When people find out I write about time management, they assume two things. One is that I'm always on time, and I'm not. I have four small children, and I would like to blame them for my occasional tardiness, but sometimes it's just not their fault. I was once late to my own speech on time management.
När folk får reda på att jag skriver om tidsplanering, så antar de två saker. En är att jag alltid är i tid, vilket jag inte är. Jag har fyra små barn, och att jag ibland är sen skulle jag vilja skylla på dem, men ibland är det inte deras fel. Jag har varit sen
(Laughter)
till min egen föreläsning om tidsplanering.
We all had to just take a moment together and savor that irony.
(Skratt)
Vi var tvungna att ta en sekund och smälta den ironin.
The second thing they assume is that I have lots of tips and tricks for saving bits of time here and there. Sometimes I'll hear from magazines that are doing a story along these lines, generally on how to help their readers find an extra hour in the day. And the idea is that we'll shave bits of time off everyday activities, add it up, and we'll have time for the good stuff. I question the entire premise of this piece, but I'm always interested in hearing what they've come up with before they call me. Some of my favorites: doing errands where you only have to make right-hand turns --
Den andra grejen är att folk tror att jag har massa tips på hur man sparar in tid här och där. Ibland hör tidningar av sig och har en story som låter ungefär, hur kan läsarna hitta en extra timme på dygnet. Tanken är att vi ska skala av tid från dagliga aktiviteter och lägga ihop den, så kommer vi ha mer tid för det roliga. Jag ifrågasätter hela premissen av artikeln, men jag är alltid intresserad av att höra vad de har kommit på innan de ringer mig. Några av mina favoriter: Göra ärenden där du bara behöver svänga till höger -
(Laughter)
(Skratt)
Being extremely judicious in microwave usage: it says three to three-and-a-half minutes on the package, we're totally getting in on the bottom side of that. And my personal favorite, which makes sense on some level, is to DVR your favorite shows so you can fast-forward through the commercials. That way, you save eight minutes every half hour, so in the course of two hours of watching TV, you find 32 minutes to exercise.
Vara förnuftig vid mikrovågs-användning: det står tre till tre och en halv minut på förpackningen, då tar vi givetvis det kortaste alternativet. Och min personliga favorit, som inte är så dum ändå, spela in dina bästa TV-program så att du kan spola förbi reklamen. Då sparar du åtta minuter varje halvtimme, så om du ser på TV i två timmar, får du 32 minuter över till träning.
(Laughter)
(Skratt)
Which is true. You know another way to find 32 minutes to exercise? Don't watch two hours of TV a day, right?
Vilket är sant. Vet du ett annat sätt att få 32 minuter till träning? Se inte på TV två timmar om dagen, okej?
(Laughter)
(Skratt)
Anyway, the idea is we'll save bits of time here and there, add it up, we will finally get to everything we want to do. But after studying how successful people spend their time and looking at their schedules hour by hour, I think this idea has it completely backward. We don't build the lives we want by saving time. We build the lives we want, and then time saves itself.
Nåväl, tanken är att vi ska tjäna in tid här och där, sen lägga ihop den, så får vi äntligen göra allt vi vill göra. Jag har studerat hur framgångsrika personer spenderar sin tid och sett deras scheman, och tror att den här idén har fått det om bakfoten. Vi bygger inte de liv vi vill ha genom att spara tid. Vi får bygga de liv vi vill ha, och sedan sparar tiden sig själv.
Here's what I mean. I recently did a time diary project looking at 1,001 days in the lives of extremely busy women. They had demanding jobs, sometimes their own businesses, kids to care for, maybe parents to care for, community commitments -- busy, busy people. I had them keep track of their time for a week so I could add up how much they worked and slept, and I interviewed them about their strategies, for my book.
Såhär menar jag. Jag gjorde ett tidsdagboks-projekt där jag tittade på 1001 dagar i upptagna kvinnors liv. De hade krävande jobb, ibland sina egna företag, barn och kanske föräldrar att ta hand om, engagerade sig i samhället - jätteupptagna människor. Jag bad dem att notera sin tid under en vecka så jag kunde se hur mycket de jobbade och sov, jag intervjuade dem om sina strategier till min bok.
