So, imagine a company hires a new employee, best in the business, who's on a multimillion-dollar contract. Now imagine that whenever this employee went to go meet with her team members, the appointments were ignored or dismissed, and in the meetings that did happen, she was yelled at or kicked out after a few minutes. So after a while, she just went quietly back to her desk, sat there with none of her skills being put to use, of course, being ignored by most people, and of course, still getting paid millions of dollars. This hotshot employee who can't seem to catch a break is that company's technology.
Bir şirketin, işinde çok iyi birini, multi-milyon dolarlık sözleşmeyle işe aldığını hayal edin. Şimdi de, bu çalışanın, ne zaman takım arkadaşlarıyla görüşecek olsa, toplantının yok sayıldığını ya da reddedildiğini, gerçekleşen toplantılarda da birkaç dakika sonra ona bağrıldığını ya da kovulduğunu hayal edin. Kısa bir süre sonra sessizce masasına gider, yeteneklerini kullanamadan oturur, çoğunluk tarafından yoksayılır, tabii ki hala milyonlar kazanmaya devam eder. Mola vermeyen bu yetenekli çalışan, bu şirketin teknolojisidir.
This scenario is not an exaggeration. In my job as a technology advisor, I've seen so many companies make the well-meaning decisions to put huge investments into technology, only to have the benefits fail to live up to the expectation. In fact, in one study I read, 25 percent of technology projects are canceled or deliver things that are never used. That's like billions of dollars just being wasted each year.
Bu senaryo mübalağa değil. Teknoloji danışmanı olarak, teknolojiye iyi niyetle, çok büyük yatırımlar yapma kararı alan fakat beklentilerini karşılayamayan birçok firma gördüm. Bir çalışma okudum, teknoloji projelerinin %25'i ya iptal oluyor ya da yapılan geliştirmeler kullanılmıyor. Böylelikle milyarca dolar boşa harcanıyor.
So why is this? Well, from what I've seen, the expectation from the top management is high but not unreasonable about the benefits from the technology. They expect people will use them, it will create time savings, and people will become genuinely better at their jobs. But the reality is that the people on the front line, who are supposed to be using these softwares and tools, they're skeptical or even afraid. We postpone the online trainings, we don't bother to learn the shortcuts, and we get frustrated at the number of tools we have to remember how to log into and use. Right? And that frustration, that guilt -- it's racking up, the more that technology is inserting itself into our daily working lives, which is a lot.
Peki neden? Kişisel gözlemim; üst yönetimin teknolojinin faydaları ile ilgili beklentilerinin yüksek ama mantıksız olmadığı yönünde. Çalışanların teknolojiyi kullanmasını, zamandan tasarruf etmeyi, insanların işinde daha iyi olmasını bekliyorlar. Gerçekte ise, bu yazılımları ve araçları kullanması beklenen insanlar, şüpheciler ya da korkuyorlar. Online eğitimleri erteliyoruz, kısayolları öğrenmek istemiyoruz, bir sürü aracın içinde bocalıyoruz, nasıl kullanıldığını hatırlamak zorundayız. Doğru mu ? Bu hüsran ve suçluluk, teknoloji günlük hayatımıza girdikçe bizi daha çok mahvediyor.
Brookings says that 70 percent of jobs today in the US require at least mid-level digital skills. So basically, to work these days, you need to be able to work with technology. But from what I've seen, we are not approaching this with the right mindset.
Brookings, ABD'deki işlerin %70'nin en az orta seviye teknoloji bilgisi gerektirdiğini söylüyor. Basitçe; günümüzde çalışmak için, teknolojiyi kullanabilmelisin. Gözlemlerim, bu konuya doğru yaklaşmadığımızı gösteriyor.
So here's the idea that I've been toying with: What if we treated technology like a team member? I've been writing my own personal experiment about this. I've spoken to people from all different industries about how they can treat their core technologies like colleagues. I've met with people from the restaurant industry, medical professionals, teachers, bankers, people from many other sectors, and the first step with anybody that I would meet with was to draw out the structure of their teams in an organization chart.
Bir süredir kafa yorduğum bir fikrim var: Teknolojiye takım arkadaşımız gibi davranırsak ne olur? Konuyla ilgili kişisel deneylerim üzerine yazıyorum. Farklı sektörlerden insanlarla, teknolojiye nasıl iş arkadaşı gibi davranabileceklerini konuştum. Restoran sektörü, sağlık çalışanları, öğretmenler, bankacılar ve başka birçok sektörden insanlarla tanıştım. Bu insanlarla ilk yaptığım şey, organizasyon şeması üzerinden, takım yapılarını çıkartmak oldu.
