When people find out I write about time management, they assume two things. One is that I'm always on time, and I'm not. I have four small children, and I would like to blame them for my occasional tardiness, but sometimes it's just not their fault. I was once late to my own speech on time management.
Khi mọi người biết tôi viết sách về cách quản lý thời gian, họ ngộ nhận hai điều: Một là: Tôi luôn đúng giờ. Không phải vậy đâu! Tôi có 4 con nhỏ, và tôi hay đổ tại chúng khi tôi thi thoảng bị trễ giờ, nhưng có khi không phải lỗi tại chúng. Tôi từng trễ buổi nói chuyện của mình về quản lý thời gian.
(Laughter)
(Cười)
We all had to just take a moment together and savor that irony.
Đó thực sự là điều vô cùng trớ trêu.
The second thing they assume is that I have lots of tips and tricks for saving bits of time here and there. Sometimes I'll hear from magazines that are doing a story along these lines, generally on how to help their readers find an extra hour in the day. And the idea is that we'll shave bits of time off everyday activities, add it up, and we'll have time for the good stuff. I question the entire premise of this piece, but I'm always interested in hearing what they've come up with before they call me. Some of my favorites: doing errands where you only have to make right-hand turns --
Điều thứ hai họ ngộ nhận là tôi có rất nhiều cách khác nhau để tiết kiệm thời gian ở đâu đó. Đôi khi tôi nghe nói từ các tạp chí rằng họ đang viết bài về chủ đề này, thường về cách để giúp độc giả có thêm thời gian rảnh vào mỗi ngày. Ý tưởng chung là ta sẽ tiết kiệm thời gian của mỗi ngày, từng chút một, tích tiểu thành đại, và ta sẽ có đủ thời gian làm những thứ ta thích. Tôi nghi ngờ toàn bộ giả thuyết này, nhưng tôi luôn quan tâm đến những thứ mà họ kết luận trước khi họ tìm đến tôi. Vài kết luận tôi thích: "Làm việc vặt bằng tay trái khi bạn đang lái ô tô và rẽ phải."
(Laughter)
(Cười)
Being extremely judicious in microwave usage: it says three to three-and-a-half minutes on the package, we're totally getting in on the bottom side of that. And my personal favorite, which makes sense on some level, is to DVR your favorite shows so you can fast-forward through the commercials. That way, you save eight minutes every half hour, so in the course of two hours of watching TV, you find 32 minutes to exercise.
"Hãy tỏ ra thông thái khi dùng lò vi sóng." Họ nói rằng thời gian sử dụng nên từ ba tới ba phút rưỡi. Nhưng cách đó chẳng hiệu quả đâu. Cái yêu thích của tôi, khá hữu ích ở mức độ nào đó, là ghi băng lại chương trình bạn thích, vậy bạn có thể tua qua phần quảng cáo. Bằng cách đó, bạn tiết kiệm được tám phút cho mỗi nửa giờ, như vậy nếu bạn xem TV trong 2 tiếng, bạn có 32 phút dư để tập thể dục.
(Laughter)
(Cười)
Which is true. You know another way to find 32 minutes to exercise? Don't watch two hours of TV a day, right?
Nó đúng đó. Bạn biết thêm cách nào để có 32 phút tập thể dục không? Không xem TV 2 giờ mỗi ngày, đúng không?
(Laughter)
(Cười)
Anyway, the idea is we'll save bits of time here and there, add it up, we will finally get to everything we want to do. But after studying how successful people spend their time and looking at their schedules hour by hour, I think this idea has it completely backward. We don't build the lives we want by saving time. We build the lives we want, and then time saves itself.
Ý tưởng mà ta tiết kiệm thời gian từng chút một, tích tiểu thành đại, cuối cùng ta sẽ có đủ thời gian làm việc ta muốn. Nhưng sau khi nghiên cứu về cách người thành công làm việc, và nhìn vào thời gian biểu theo giờ của họ, tôi cho rằng ý tưởng này hoàn toàn không thực hiện được. Ta không xây dựng cuộc sống ta muốn bằng cách tiết kiệm thời gian, Ta xây dựng cuộc sống của ta và thời gian tự nó sẽ sinh ra.
