If you look at a carpenter, they have a toolbox; a dentist, they have their drills. In our era and the type of work most of us are doing, the tool we most need is actually centered around being able to give and receive feedback well.
Bir marangoza baktığınızda alet çantası olduğunu, bir dişçiye baktığınızda anguldurvası olduğunu görürsünüz. Çağımızda ve çoğumuzun yaptığı işte en çok ihtiyacımız olan araç iyi dönüt alıp vermeye dayalıdır.
[The Way We Work]
[Çalışma Şeklimiz]
Humans have been talking about feedback for centuries. In fact, Confucius, way back in 500 BC, talked about how important it is to be able to say difficult messages well.
İnsanlar yüzyıllardır dönüt hakkında konuşuyor. Hatta M.Ö. 500'de Konfüçyüs zorlu mesajları iyi bir şekilde ifade etmenin öneminden bahsetmiştir.
But to be honest, we're still pretty bad at it. In fact, a recent Gallup survey found that only 26 percent of employees strongly agree that the feedback they get actually improves their work. Those numbers are pretty dismal.
Ancak dürüst olmak gerekirse, bunda oldukça kötüyüz. Son zamanlarda yapılan bir Gallup araştırması, çalışanların sadece %26'sı aldıkları dönütlerin yaptıkları işi gerçekten geliştirdiğini düşünüyor. Bu rakamlar oldukça üzücü.
So what's going on? The way that most people give their feedback actually isn't brain-friendly. People fall into one of two camps. Either they're of the camp that is very indirect and soft and the brain doesn't even recognize that feedback is being given or it's just simply confused, or they fall into the other camp of being too direct, and with that, it tips the other person into the land of being defensive.
Peki neden böyle? Çoğu insanın verdiği dönüt aslında beyin-dostu değil. İnsanlar iki gruptan birine giriyor. Ya dolaylı ve yumuşak konuştukları ve dolayısıyla beynin dönüt aldığını anlamadığı veya sadece kafalarını karıştığı gruptalar, ya da çok açık oldukları diğer gruptalar. Bu da diğer insanın savunma mekanizmasını uyandırıyor.
There's this part of the brain called the amygdala, and it's scanning at all times to figure out whether the message has a social threat attached to it. With that, we'll move forward to defensiveness, we'll move backwards in retreat, and what happens is the feedback giver then starts to disregulate as well. They add more ums and ahs and justifications, and the whole thing gets wonky really fast.
Beynin amigdala adlı kısmı, verilen mesajda sosyal bir tehdit olup olmadığını çözmek için sürekli bir tarama halindedir. Bununla birlikte korumacılığa ilerleriz ve geri çekilmekte kötüleşiriz. Bu da dönüt veren kişinin de ayarının bozulmasına sebep olur. Daha fazla eh, ya ve gerekçe eklerler, olay hızlıca dengesini yitirir.
It doesn't have to be this way. I and my team have spent many years going into different companies and asking who here is a great feedback giver. Anybody who's named again and again, we actually bring into our labs to see what they're doing differently. And what we find is that there's a four-part formula that you can use to say any difficult message well.
Böyle olmak zorunda değil. Ben ve takımım senelerce farklı şirketlere giderek en iyi dönüt verenin kim olduğunu sordu. İsmini tekrar tekrar duyduğumuz insanları neyi farklı yaptıklarını görmek için laboratuvarlarımıza davet ediyoruz. Bulduğumuz şey, her türlü zorlu mesajı iyi bir şekilde vermeye yarayan dört-kısımlı bir formül.
OK, are you ready for it? Here we go. The first part of the formula is what we call the micro-yes. Great feedback givers begin their feedback by asking a question that is short but important. It lets the brain know that feedback is actually coming. It would be something, for example, like, "Do you have five minutes to talk about how that last conversation went" or "I have some ideas for how we can improve things. Can I share them with you?" This micro-yes question does two things for you. First of all, it's going to be a pacing tool. It lets the other person know that feedback is about to be given. And the second thing it does is it creates a moment of buy-in. I can say yes or no to that yes or no question. And with that, I get a feeling of autonomy.
Hazır mısınız? İşte şöyle. Formülün ilk kısmına mikro-evet diyoruz. İyi dönüt vericiler sözlerine kısa ama önemli bir soru ile başlıyorlar. Bu, beynin dönüt geldiğini anlamasını sağlıyor. Örneğin şöyle bir şey olabilir: "Son konuşmanın nasıl geçtiğini konuşmak için 5 dakikan var mı?" ya da " Bazı şeyleri geliştirmek için birkaç fikrim var. Onları seninle paylaşabilir miyim?" Bu mikro-evet sorusu sizin için iki işleve sahip. Birincisi, sizin için adım atma aracı olacak. Diğer kişiye bir dönüt verileceğini haber veriyor. İkincisi ise kabullenmek için zaman tanıyor. Bu evet veya hayır sorusuna evet ya da hayır diyerek cevap verebilirim. Böylece, bağımsızlık hissederim.