Now, I'm a total geek when it comes to organization charts. Org charts are really cool because, if they are drawn well, you can quickly get a sense of what individual roles are and also how a team works well together. But if you look at a typical org chart, it only includes the boxes and lines that represent people. None of the technology team members are there. They're all invisible. So for each of the organizations that I met with for my experiment, I had to draw a new type of org chart, one that also included the technology. And when I did this, people I spoke to could actually visualize their technologies as coworkers, and they could ask things like: "Is this software reporting to the right person?" "Does this man and machine team work well together?" "Is that technology actually the team member that everybody's awkwardly avoiding?"
Tam bir organizasyon şeması delisiyim. Organizayon şemaları, iyi çizildikleri takdirde kişilerin görevleri ve takımın nasıl daha doğru işleyeceğini anlamamızı sağlarlar. Sıradan bir şemaya baktığınızda, insanları temsil eden kutu ve çizgilerden oluştuğunu görürüz. Takım arkadaşı olarak teknoloji yer almaz. Hepsi görünmezdir. Deney kapsamında karşılaştığım her organizasyon için teknolojiyi de içeren yeni bir şema çizmek zorunda kaldım. Ben bunu yaptıkça insanlar teknolojiyi artık bir iş arkadaşı olarak görmeye başladılar ve şu tip sorular sordular: "Yazılım doğru kişiye mi rapor veriyor?" "Bu adam ve makina takımı düzgün işliyor mu?" "Bu teknoloji garip şekilde herkesin görmezden geldiği takım arkadaşımız mıydı?"
So I will walk you through an example of a small catering company to bring this experiment to life. This is the top layer of people who work at Bovingdons Catering Company. There's a sales director, who manages all of the customer interactions, and there's an operations director, who manages all the internal activities. And here's the people who report to the sales and operations directors. And finally, here's the view where we've overlaid the software and the hardware that's used by the Bovingdons staff. Using this amazing org chart, we can now explore how the human team members and the technology team members are interacting.
Gözünüzde canlandırmanız için size küçük bir yemek şirketinden örnek vereceğim. Bunlar, Bovingdons Yemek şirketinde üst düzey çalışanlar. Müşteri ilişkilerini yöneten bir satış müdürü ve şirketin iç işlerini yöneten bir operasyon müdürü var. Bunlar da satış ve operasyon müdürleri altında çalışan insanlar. Bovingdons çalışanları tarafından kullanılan yazılım ve donanım eklendiğinde şema bu hale geliyor. Bu müthiş şemayı kullanarak insan ve teknoloji üyelerinin nasıl etkileşime girdiklerini görebiliyoruz.
So the first thing that I'm going to look for is where there's a human and machine relationship that's extra critical. Usually, it's somebody using a technology on a day-to-day basis to do his or her job. At Bovingdons, the finance director with the accounting platform would be one. Next, I would check on the status of their collaboration. Are they working well together? Getting along? In this case, it turned out to be a tenuous relationship.
Bakacağım ilk şey insan ve teknoloji ilişkisinin nerede en kritik olduğunu bulmak olacak. Genelde bu kişi, işinde teknolojiyi günlük bazda kullanan birisidir. Bovingdons'da, muhasebe platformu kullanan finans direktörü bunlardan biri. Sonra, iş birliklerinin durumunu kontrol ederim. Birlikte iyi çalışıyorlar mı? Anlaşabiliyorlar mı? Elimizdeki durumda oldukça zayıf bir ilişki var.
So, what to do? Well, if the accounting platform were actually a person, the finance director would feel responsible for managing it and taking care of it. Well, in the same way, my first suggestion was to think about a team-building activity, maybe getting together on a specialist course. My second suggestion was to think about scheduling regular performance reviews for the accounting platform, where the finance director would literally give feedback to the company who sold it. Now, there will be several of these really important human and machine teams in every organization. So if you're in one, it's worth taking the time to think about ways to make those relationships truly collaborative.
Ne yapılmalı? Eğer muhasebe platformu gerçek bir kişi olsaydı finans direktörü onu yönetme ve onunla ilgilenme sorumluluğu duyacaktı. Aynı şekilde, ilk önerim takım çalışması aktiviteleri olurdu, özel bir kursta bir araya gelmeleri. İkinci önerim, muhasebe platformu için satan şirkete finans direktörünün gerçekten geri bildirim vereceği düzenli performans değerlendirmeleri yapmak. Her organizasyonda bunun gibi önemli bir çok insan ve makina takımları var. Bunlardan birindeyseniz, bu ilişkinin işbirliği içerisinde olmasının yollarını düşünmeye değer.