One of the women whose time log I studied goes out on a Wednesday night for something. She comes home to find that her water heater has broken, and there is now water all over her basement. If you've ever had anything like this happen to you, you know it is a hugely damaging, frightening, sopping mess. So she's dealing with the immediate aftermath that night, next day she's got plumbers coming in, day after that, professional cleaning crew dealing with the ruined carpet. All this is being recorded on her time log. Winds up taking seven hours of her week. Seven hours. That's like finding an extra hour in the day.
En av kvinnorna vars dagbok jag studerade går ut en onsdag kväll. Hon kommer hem, upptäcker att vattenberedaren är sönder, och nu är det vatten i hela källaren. Om en sådan sak någonsin hänt dig, vet du att det är en katastrofal, skrämmande, genomblöt röra. Så hon får ta itu med följderna av detta samma kväll, nästa dag kommer rörmokarna dit, dagen efter det kommer städfirman för att ta itu med den förstörda mattan. Allt detta stod i hennes tidsdagbok. Det tar upp sju timmar av hennes vecka. Sju timmar. Det är som att hitta en extra timme på dygnet.
But I'm sure if you had asked her at the start of the week, "Could you find seven hours to train for a triathlon?" "Could you find seven hours to mentor seven worthy people?" I'm sure she would've said what most of us would've said, which is, "No -- can't you see how busy I am?" Yet when she had to find seven hours because there is water all over her basement, she found seven hours. And what this shows us is that time is highly elastic. We cannot make more time, but time will stretch to accommodate what we choose to put into it.
Men hade hon fått följande fråga i början av veckan: "Kan du avvara sju timmar för att träna till ett triathlon?" "Kan du avvara sju timmar för att coacha sju hedervärda människor?" Hade hon säkert sagt vad de flesta av oss skulle sagt, vilket är, "Nej, kan du inte se hur upptagen jag är?" Men när hon var tvungen att hitta tid för hela hennes källare var full av vatten, hittade hon sju timmar. Detta visar oss att tiden är väldigt elastisk. Vi kan inte skapa mer tid, men tiden kan töja ut sig och anpassa sig till det vi väljer att använda den till.
And so the key to time management is treating our priorities as the equivalent of that broken water heater. To get at this, I like to use language from one of the busiest people I ever interviewed. By busy, I mean she was running a small business with 12 people on the payroll, she had six children in her spare time. I was getting in touch with her to set up an interview on how she "had it all" -- that phrase. I remember it was a Thursday morning, and she was not available to speak with me. Of course, right?
Så nyckeln till tidsplanering är att behandla det vi prioriterar som motsvarigheten till den trasiga varmvattenberedaren. För att förklara detta, vill jag använda samma ord som en av mest upptagna personer jag intervjuat. Hon drev sitt eget företag med tolv anställda, hon hade sex barn. Jag hörde av mig till henne för att anordna en intervju om hur hon hade "allt" - den frasen. Det var en torsdag morgon, och hon kunde inte prata med mig. Såklart.
But the reason she was unavailable to speak with me is that she was out for a hike, because it was a beautiful spring morning, and she wanted to go for a hike. So of course this makes me even more intrigued, and when I finally do catch up with her, she explains it like this. She says, "Listen Laura, everything I do, every minute I spend, is my choice." And rather than say, "I don't have time to do x, y or z," she'd say, "I don't do x, y or z because it's not a priority." "I don't have time," often means "It's not a priority." If you think about it, that's really more accurate language. I could tell you I don't have time to dust my blinds, but that's not true. If you offered to pay me $100,000 to dust my blinds, I would get to it pretty quickly.
Men anledningen till att hon inte kunde prata var att hon var ute och vandrade, för det var en sådan vacker vårmorgon, och hon ville ut och vandra. Detta gjorde mig förstås ännu mer nyfiken, och när jag till sist får tag på henne förklarar hon det såhär. Hon säger, "Lyssna nu Laura, allt jag gör, varenda minut jag spenderar, är mitt val." Istället för att säga, "Jag har inte tid att göra x, y eller z," säger hon, "jag gör inte x, y eller z för det är inte en prioritet." "Jag har inte tid," betyder ofta "det är inte en prioritet." Om du tänker efter, är det ett bättre ordval. Jag kan säga att jag inte har tid att damma persiennerna, men det är inte sant. Fick jag 100 000 dollar om jag dammade persiennerna, skulle jag göra det illa kvickt.