The second part of the feedback formula is going to be giving your data point. Here, you should name specifically what you saw or heard, and cut out any words that aren't objective. There's a concept we call blur words. A blur word is something that can mean different things to different people. Blur words are not specific. So for example, if I say "You shouldn't be so defensive" or "You could be more proactive." What we see great feedback givers doing differently is they'll convert their blur words into actual data points. So for example, instead of saying, "You aren't reliable," we would say, "You said you'd get that email to me by 11, and I still don't have it yet." Specificity is also important when it comes to positive feedback, and the reason for that is that we want to be able to specify exactly what we want the other person to increase or diminish. And if we stick with blur words, they actually won't have any clue particularly what to do going forward to keep repeating that behavior.
Dönüt formülün ikinci kısmıysa veri noktanızı vermektir. Burada duyduğunuz ya da gördüğünüz şeyi tüm ayrıntılarıyla belirtmeli ve objektif olmayan kısımları çıkarmalısınız. Bulanık kelimeler diye adlandırdığımız bir kavram var. Bulanık kelime, farklı insanlara farklı şeyler ifade eden kelimelere denir. Bulanık kelimeler belirli değildir. Örneğin şöyle dersem: "Bu kadar savunmacı olmamalısın" ya da "Daha proaktif olabilirsin." İyi dönüt verenlerin farklı olarak yaptıkları şey, bulanık kelimeleri veri noktalarına dönüştürmeleri. Örneğin "Güvenilir değilsin" demek yerine şöyle diyebiliriz: "11'e kadar mail atacağını söylemiştin ama hâlâ gelmedi." Pozitif dönüt verirken açıklık da önemlidir, bunun sebebi diğer insanın neyi arttırmasını ya da azaltmasını istiyorsak tam olarak belirtmek istememizdir. Eğer bulanık kelimeler kullanırsak, ne yapmaları gerektiğini tam olarak anlamayabilirler ve davranışlarını sürdürebilirler.
The third part of the feedback formula is the impact statement. Here, you name exactly how that data point impacted you. So, for example, I might say, "Because I didn't get the message, I was blocked on my work and couldn't move forward" or "I really liked how you added those stories, because it helped me grasp the concepts faster." It gives you a sense of purpose and meaning and logic between the points, which is something the brain really craves.
Dönüt formülünün üçüncü kısmı etki ifadesidir. Burada sizi etkileyen veri noktasının ne olduğunu açıkça belirtirsiniz. Örneğin, şöyle diyebilirim: "Mesajı almadığım için işime engel oldu ve ilerleyemedim" ya da "Kavramları daha hızlı anlamama yardımcı olduğu için hikayeleri ekleme şeklin çok hoşuma gitti." Bu anlatmak istedikleriniz arasında amaç ve anlam bağlantısı kurar, beynin istediği de budur.
The fourth part of the feedback formula is a question. Great feedback givers wrap their feedback message with a question. They'll ask something like, "Well, how do you see it?" Or "This is what I'm thinking we should do, but what are your thoughts on it?" What it does is it creates commitment rather than just compliance. It makes the conversation no longer be a monologue, but rather becomes a joint problem-solving situation.
Dönüt formülünün dördüncü kısmı sorudur. İyi dönüt veren insanlar, dönüt mesajlarını bir soru ile toplarlar. Şuna benzer bir soru sorarlar: "Peki, sence nasıl?" ya da "Bence böyle yapmalıyız, senin düşüncelerin nedir?" Bu sadece uyum sağlamaktan ziyade bir bağlılık oluşturur. İletişimi monolog halinden çıkarır ve sorun çözücü bir duruma dönüştürür.
But there's one last thing. Great feedback givers not only can say messages well, but also, they ask for feedback regularly. In fact, our research on perceived leadership shows that you shouldn't wait for feedback to be given to you -- what we call push feedback -- but rather, you should actively ask for feedback, what we call pulling feedback. Pulling feedback establishes you as a continual learner and puts the power in your hands. The most challenging situations are actually the ones that call for the most skillful feedback. But it doesn't have to be hard.
Ancak son bir şey daha var. İyi dönüt veren insanlar mesajları doğru iletmekle kalmaz ayrıca kendileri de düzenli olarak dönüt isterler. Aslında algılanan liderlik üzerine yaptığımız araştırma, zorlama dönüt diye adlandırdığımız birinin size dönüt vermesini bekleme durumundan ziyade istekli dönüt olarak adlandırdığımız dönüt isteme durumunu uygulamamız gerektiğini göstermektedir. İstekli dönüt sürekli öğrenmenizi sağlar ve gücü size verir. En zorlu durumlar aslında en iyi dönüt alınması gereken durumlardır. Ancak zor olmasına gerek yok.
Now that you know this four-part formula, you can mix and match it to make it work for any difficult conversation.
Artık dört-kısımlı formülü bildiğinize göre her türlü zorlu konuşmanın üstesinden gelmek için karıştırıp kullanabilirsiniz.