Next, I'll look on the chart for any human role which might be overloaded by technology, let's say, interacting with four or more types of applications. At Bovingdons, the operations director was interacting with five technologies. Now, he told me that he'd always felt overwhelmed by his job, but it wasn't until our conversation that he thought it might be because of the technologies he was overseeing. And we were talking that, if the operations director had actually had a lot of people reporting to him, he probably would have done something about it, because it was stretching him too thin, like, move some of them to report to somebody else. So in the same way, we talked about moving some of the technologies to report to someone else, like the food inventory to go to the chef.
Sonra, insanın teknolojiye boğulduğu işler için şemaya bakacağım. Diyelim, dört ya da daha fazla uygulama kullanıyor. Bovingdons'da operasyon direktörü 5 teknolojiyle temasta. Bana, işinden sıkıldığını anlattı. Konuşmamıza kadar bunun yönettiği teknolojilerden kaynaklandığını düşünmemişti. Operasyon direktörüne bağlı çok fazla insan olsa bununla ilgili muhtemelen bir şey yapardı, zira bu durum onu çok zorlardı. Mesela, bazılarını başka bir ekibe yollayabilirdi. Aynı şekilde, bazı teknolojileri de başkasına transfer edebiliriz. Mesela yemek envanterini şefe.
The last thing that I'll look for is any technology that seems to be on the org chart without a real home. Sometimes they're floating around without an owner. Sometimes they're reporting to so many different areas that you can't tell who's actually using it. Now, at Bovingdons, nobody appeared to be looking after the marketing software. It was like someone had hired it and then didn't give it a desk or any instructions on what to do. So clearly, it needed a job description, maybe someone to manage it. But in other companies, you might find that a technology has been sidelined for a reason, like it's time for it to leave or be retired. Now, retiring applications is something that all companies do. But maybe taking the mindset that those applications are actually coworkers could help them to decide when and how to retire those applications in the way that would be least destructive to the rest of the team.
Son olarak da organizasyon şemasında tam yeri olmayan teknolojilere bakacağım. Bazen sahibi olmadan ortada gezinirler. Bazen, aslında kullanılmayan çok farklı alanlara raporlarlar. Bovingdons'da kimse pazarlama yazılımına bakmamış. Sanki, işe alınmış ama masa ya da direktif verilmemiş biri gibi. Açıkça bir iş tanımına ihtiyacı var, ya da onu yönetecek birine. Diğer şirketlerde, teknolojinin bir sebeple kenara itildiğini görebilirsiniz. Ayrılma ya da emeklilik zamanı gelmiş gibi. Uygulamaları emekliye ayırmak bütün şirketlerin yaptığı şey. Belki, bu uygulamaların iş arkadaşlarının olduğunu da düşünerek, takıma en az zarar verecek şekilde ne zaman ve nasıl emekliye ayrılağına karar verme fikri uygun olabilir.
I did this experiment with 15 different professionals, and each time it sparked an idea. Sometimes, a bit more. You remember that hotshot employee I was telling you about, that everybody was ignoring? That was a real story told to me by Christopher, a very energetic human resources manager at a big consumer goods company. Technology was a new HR platform, and it had been installed for 14 months at great expense, but nobody was using it. So we were talking about how, if this had really been such a hotshot employee with amazing credentials, you would go out of your way to get to know it, maybe invite them for coffee, get to know their background.
Bu deneyi 15 profosyonelle yaptım. Her seferinde bir ışık yaktı. Bazen daha fazla. Size anlattığım herkesin görmezden geldiği yetenekli çalışanı hatırlarsınız. Büyük bir tüketim malları şirketinde İnsan Kaynakları Müdürü olarak çalışan Christopher'ın anlattığı gerçek bir hikayeydi. Teknoloji yeni IK platformuydu. 14 ayda, büyük maliyetle kurulmuş fakat kullanılmamıştı. Bu yetenekli ve olağanüstü yetkin çalışanı daha yakından tanısaydık, geçmişini bilseydik, mesela kahveye davet etseydik, nasıl olurdu?
So in the spirit of experimentation, Christopher set up one-hour appointments, coffee optional, for his team members to have no agenda but to get to know their HR system. Some people, they clicked around menu item by menu item. Other people, they searched online for things that they weren't clear about. A couple of them got together, gossiped about the new software in town. And a few weeks later, Christopher called to tell me that people were using the system in new ways, and he thought it was going to save them weeks of effort in the future. And they also reported feeling less intimidated by the software. I found that pretty amazing, that taking this mindset helped Christopher's team and others that I spoke to these past few months actually feel happier about working with technology.