(Laughter)
(Skratt)
Since that is not going to happen, I can acknowledge this is not a matter of lacking time; it's that I don't want to do it. Using this language reminds us that time is a choice. And granted, there may be horrible consequences for making different choices, I will give you that. But we are smart people, and certainly over the long run, we have the power to fill our lives with the things that deserve to be there.
Men eftersom det inte kommer hända, kan jag säga att det inte handlar om att ha tidsbrist; det handlar om att jag inte vill. Detta ordval påminner oss om att tid är ett val. Givetvis, kan det bli hemska konsekvenser av att göra andra val, det kan jag medge. Men vi är smarta människor, och i det långa loppet har vi makten att fylla våra liv med sakerna som förtjänar att vara där.
So how do we do that? How do we treat our priorities as the equivalent of that broken water heater?
Så hur bär vi oss då åt? Hur behandlar vi våra prioriteter som motsvarigheten till varmvattenberedaren?
Well, first we need to figure out what they are. I want to give you two strategies for thinking about this. The first, on the professional side: I'm sure many people coming up to the end of the year are giving or getting annual performance reviews. You look back over your successes over the year, your "opportunities for growth." And this serves its purpose, but I find it's more effective to do this looking forward. So I want you to pretend it's the end of next year. You're giving yourself a performance review, and it has been an absolutely amazing year for you professionally. What three to five things did you do that made it so amazing? So you can write next year's performance review now.
Först måste vi förstå vad vi prioriterar. Jag vill ge er två strategier. Först, på det professionella planet: jag är säker på att många nu i slutet av året har ett årligt utvecklingssamtal. Ni tittar på det ni lyckats med under året, era "möjligheter att växa." Och detta har sitt syfte, men jag tycker det är mer effektivt att blicka framåt. Låtsas att det är slutet av nästa år. Ni har ett eget utvecklingssamtal med er själva, och det har varit ett helt fantastiskt år. Vilka 3-5 saker gjorde du som gjorde det så fantastiskt? Så skriv klart
And you can do this for your personal life, too.
nästa års utvecklingssamtal nu.
I'm sure many of you, like me, come December, get cards that contain these folded up sheets of colored paper, on which is written what is known as the family holiday letter.
Och detta fungerar i ditt privatliv också. Jag är säker på att många av er, som jag, i december, får kort som innehåller hopvikta ark av färgat papper, på vilka det står skrivet vad som är känt som julhälsningar.
(Laughter)
(Skratt)
Bit of a wretched genre of literature, really, going on about how amazing everyone in the household is, or even more scintillating, how busy everyone in the household is. But these letters serve a purpose, which is that they tell your friends and family what you did in your personal life that mattered to you over the year. So this year's kind of done, but I want you to pretend it's the end of next year, and it has been an absolutely amazing year for you and the people you care about. What three to five things did you do that made it so amazing? So you can write next year's family holiday letter now. Don't send it.
En ganska hemsk litteraturgenre, skryt om hur fantastiska alla i hushållet är, eller ännu mer blixtrande, hur upptagna alla i hushållet är. Men dessa brev har ett syfte, vilket är att de talar om för familj och vänner vad ni gjorde som betydde något under året. Det här året är snart slut, men ni ska låtsas att det är slutet av nästa år och att det har varit ett fantastiskt år för er och de ni bryr er om. Vilka 3-5 saker gjorde ni som gjorde det så fantastiskt? Så kan ni skriva nästa års julhälsning redan nu. Skicka inte den.
(Laughter)
(Skratt)
Please, don't send it. But you can write it. And now, between the performance review and the family holiday letter, we have a list of six to ten goals we can work on in the next year.
Snälla, skicka inte den. Men ni kan skriva den. Utvecklingssamtalet och julhälsningen ger oss en lista på sex till tio mål som vi kan jobba på under året.