Here's what I mean. I recently did a time diary project looking at 1,001 days in the lives of extremely busy women. They had demanding jobs, sometimes their own businesses, kids to care for, maybe parents to care for, community commitments -- busy, busy people. I had them keep track of their time for a week so I could add up how much they worked and slept, and I interviewed them about their strategies, for my book.
Ý tôi là, Tôi vừa làm một dự án về ghi nhật ký, quan sát 1001 ngày của vài người phụ nữ vô cùng bận rộn, Họ có những công việc áp lực, có thể ở cơ quan, việc chăm con, hay chăm sóc bố mẹ, hoạt động xã hội... Những người rất bận rộn! Tôi theo dõi thời gian biểu của họ trong một tuần, vậy tôi biết họ có bao lâu để làm việc và ngủ, và tôi phỏng vấn về phương pháp của họ để viết sách,
One of the women whose time log I studied goes out on a Wednesday night for something. She comes home to find that her water heater has broken, and there is now water all over her basement. If you've ever had anything like this happen to you, you know it is a hugely damaging, frightening, sopping mess. So she's dealing with the immediate aftermath that night, next day she's got plumbers coming in, day after that, professional cleaning crew dealing with the ruined carpet. All this is being recorded on her time log. Winds up taking seven hours of her week. Seven hours. That's like finding an extra hour in the day.
Một trong số những người phụ nữ đó, có việc ra ngoài vào tối thứ tư, cô ấy về nhà và phát hiện ra bồn đun nước đã bị vỡ, và nước chảy lênh láng khắp tầng hầm nhà. Nếu bạn đã từng trải qua bất cứ điều gì tương tự, bạn biết đó sẽ là một đống bừa bộn thật kinh khủng. Cô ấy giải quyết hậu quả ngay sau đêm đó, hôm sau cô ấy gọi thợ sửa, ngày tiếp theo, đội vệ sinh đến giải quyết tấm thảm đã hỏng, Tất cả những điều này đều được ghi lại, tổng cộng tốn mất bảy giờ trong tuần của cô ấy. BẢY GIỜ. Giống như bạn có thêm một giờ mỗi ngày vậy.
But I'm sure if you had asked her at the start of the week, "Could you find seven hours to train for a triathlon?" "Could you find seven hours to mentor seven worthy people?" I'm sure she would've said what most of us would've said, which is, "No -- can't you see how busy I am?" Yet when she had to find seven hours because there is water all over her basement, she found seven hours. And what this shows us is that time is highly elastic. We cannot make more time, but time will stretch to accommodate what we choose to put into it.
Nhưng tôi chắc rằng, nếu bạn hỏi cô ấy vào đầu tuần: "Bạn có bảy giờ để tập ba môn phối hợp không?" "Bạn có bảy giờ để giúp đỡ bảy người khác không?" Tôi chắc rằng cô ấy sẽ nói những điều chúng ta hay nói, "Không, bạn không thấy tôi bận thế nào à?" Nhưng khi cô ấy buộc phải có bảy giờ vì nước đã tràn lênh láng khắp tầng hầm nhà cô ấy, Cô ấy có ngay bảy giờ, và nó cho thấy thời gian có thể điều chỉnh và sắp xếp dễ dàng. Ta không thể tạo ra thêm thời gian, nhưng thời gian sẽ co giãn để phù hợp với thứ ta chọn để làm.
And so the key to time management is treating our priorities as the equivalent of that broken water heater. To get at this, I like to use language from one of the busiest people I ever interviewed. By busy, I mean she was running a small business with 12 people on the payroll, she had six children in her spare time. I was getting in touch with her to set up an interview on how she "had it all" -- that phrase. I remember it was a Thursday morning, and she was not available to speak with me. Of course, right?
