von Dingen. Das ist also der Nutzen daraus. Die Zeichnungen zeigen außerdem unsere verschiedenen Betrachtungsweisen. Amerikaner machen z. B. Toast im Toaster. Ziemlich einleuchtend. Viele Europäer hingegen machen ihren Toast in einer Pfanne, und viele Studenten über einem Feuer. Ich verstehe das nicht. Viele BWL-Studenten machen das.
Most drawings have nodes and links. So nodes represent the tangible objects like the toaster and people, and links represent the connections between the nodes. And it's the combination of links and nodes that produces a full systems model, and it makes our private mental models visible about how we think something works. So that's the value of these things. What's interesting about these systems models is how they reveal our various points of view. So for example, Americans make toast with a toaster. That seems obvious. Whereas many Europeans make toast with a frying pan, of course, and many students make toast with a fire. I don't really understand this. A lot of MBA students do this.
Die Komplexität der Skizzen lässt sich durch die Anzahl der Knotenpunkte messen. Im Durchschnitt hat eine Zeichnung zwischen 4 und 8 davon. Mit weniger wirkt die Zeichnung banal, ist aber einfach zu verstehen. Mit mehr als 13 wirkt sie überladen und viel zu komplex. Das Optimum liegt also zwischen 5 und 13. Wenn Sie also etwas visualisieren wollen, nutzen Sie 5 bis 13 Knotenpunkte. Selbst wenn wir nicht gut zeichnen können, können wir komplexe Dinge und Vorgänge intuitiv in ihre Einzelteile zerlegen und die Einzelteile wieder zusammensetzen.
So you can measure the complexity by counting the number of nodes, and the average illustration has between four and eight nodes. Less than that, the drawing seems trivial, but it's quick to understand, and more than 13, the drawing produces a feeling of map shock. It's too complex. So the sweet spot is between 5 and 13. So if you want to communicate something visually, have between five and 13 nodes in your diagram. So though we may not be skilled at drawing, the point is that we intuitively know how to break down complex things into simple things and then bring them back together again.
Das bringt uns zum zweiten Teil: Dieselbe Aufgabenstellung, nur diesmal mit Notizkärtchen. Was kommt dabei raus? Auf Karten zeichnen wir relativ klare, detaillierte und logische Knotenpunkte. Man kann sehen, wie jeder Schritt analysiert und gezeichnet wird. Die einzelnen Karten werden wie ein Puzzle zusammengesetzt und ergeben dann das fertige Diagramm. Das erscheint vielleicht uninteressant, ist aber wirklich wichtig. Nur das schnelle Wechselspiel zwischen Ausdrücken, Reflektieren und Analysieren lässt uns Klarheit schaffen und ist der Kern des Zeichenvorgangs. Die Systemtheorie besagt, dass je einfacher wir eine Darstellung verändern können, desto williger sind wir, das Modell zu verbessern. Mit den Notizzetteln sind wir nicht nur flexibler, sondern sie erzeugen viel mehr Knotenpunkte als statische Skizzen. Sie zeigen mehr Details.
So this brings us to our second part of the exercise, which is how to make toast, but now with sticky notes or with cards. So what happens then? Well, with cards, most people tend to draw clear, more detailed, and more logical nodes. You can see the step by step analysis that takes place, and as they build up their model, they move their nodes around, rearranging them like Lego blocks. Now, though this might seem trivial, it's actually really important. This rapid iteration of expressing and then reflecting and analyzing is really the only way in which we get clarity. It's the essence of the design process. And systems theorists do tell us that the ease with which we can change a representation correlates to our willingness to improve the model. So sticky note systems are not only more fluid, they generally produce way more nodes than static drawings. The drawings are much richer.
Das bringt uns zu Teil drei: denselben Vorgang zeichnen, nur diesmal in einer Gruppe. Was passiert dabei? Schauen wir uns das mal an. Es fängt chaotisch an, dann wird es richtig chaotisch, und noch chaotischer. Aber durch das Überarbeiten der Skizzen werden die wichtigsten Knotenpunkte immer deutlicher. Mit jeder Veränderung wird das Modell besser, da sich die Leute mit ihren Ideen gegenseitig unterstützen. Heraus kommt ein vereintes Modell, in das jede individuelle Meinung mit eingeflossen ist. Das ist ein anderes Ergebnis als das, was wir aus Meetings kennen. Diese Modelle können 20 oder mehr Knotenpunkte haben und einen trotzdem nicht überwältigen, da man selber daran mitgewirkt hat. Interessant ist, dass die Gruppen spontan Ebenen vermischen und hinzufügen. Bei Widersprüchen fügen die Gruppen Verzweigungen und Parallelen hinzu. Wenn das Ganze schweigend getan wird, geht es übrigens viel besser und schneller. Reden hält einen also auf.
And this brings us to our third part of the exercise, which is to draw how to make toast, but this time in a group. So what happens then? Well, here's what happens. It starts out messy, and then it gets really messy, and then it gets messier, but as people refine the models, the best nodes become more prominent, and with each iteration, the model becomes clearer because people build on top of each other's ideas. What emerges is a unified systems model that integrates the diversity of everyone's individual points of view, so that's a really different outcome from what usually happens in meetings, isn't it? So these drawings can contain 20 or more nodes, but participants don't feel map shock because they participate in the building of their models themselves. Now, what's also really interesting, that the groups spontaneously mix and add additional layers of organization to it. To deal with contradictions, for example, they add branching patterns and parallel patterns. Oh, and by the way, if they do it in complete silence, they do it much better and much more quickly. Really interesting -- talking gets in the way.