Deneyin ruhuna uygun olarak, Christopher bir saatlik görüşmeler ayarladı kahve opsiyoneldi. Amaç takımın IK sistemini yakından tanımasıydı. Bazıları menünün içerisinde dolandılar. Diğerleri anmaladıkları yerleri internetten araştırdı. Bazıları bir araya gelip şehire gelen yeni yazılımı konuştular. Birkaç hafta sonra, Christopher aradı, insanların sistemi yeni yollarla kullandıklarını ve bunun ileride kendilerine haftalar kazandıracağını söyledi. Ayrıca, yazılımdan daha az çekindiklerini de söylemişlerdi. Bu bakış açısının, Christopher'ın takımını ve geçtiğimiz birkaç ayda konuştuğum diğer insanları teknolojiyle çalışmak konusunda mutlu etmesi oldukça etkileyici.
And I later found out this is backed up by research. Studies have shown that people who work in organizations that encourage them to talk about and learn about the technologies in the workplace have 20 percent lower stress levels than those in organizations that don't. I also found it really cool that when I started to do this experiment, I started with what was happening between a person and an individual technology, but then it ultimately led to ideas about how to manage tech across entire companies. Like, when I did this for my own job and extended it, I thought about how our data analysis tools should go on the equivalent of a job rotation program, where different parts of the company could get to know it. And I also thought about suggesting to our recruiting team that some of the technologies we work with every day should come with us on our big recruiting events. If you were a university student, how cool would it be to not only get to know the people you might be working with, but also the technologies?
Sonradan bunun araştırmalarla desteklendiğini öğrendim. Araştırmalar, yeni teknolojilerin konuşulmasına ve öğrenilmesine teşvik edilen işyerinde çalışanların, bunu yapmayanlara kıyasla, yüzde 20 daha az stresli olduğunu gösterdi. Bu deneye insan ve teknoloji arasında ne olduğu fikriyle başlamıştım. Sonrasında beni, teknolojinin tüm şirkette nasıl yönetildiği fikrine götürdü. Kendim için başlayıp fikri genişletmem gibi, data analiz araçlarımızın, iş rotasyon programı gibi, şirketin farklı bölümlerini bilmeleri gerekir diye düşündüm. İşe alım ekibimize, her gün çalıştığımız teknolojilerin de bizimle işe alım günlerine gelmesini önerdim. Üniversite öğrencisi olsanız, sadece çalışacağınız insanları değil, teknolojiyi de tanımanız güzel olmaz mıydı?
Now, all of this begs the question: What have we been missing by keeping the technologies that we work with day to day invisible, and what, beyond those billions of dollars in value, might we be leaving on the table? The good news is, you don't need to be an org chart geek like me to take this experiment forward. It will take a matter of minutes for most people to draw out a structure of who they work with, a little bit longer to add in the technologies to get a view of the entire team, and then you can have fun asking questions like, "Which are the technologies that I'll be taking out for coffee?"
Şimdi asıl soru şu: Her gün çalıştığımız, milyar dolarlık teknolojiyi görünmez yaparak neyi kaçırıyoruz? İyi haber; bu deneyi yapmanız için benim gibi organizasyon şeması delisi olmanıza gerek yok. Çoğu insan için, kiminle çalıştığını çıkarmak birkaç dakika alacaktır. Teknolojiyi ekleyerek tüm takımı görmekse biraz daha uzun. Sonrasında, "Hangi teknolojiyi kahveye çıkarmalıyım" soruları sorarak eğlenebilirsiniz.
Now, I didn't do this experiment for kicks or for the coffee. I did it because the critical skill in the 21st-century workplace is going to be to collaborate with the technologies that are becoming such a big and costly part of our daily working lives. And from what I was seeing, we are struggling to cope with that. So it might sound counterintuitive, but by embracing the idea that these machines are actually valuable colleagues, we as people will perform better and be happier.
Bu deneyi zevk ya da kahve için yapmadım. 21. yüzyılda, iş yerlerinde kritik yetkinlik teknolojiyle işbirliği yapacak, bu da iş yaşamımızın, büyük ve maliyetli kısmı olacak. Bununla baş etmeye çalıştığımızı görüyorum. Sezgisel gelebilir fakat bu makinaları iş arkadaşımız gibi görme fikrine alışırsak, insanlar daha iyi perfrmans gösterir, daha mutlu olur.
So let's all share a bit of humanity towards the technologies and the softwares and the algorithms and the robots who we work with, because we will all be the better for it.
Birlikte çalıştığımız, teknolojiye, yazılıma, algoritmalara, robotlara biraz daha insanca yaklaşırsak hepimiz için daha iyi olacak.
Thank you.
Teşekkürler.
(Applause)
(Alkışlar)