Collaborative work is everything we do to come up with big new ideas and make plans to bring them to life with other people. The modern workplace is set up with so many ways to foster collaboration: meetings and brainstorming sessions, Zooms and Slack channels, email, instant messaging, so many tools to help us work closely together. And aspects of this are great, but we're doing more collaborative work than ever before, and the problem is it's overloading us.
Công việc cộng tác là tất cả những gì ta làm để đưa ra những ý tưởng lớn mới và lập kế hoạch đưa chúng vào đời sống với người khác. Nơi làm việc hiện đại được thiết lập với rất nhiều cách để thúc đẩy sự hợp tác: các cuộc họp và buổi lên ý tưởng, Các kênh Zoom và Slack, thư điện tử, tin nhắn nhanh, rất nhiều công cụ để giúp ta hợp tác chặt chẽ với nhau. Và khía cạnh này rất tuyệt, nhưng ta đang làm nhiều công việc cộng tác hơn bao giờ hết, và vấn đề là nó làm chúng ta quá tải.
[The Way We Work]
[Cách ta làm việc]
From launching a new product to creating a vaccine, almost every endeavor we do at work requires working with others towards a common goal. And collaboration is a great thing. It can help us work better and smarter. It can help us come up with ideas we never would have had on our own. And it can make us happier than executing tasks alone.
Từ việc tung ra sản phẩm mới để tạo ra vắc-xin, hầu hết nỗ lực tại nơi làm đều yêu cầu làm việc với người khác hướng đến một mục tiêu. Và cộng tác là một điều tuyệt vời. Nó giúp ta làm tốt và thông minh hơn. Nó giúp ta nghĩ ra ý tưởng mà không bao giờ có được nếu chỉ có một. Và nó khiến ta hạnh phúc hơn là làm việc một mình.
But collaborative work has risen 50 percent over the past decade. It's now taking up to 85 percent of most people's workweeks. And those numbers from my research were pre-pandemic. Studies show that people are working five to eight hours more a week now, with collaborations drifting earlier into the morning and later into the evening.
Nhưng công việc cộng tác đã tăng 50 phần trăm trong thập kỷ qua. Nó hiện chiếm tới 85% tuần làm việc của hầu hết mọi người. Và con số từ nghiên cứu của tôi là trước đại dịch. Nghiên cứu cho thấy mọi người làm việc từ 5 đến hơn 8 giờ một tuần, với sự hợp tác trôi qua sớm hơn vào buổi sáng và muộn hơn vào buổi tối.
When I came into this research, I was 100 percent convinced the enemy was external. It was emails, time zones and demanding clients, to name just a few. But after hundreds of interviews, I've discovered that even when given a choice not to participate, people are taking on more collaborative work than ever before. We’re just too eager to jump in to collaborations that burn up our time and that might actually run better without 20 people in the fray.
Khi tôi bắt đầu nghiên cứu, Tôi tin chắc 100% rằng kẻ thù ở bên ngoài. Đó là email, múi giờ và khách hàng khó tính, đó chỉ là một vài cái tên. Nhưng sau hàng trăm phỏng vấn, Tôi đã phát hiện ra rằng ngay cả khi được lựa chọn không tham gia, mọi người đang đảm nhận nhiều việc cộng tác hơn bao giờ hết. Ta quá háo hức để tham gia vào các hoạt động hợp tác phí thời gian của ta và ta có thể làm việc đó tốt hơn nếu không có 20 người tham gia.
About 50 percent of the collaboration overload problem starts with the beliefs we have about ourselves and what it means to be a good colleague and a productive person. These beliefs are hard to change, but if we examine them more closely, it can allow us to make stronger choices about what we do at work and who we do it with.
Khoảng 50 phần trăm vấn đề quá tải cộng tác bắt đầu từ niềm tin của ta về bản thân và ý nghĩa của việc trở thành một đồng nghiệp tốt và người làm việc hiệu quả. Những niềm tin này rất khó đổi, nhưng nếu ta kiểm tra chúng kỹ hơn, nó cho phép ta đưa ra những lựa chọn mạnh mẽ hơn về những gì ta làm và ta làm điều đó với ai.
There are many triggers that spark our desire to say yes so often. But today I want to focus on the top three: the desire to help others, the need for accomplishment and fear.
Có rất nhiều yếu tố thường xuyên kích hoạt mong muốn đồng ý của ta. Nhưng hôm nay tôi muốn nói về ba điều: mong muốn giúp đỡ người khác, nhu cầu thành tựu và sợ hãi.