Vì vậy, chìa khoá để quản lý thời gian là hãy đối xử với công việc quan trọng của bạn như đối xử với cái bồn nước vỡ vậy. Để làm rõ hơn, tôi sẽ liên hệ với một trong những người bận rộn nhất mà tôi biết. Bận rộn vì cô ấy điều hành 1 công ty nhỏ với 12 nhân viên, cô ấy chăm sáu con nhỏ vào thời gian rảnh. Tôi liên lạc với cô ấy để sắp xếp một cuộc phỏng vấn, về cách "đối mặt với tất cả chúng." Tôi nhớ hôm đó là sáng thứ năm, và cô ấy không thể tiếp tôi vì bận. Tất nhiên rồi, phải không?
But the reason she was unavailable to speak with me is that she was out for a hike, because it was a beautiful spring morning, and she wanted to go for a hike. So of course this makes me even more intrigued, and when I finally do catch up with her, she explains it like this. She says, "Listen Laura, everything I do, every minute I spend, is my choice." And rather than say, "I don't have time to do x, y or z," she'd say, "I don't do x, y or z because it's not a priority." "I don't have time," often means "It's not a priority." If you think about it, that's really more accurate language. I could tell you I don't have time to dust my blinds, but that's not true. If you offered to pay me $100,000 to dust my blinds, I would get to it pretty quickly.
Nhưng lý do cô ấy không thể tiếp tôi là, cô ấy đi bộ thể dục, đó là một sáng mùa xuân rất đẹp, nên cô ấy muốn ra ngoài đi bộ. Tất nhiên điều đó làm tôi rất tò mò, khi tôi gặp cô ấy, cô ấy giải thích thế này: "Hãy nghe tôi Laura, mỗi việc tôi làm, mỗi phút tôi dùng, là lựa chọn của tôi." Thay vì nói rằng: "Tôi không có thời gian làm việc x, y, z" Cô ấy nói: "Tôi không làm x, y, z vì nó không phải việc cần ưu tiên." "Tôi không có thời gian" thường có nghĩa: "Đó không phải việc quan trọng." Cách diễn đạt đó sẽ đúng hơn nếu bạn thực sự để ý. Có thể nói "Tôi không có thời gian lau rèm cửa," nhưng nó không đúng. Nếu bạn trả tôi $100.000 để lau rèm cửa, tôi sẽ làm ngay và luôn.
(Laughter)
(Cười)
Since that is not going to happen, I can acknowledge this is not a matter of lacking time; it's that I don't want to do it. Using this language reminds us that time is a choice. And granted, there may be horrible consequences for making different choices, I will give you that. But we are smart people, and certainly over the long run, we have the power to fill our lives with the things that deserve to be there.
Vì điều đó sẽ không xảy ra, tôi biết rằng đây không phải vấn đề về thiếu thời gian, tôi không muốn làm việc đó thôi. Cách nói này nhắc nhở ta rằng thời gian là do bạn chọn. Chắc chắn rằng, nếu sử dụng thời gian không hợp lý sẽ gây ra nhiều hậu quả, tôi thừa nhận vậy. Nhưng chúng ta đều thông minh, và về lâu dài, ta đủ sức để lấp đầy cuộc sống của mình bằng những việc quan trọng và đáng để làm.
So how do we do that? How do we treat our priorities as the equivalent of that broken water heater?
Vậy ta làm việc đó thế nào? Làm sao để ta xem những việc quan trọng giống như bể nước bị vỡ?
Well, first we need to figure out what they are. I want to give you two strategies for thinking about this. The first, on the professional side: I'm sure many people coming up to the end of the year are giving or getting annual performance reviews. You look back over your successes over the year, your "opportunities for growth." And this serves its purpose, but I find it's more effective to do this looking forward. So I want you to pretend it's the end of next year. You're giving yourself a performance review, and it has been an absolutely amazing year for you professionally. What three to five things did you do that made it so amazing? So you can write next year's performance review now.