Es lassen sich folgende Lehren ziehen: Zeichnen hilft uns, etwas als System mit Knotenpunkten und Beziehungen zu begreifen. Mit verschiebbaren Kärtchen werden die Modelle besser, da wir Dinge leichter verändern können. In Gruppen wird es am umfangreichsten, da wir viele Ansichten in einem Modell zusammenfassen. Wenn man also zusammenarbeitet, zumindest unter guten Umständen, bekommt man bessere Ergebnisse als in Einzelarbeit.
So here's some key lessons that can emerge from this. First, drawing helps us understand the situations as systems with nodes and their relationships. Movable cards produce better systems models, because we iterate much more fluidly. And then the group notes produce the most comprehensive models because we synthesize several points of view. So that's interesting. When people work together under the right circumstances, group models are much better than individual models.
Das funktioniert super, zumindest für den Toast-Vorgang. Aber was ist mit wichtigeren Dingen, wie zum Beispiel Ihre Geschäftsvision, Verbrauchererfahrung oder Nachhaltigkeit?
So this approach works really great for drawing how to make toast, but what if you wanted to draw something more relevant or pressing, like your organizational vision, or customer experience, or long-term sustainability? There's a visual revolution that's taking place
Es ist wie eine visuelle Revolution: Immer mehr Firmen verwenden Zeichenmethoden, um ihre schwierigen Probleme gemeinsam anzugehen. Ich bin überzeugt, dass diejenigen, deren Welt aus verschiebbaren Kärtchen besteht, wirklich einen Vorteil haben.
as more organizations are addressing their wicked problems by collaboratively drawing them out. And I'm convinced that those who see their world as movable nodes and links really have an edge. And the practice is really pretty simple.
Die Übung ist außerdem super einfach. Man fängt mit der Frage an, sammelt die Knotenpunkte, überarbeitet sie, macht das Ganze noch mal, verbessert es immer weiter, bis Muster dabei herauskommen, die Gruppe Klarheit gewinnt, und die Frage beantwortet ist.
You start with a question, you collect the nodes, you refine the nodes, you do it over again, you refine and refine and refine, and the patterns emerge, and the group gets clarity and you answer the question.
Dieses einfache Aufmalen und Wiederholen liefert ganz erstaunliche Ergebnisse. Es ist wirklich wichtig zu wissen, dass die Kommunikation und nicht nur die Modelle der wesentliche Aspekt ist. Die Skizzen können mehrere hundert bis tausend Knotenpunkte haben. Ein Beispiel kommt von der Firma Rodale, ein großer Verlag. In einem Jahr gab es große Verluste, der Führungsstab hat drei Tage lang die gesamte Geschäftspraktik visualisiert. Nachdem also das ganze Unternehmen auseinandergenommen wurde, wurden wieder 50 Mio. Dollar mehr Umsatz gemacht. Außerdem stiegen die Kundenbewertungen von D auf A. Warum? Weil der Führungsstab harmonisch ist. Ich bin jetzt also auf der Mission, Firmen bei Problemlösungen zu helfen, indem sie sie gemeinsam visualisieren. Auf meiner Website drawtoast.com kann man die besten Methoden finden. Man erfährt, wie man einen Workshop macht, lernt mehr über die Bildsprache und die Struktur von Modellen zur Problemlösung und kann Mustervorlagen herunterladen, um schwierige Probleme endlich lösen zu können. Die banale Aufgabe, Toasten aufzuzeichnen, hilft uns also bei einer klaren und motivierten Ausrichtung.
So this simple act of visualizing and doing over and over again produces some really remarkable outcomes. What's really important to know is that it's the conversations that are the important aspects, not just the models themselves. And these visual frames of reference can grow to several hundreds or even thousands of nodes. So, one example is from an organization called Rodale. Big publishing company. They lost a bunch of money one year, and their executive team for three days visualized their entire practice. And what's interesting is that after visualizing the entire business, systems upon systems, they reclaimed 50 million dollars of revenue, and they also moved from a D rating to an A rating from their customers. Why? Because there's alignment from the executive team. So I'm now on a mission to help organizations solve their wicked problems by using collaborative visualization, and on a site that I've produced called drawtoast.com, I've collected a bunch of best practices. and so you can learn how to run a workshop here, you can learn more about the visual language and the structure of links and nodes that you can apply to general problem-solving, and download examples of various templates for unpacking the thorny problems that we all face in our organizations. So the seemingly trivial design exercise of drawing toast helps us get clear, engaged and aligned.
Wenn Sie also das nächste Mal über ein Problem stolpern, denken Sie an Design. Stellen Sie Ihre Ideen begreifbar und logisch dar. Das ist einfach, macht Spaß, hat eine große Wirkung und ist es wert, gefeiert zu werden.
So next time you're confronted with an interesting challenge, remember what design has to teach us. Make your ideas visible, tangible, and consequential. It's simple, it's fun, it's powerful, and I believe it's an idea worth celebrating.
Danke.
Thank you.
(Applaus)
(Applause)