The first trigger is the desire to help. And the desire to help others is a positive, constructive thing and an important factor in success. It fulfills a deep need to be useful and bolster our identity as a good teammate, But it's also one of the most significant drivers of overload. The more you're helpful, the more people ask for your help. The problem is that you get so bogged down in helping that it prevents you from meeting your own goals. And over time you become a bottleneck, slowing others down. And this is all coming from a good place, the desire to help.
Kích hoạt đầu tiên là mong muốn giúp đỡ. Và mong muốn giúp đỡ là một điều tích cực, mang tính xây dựng và một yếu tố quan trọng để thành công. Nó đáp ứng nhu cầu là trở nên hữu ích và củng cố danh tính của ta là đồng đội tốt, Nhưng nó cũng là một trong những nguyên nhân gây quá tải. Bạn càng hữu ích, càng có nhiều người nhờ giúp. Vấn đề là bạn quá sa lầy vào việc giúp đỡ đến nỗi nó ngăn cản bạn đạt được mục tiêu của mình. Và sao đó, bạn thành nút cổ chai, làm chậm người khác. Và tất cả điều này đến từ một nơi tốt, mong muốn giúp đỡ.
The second trigger's the need for accomplishment. Our drive to achieve is another admirable trait critical to success and productivity in the workplace. And it also feels good, as little wins throughout the day and week give us a burst of satisfaction. The issue is that the cycle can get addictive. It leads you to solve more and more small problems for other people and avoid the bigger, thornier ones critical to your own success. This is my trigger. If I see a five-minute window, I will inevitably try to jam 60 minutes of these little fixes into it and completely ignore the three hours of coordination I need to do to get my team on board with what I'm up to. And then I end up overwhelmed six weeks out, again, all from a good place of trying to get something positive done.
Kích hoạt thứ hai là nhu cầu thành tựu. Động lực để đạt được là một đặc điểm đáng ngưỡng mộ để thành công và năng suất tại nơi làm việc. Và nó cũng cảm thấy tốt, khi chiến thắng nhỏ trong ngày và tuần mang lại cho ta sự hài lòng tột độ. Vấn đề là chu kỳ này có thể gây nghiện. Nó làm bạn giải quyết ngày càng nhiều vấn đề nhỏ cho người khác và tránh những thứ lớn, gai góc hơn, quan trọng đối với thành công của bạn. Đây là kích hoạt của tôi. Nếu tôi có năm phút, chắc chắn tôi sẽ cố gắng nhồi nhét 60 phút sửa lỗi nhỏ này vào đó và hoàn toàn bỏ qua ba giờ phối hợp tôi cần làm để cho nhóm của tôi biết tôi đang làm gì. Và sau đó tôi bị choáng ngợp sau sáu tuần, một lần nữa, tất cả đều xuất phát từ việc cố gắng hoàn thành việc tích cực.
The third trigger is fear. Fear is a major driver of overload today that takes several forms. The fear of missing out on better projects, better colleagues, better opportunities, can become a persistent, nagging problem that never lets you rest. You feel a frantic need to be a part of things, worrying that it'll be your last opportunity. The fear of losing control is just as bad. It makes you reluctant to delegate or connect the people around you, sentencing you to a life of doing everything yourself. And the fear of what others will say is powerful, too. Your knee-jerk response becomes to say yes early and often, so everyone can see how responsive you are. Unfortunately, these fears drive unproductive choices and lead us into burnout today.
Kích hoạt ba là sợ hãi. Nỗi sợ hãi là nguyên nhân chính của tình trạng quá tải. Nỗi sợ bỏ lỡ các dự án tốt hơn, đồng nghiệp tốt hơn, cơ hội tốt hơn, có thể trở thành vấn đề dai dẳng và không cho phép bạn nghỉ ngơi. Bạn có một nhu cầu để làm mọi thứ, lo lắng rằng đó sẽ là cơ hội cuối cùng của bạn. Nỗi sợ mất kiểm soát cũng tệ không kém. Nó khiến bạn miễn cưỡng ủy quyền hoặc kết nối những người xung quanh bạn, kết án bạn với một cuộc sống tự làm mọi thứ. Và nỗi sợ về điều người khác sẽ nói cũng rất mạnh mẽ. Phản ứng tự phát của bạn trở thành nói đồng ý sớm và thường xuyên, để mọi người có thể thấy mức độ phản hồi của bạn. Thật không may, nỗi sợ hãi này dẫn đến những lựa chọn không hiệu quả và dẫn đến tình trạng kiệt sức.
Chances are you recognize yourself in one or more of these triggers. And since I gave you three triggers, how about three ways to deal with them?
Rất có thể bạn nhận ra mình trong một hoặc nhiều kích hoạt này. Và vì tôi đã đưa cho bạn ba kích hoạt, vậy còn ba cách để đối phó thì sao?