Đầu tiên, ta cần tìm hiểu xem chúng là những việc gì. Tôi muốn cho bạn hai cách để làm điều này. Một, về khía cạnh nghề nghiệp: Tôi chắc rằng vào cuối năm, rất nhiều người sẽ gửi hoặc nhận được bản đánh giá công việc hằng năm. Bạn nhìn lại những thành công của năm qua, những "cơ hội thăng tiến," và việc này có mục đích của nó, và còn hiệu quả hơn nữa khi bạn làm điều này ở tương lai. Vậy nên tôi muốn các bạn giả vờ rằng, bây giờ cuối năm sau. Bạn tự cho mình một bản đánh giá công việc cả năm, đó là một năm tuyệt vời cho công việc của bạn. Bạn đã làm ba đến năm việc nào để giúp điều đó tuyệt vời như vậy? Vậy bạn có thể viết tổng kết công việc cho năm sau ngay bây giờ.
And you can do this for your personal life, too. I'm sure many of you, like me, come December, get cards that contain these folded up sheets of colored paper, on which is written what is known as the family holiday letter.
Và bạn cũng có thể làm như vậy cho đời tư của bạn. Tôi chắc rất nhiều người giống tôi, bắt đầu tháng 12, bằng việc nhận thiệp được bọc giấy bằng đủ màu sắc nhân dịp ngày lễ mà chúng ta gọi là ngày lễ gia đình.
(Laughter)
(Cười)
Bit of a wretched genre of literature, really, going on about how amazing everyone in the household is, or even more scintillating, how busy everyone in the household is. But these letters serve a purpose, which is that they tell your friends and family what you did in your personal life that mattered to you over the year. So this year's kind of done, but I want you to pretend it's the end of next year, and it has been an absolutely amazing year for you and the people you care about. What three to five things did you do that made it so amazing? So you can write next year's family holiday letter now. Don't send it.
Họ viết văn một cách vụng về, miêu tả những người thân của bạn tuyệt vời thế nào, hoặc ấn tượng hơn, những người thân của bạn bận rộn thế nào. Nhưng những lá thư này có mục đích, nó kể với bạn bè và người thân của bạn rằng bạn đã làm những gì quan trọng với bản thân năm vừa qua. Đó là những việc bạn phải làm, nhưng tôi muốn bạn giả vờ rằng, bây giờ là cuối năm sau, đó là một năm vô cùng tuyệt vời cho cả bạn và những người bạn yêu quý. Ba đến năm điều bạn đã làm để làm cho năm đó tuyệt vời là gì? Ngay bây giờ, bạn có thể viết thư mừng năm mới tới gia đình cho năm sau. Nhưng đừng gửi nó.
(Laughter)
(Cười)
Please, don't send it. But you can write it. And now, between the performance review and the family holiday letter, we have a list of six to ten goals we can work on in the next year.
Làm ơn, đừng gửi nó, nhưng bạn hãy viết nó. Bây giờ, giữa câu chuyện về lá thư và bản đánh giá công việc, ta có danh sách từ sáu đến mười mục tiêu để phấn đấu trong năm tới.
And now we need to break these down into doable steps. So maybe you want to write a family history. First, you can read some other family histories, get a sense for the style. Then maybe think about the questions you want to ask your relatives, set up appointments to interview them. Or maybe you want to run a 5K. So you need to find a race and sign up, figure out a training plan, and dig those shoes out of the back of the closet. And then -- this is key -- we treat our priorities as the equivalent of that broken water heater, by putting them into our schedules first. We do this by thinking through our weeks before we are in them.
Giờ ta cần chia nhỏ chúng ra thành những bước nhỏ, dễ làm hơn. Có thể bạn muốn viết về tiểu sử gia đình mình. Đầu tiên, bạn nên đọc tiểu sử vài gia đình khác, và hiểu về cách viết chúng. Sau đó nghĩ về vài câu hỏi mà bạn hỏi người thân, lập các cuộc gặp để hỏi họ. Hoặc bạn muốn thi chạy 5 km, vậy bạn cần tìm một cuộc thi và đăng ký, lên kế hoạch tập luyện, và lôi giày tập ở trong tủ ra. Sau đó, rất quan trọng, ta coi những việc quan trọng đó giống như chiếc bồn nước vỡ đó, bằng cách xếp chúng trên thời gian biểu trước tiên. Ta làm việc đó bằng cách nghĩ về tuần làm việc của ta trước khi nó diễn ra.
I find a really good time to do this is Friday afternoons. Friday afternoon is what an economist might call a "low opportunity cost" time. Most of us are not sitting there on Friday afternoons saying, "I am excited to make progress toward my personal and professional priorities right now."
Tôi cho rằng chiều thứ sáu là thời gian rất tốt để làm việc này. Chiều thứ sáu là khoảng thời gian nhà kinh tế cho rằng có "chi phí cơ hội" thấp. Hầu hết chúng ta sẽ không nói điều này vào chiều thứ sáu: "Tôi muốn đẩy nhanh tiến độ cho công việc của mình ngay bây giờ."
(Laughter)
(Cười)
But we are willing to think about what those should be. So take a little bit of time Friday afternoon, make yourself a three-category priority list: career, relationships, self. Making a three-category list reminds us that there should be something in all three categories. Career, we think about; relationships, self -- not so much. But anyway, just a short list, two to three items in each. Then look out over the whole of the next week, and see where you can plan them in.
Nhưng ta nên nghĩ về ý nghĩa của những điều này. Hãy dành ít thời gian vào chiều thứ sáu, Tự làm một danh sách gồm 3 việc cần làm: công việc, mối quan hệ, bản thân. Danh sách ba mục này nhắc ta rằng Cần có việc ở cả ba mục đó. Về công việc, ta nghĩ về... Mối quan hệ, bản thân... Không quá nhiều. Dù sao đây chỉ là danh sách ngắn có hai đến ba mục. Sau đó hãy nhìn lại cả tuần sau, lên kế hoạch cho công việc của mình,
Where you plan them in is up to you. I know this is going to be more complicated for some people than others. I mean, some people's lives are just harder than others. It is not going to be easy to find time to take that poetry class if you are caring for multiple children on your own. I get that. And I don't want to minimize anyone's struggle. But I do think that the numbers I am about to tell you are empowering.
Cách sắp xếp chúng phụ thuộc vào bạn. Và tôi biết đối với một số người, việc này sẽ khó khăn hơn. Ý tôi là, một số người có cuộc sống khó khăn hơn những người khác. Họ không có thời gian để tham gia lớp học viết văn. Nếu bạn phải tự chăm sóc nhiều con nhỏ, Tôi hiểu. Và tôi không muốn hạ thấp khó khăn của người khác, Nhưng tôi nghĩ vài con số sau đây sẽ kích thích bạn làm việc nhiều hơn.
There are 168 hours in a week. Twenty-four times seven is 168 hours. That is a lot of time. If you are working a full-time job, so 40 hours a week, sleeping eight hours a night, so 56 hours a week -- that leaves 72 hours for other things. That is a lot of time. You say you're working 50 hours a week, maybe a main job and a side hustle. Well, that leaves 62 hours for other things. You say you're working 60 hours. Well, that leaves 52 hours for other things. You say you're working more than 60 hours. Well, are you sure?
Một tuần có 168 giờ. 24 nhân 7 là 168 giờ. Thực sự ta có rất nhiều thời gian. Nếu bạn làm việc toàn thời gian, nghĩa là 40 giờ mỗi tuần, Ngủ tám giờ mỗi đêm, vậy là 56 giờ mỗi tuần, còn lại 72 giờ cho bạn làm những việc khác. Thực sự là rất nhiều thời gian. Bạn nói bạn làm 50 giờ mỗi tuần, có thể là nghề chính và nghề tay trái, bạn có 62 giờ cho những việc khác. Bạn nói bạn làm việc 60 giờ, bạn có 52 giờ cho những việc khác. Bạn nói bạn làm việc hơn 60 giờ, Bạn chắc không đó?