Number one, learn to get comfortable saying no. Don't let yourself fall into the belief that you don't have power in situations where your help is requested. Remember that your answer doesn't have to be a binary yes or no. If you get a request from a boss or a colleague, chances are they have no idea what obligations you're juggling. Be clear about what projects or deadlines you have ahead. Ask them to help you prioritize. And if you just don't have the bandwidth, ask the person if you can show them how to do the task they're asking or discuss if there's a different way to accomplish their goals. At the end of the day, every yes means saying no to something else. Save your yeses for when they really matter to you.
Thứ nhất, hãy học cách thoải mái nói không. Đừng để bản thân tin rằng bạn không có quyền lực trong những tình huống cần sự giúp đỡ của bạn. Hãy nhớ rằng câu trả lời không cần phải là có hoặc không. Nếu bạn nhận được yêu cầu từ sếp hay đồng nghiệp, rất có thể họ không biết bạn đang làm nghĩa vụ gì. Hãy rõ ràng về những dự án hoặc thời hạn bạn có. Yêu cầu họ giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên. Và nếu bạn không có băng thông, hỏi người đó xem bạn có thể chỉ cho họ các làm không hoặc thảo luận xem có cách khác để hoàn thành mục tiêu không. Vào cuối ngày, mọi đồng ý đều có nghĩa là nói không với điều khác. Hãy để lời đồng ý cho các việc quan trọng với bạn.
Number two, remember, you can delegate. Opting out of a request can actually help others become more self-reliant. I’ve found that the most efficient collaborators get their sense of worth not from always giving input and being involved but from developing others and positioning them to grow, too. Draw a line between tasks that really do require you and lower-risk ones that you can delegate without concern. Look for moments when you can give partial direction, empower someone and then step out of the way. And celebrate other's wins. Don't succumb to the temptation to point out how you would have done it differently.
Thứ hai, hãy nhớ bạn có thể sang việc. Từ chối một yêu cầu thực sự có thể giúp người khác trở nên tự chủ hơn. Tôi thấy những cộng tác viên hiệu quả nhất sẽ cảm nhận được giá trị của họ không phải từ việc đưa ra ý kiến đóng góp và tham gia mà từ việc phát triển người khác và định vị họ để họ cũng phát triển. Vẽ một ranh giới giữa các nhiệm vụ thực sự yêu cầu bạn và những việc có rủi ro thấp hơn mà bạn có thể sang việc. Tìm khoảnh khắc khi bạn có thể đưa ra định hướng, trao quyền cho ai đó và sau đó bước ra. Và ăn mừng chiến thắng của người đó. Đừng khuất phục trước sự cám dỗ để chỉ ra bạn sẽ làm điều đó khác đi như thế nào.
Number three, be intentional in crafting your work life. High performers are strategic in knowing their goals and identifying what they can and should take on. They think about their priorities not only for the week ahead but on a two-to-three month time horizon too. So when a collaboration surfaces, make sure you're not making an emotional decision based on a false belief. Ask yourself, how does it align with my goals? How much time and energy will it take each week? And what are the upsides of the outcome? Try to maximize those collaborations where you want to do the work, it contributes to your goals and you're the best person to do it.
Thứ ba, hãy có chủ ý trong việc xây dựng cuộc sống của bạn. Người làm việc hiệu quả biết mục tiêu của mình và xác định những gì họ có thể và nên đảm nhận. Họ nghĩ về những ưu tiên của họ không chỉ trong tuần tới mà từ hai đến ba tháng nữa. Vì vậy, khi sự hợp tác xuất hiện, đảm bảo rằng bạn không đưa ra quyết định cảm tính dựa trên niềm tin sai. Hỏi bản thân nó giúp gì cho mục tiêu của tôi? Mất bao nhiêu thời gian và năng lượng mỗi tuần? Và mặt tích cực của kết quả là gì? Cố gắng tối đa hóa những sự cộng tác mà bạn muốn làm, nó góp phần vào mục tiêu của bạn và bạn là người làm tốt nhất.
The crazy thing about collaboration overload is that it feels good right up until it doesn't. All it takes is one thing too many to start a downward spiral. Remember, you're the only one who knows all your goals and obligations and that you often have more choice than you think.
Điều điên rồ về tình trạng quá tải cộng tác là nó cảm thấy tốt đến khi nó không còn nữa. Tất cả chỉ cần một quá tải để bắt đầu một vòng xoáy đi xuống. Hãy nhớ rằng, bạn là người duy nhất biết các mục tiêu và nghĩa vụ của mình và bạn thường có nhiều sự lựa chọn hơn bạn nghĩ.