(Laughter)
(Cười)
There was once a study comparing people's estimated work weeks with time diaries. They found that people claiming 75-plus-hour work weeks were off by about 25 hours.
Có một nghiên cứu so sánh về thời gian làm việc ước tính theo tuần bằng nhật ký thời gian. Họ thấy rằng những người nói rằng họ làm hơn 75 giờ mỗi tuần họ đã phóng đại cỡ 25 giờ.
(Laughter)
(Cười)
You can guess in which direction, right? Anyway, in 168 hours a week, I think we can find time for what matters to you. If you want to spend more time with your kids, you want to study more for a test you're taking, you want to exercise for three hours and volunteer for two, you can. And that's even if you're working way more than full-time hours.
Bạn cũng đoán được như vậy, đúng không? Vậy thì, trong 168 giờ đó, Tôi nghĩ ta có đủ thời gian cho những việc quan trọng. Nếu bạn muốn dành nhiều thời gian hơn cho lũ trẻ, Bạn muốn ôn thi nhiều hơn, bạn muốn tập thể dục trong ba tiếng và làm tình nguyện trong hai tiếng, bạn có thể, thậm chí nếu bạn làm việc nhiều hơn toàn thời gian.
So we have plenty of time, which is great, because guess what? We don't even need that much time to do amazing things. But when most of us have bits of time, what do we do? Pull out the phone, right? Start deleting emails. Otherwise, we're puttering around the house or watching TV.
Như vậy, ta có rất nhiều gian, bạn biết vì sao không? Ta còn không cần nhiều thời gian đến vậy để làm những điều tuyệt vời. Nhưng khi có thời gian, hầu hết chúng ta là gì? Lấy điện thoại ra, phải không? Bắt đầu xoá vài email. Hoặc, chúng ta lang thang trong nhà hay xem TV.
But small moments can have great power. You can use your bits of time for bits of joy. Maybe it's choosing to read something wonderful on the bus on the way to work. I know when I had a job that required two bus rides and a subway ride every morning, I used to go to the library on weekends to get stuff to read. It made the whole experience almost, almost, enjoyable. Breaks at work can be used for meditating or praying. If family dinner is out because of your crazy work schedule, maybe family breakfast could be a good substitute.
Nhưng những khoảnh khắc nhỏ ẩn chứa sức mạnh lớn. Bạn có thể dùng thời gian rảnh ít ỏi của mình để làm những điều nho nhỏ. Bạn có thể đọc sách trên xe bus trên đường đi làm. Tôi hiểu khi tôi có một công việc cần hai chuyến bus và một chuyến tàu để đi làm. Tôi từng đến thư viện vào cuối tuần để tìm sách đọc. Điều đó làm cho toàn bộ trải nghiệm gần như, gần như rất tuyệt vời. Giờ nghỉ giữa giờ có thể dùng để ngồi thiền hoặc cầu nguyện. Nếu bạn không thể ăn tối với cả gia đình vì bạn phải đi làm, thì ăn bữa sáng với cả gia đình là một sự thay thế không tồi.
It's about looking at the whole of one's time and seeing where the good stuff can go. I truly believe this. There is time. Even if we are busy, we have time for what matters. And when we focus on what matters, we can build the lives we want in the time we've got.
Ta nên xem xét cả thời gian biểu của ai đó, và đánh giá sự chuyển biến tốt đẹp của nó. Tôi thực sự tin vào điều sau đây. Ta có thời gian, thậm chí nếu ta bận, ta vẫn có thời gian cho những điều quan trọng. Và khi ta tập trung cho chúng, ta có thể xây dựng cuộc sống ta muốn trong quỹ thời gian của ta.
Thank you.
Cảm ơn.
(Applause)
(Vỗ tay)