And now we need to break these down into doable steps. So maybe you want to write a family history. First, you can read some other family histories, get a sense for the style. Then maybe think about the questions you want to ask your relatives, set up appointments to interview them. Or maybe you want to run a 5K. So you need to find a race and sign up, figure out a training plan, and dig those shoes out of the back of the closet. And then -- this is key -- we treat our priorities as the equivalent of that broken water heater, by putting them into our schedules first. We do this by thinking through our weeks before we are in them.
Vi behöver nu dela upp dessa i mindre steg. Kanske vill ni skriva en släkthistoria. Först kan ni läsa några andra, för att få rätta känslan. Tänka på vilka frågor ni vill ställa till era släktingar, planera in att träffas för intervjuer. Kanske vill ni springa fem km. Då måste ni hitta ett lopp, anmäla er, lägga upp en träningsplan, och gräva fram löparskorna ur garderoben. Och sedan - detta är nyckeln - behandlar vi prioriteterna som den trasiga varmvattenberedaren, genom att sätta in dem först på schemat. Vi gör detta genom att tänka igenom veckan innan vi befinner oss i den.
I find a really good time to do this is Friday afternoons. Friday afternoon is what an economist might call a "low opportunity cost" time. Most of us are not sitting there on Friday afternoons saying, "I am excited to make progress toward my personal and professional priorities right now."
Jag tycker att fredag eftermiddagar är en väldigt bra tid att göra detta. Fredag eftermiddag är vad en ekonom skulle kalla en "låg alternativkostnads"-tid. De flesta av oss sitter inte där på fredagen och säger, "Jag ser fram mot att göra framsteg med mina personliga och professionella mål just nu."
(Laughter)
(Skratt)
But we are willing to think about what those should be. So take a little bit of time Friday afternoon, make yourself a three-category priority list: career, relationships, self. Making a three-category list reminds us that there should be something in all three categories. Career, we think about; relationships, self -- not so much. But anyway, just a short list, two to three items in each. Then look out over the whole of the next week, and see where you can plan them in.
Men vi kan tänka oss vad de skulle kunna vara. Så sätt av lite tid en fredag eftermiddag, gör en lista med tre kategorier: karriär, relationer, mig själv. Att göra en lista med tre kategorier påminner oss om att det ska finnas något i alla tre kategorier. Karriären, tänker vi på; relationer, mig själv - inte så mycket. Hursomhelst, bara en kort lista, två eller tre saker i varje. Se sedan över hela nästkommande vecka, och se var du kan planera in dem.
Where you plan them in is up to you. I know this is going to be more complicated for some people than others. I mean, some people's lives are just harder than others. It is not going to be easy to find time to take that poetry class if you are caring for multiple children on your own. I get that. And I don't want to minimize anyone's struggle. But I do think that the numbers I am about to tell you are empowering.
Var du planerar dem är upp till dig. Jag vet att det kan vara mer komplicerat för vissa än för andra. Vissa människors liv är bara tuffare än andras. Det kommer inte vara lätt att få tid över till den där poesikursen om du har hand om flera barn själv. Jag fattar det. Och jag vill inte minimisera någon. Men jag tror att siffrorna jag ska ge er kommer verka stärkande.
There are 168 hours in a week. Twenty-four times seven is 168 hours. That is a lot of time. If you are working a full-time job, so 40 hours a week, sleeping eight hours a night, so 56 hours a week -- that leaves 72 hours for other things. That is a lot of time. You say you're working 50 hours a week, maybe a main job and a side hustle. Well, that leaves 62 hours for other things. You say you're working 60 hours. Well, that leaves 52 hours for other things. You say you're working more than 60 hours. Well, are you sure?
Det finns 168 timmar på en vecka. 24 gånger 7 är 168 timmar. Det är mycket tid. Om du har ett heltidsjobb, dvs 40 timmar i veckan, sover 8 timmar per natt, alltså 56 timmar i veckan - blir det 72 timmar över till andra saker. Det är mycket tid. Arbetar du 50 timmar i veckan, ett heltidsjobb och något vid sidan om. Då blir det 62 timmar över till annat. Du arbetar 60 timmar. Ja, då blir det 52 timmar över till annat. Du säger att du arbetar mer än 60 timmar? Är du verkligen säker på det?
(Laughter)
(Skratt)
There was once a study comparing people's estimated work weeks with time diaries. They found that people claiming 75-plus-hour work weeks were off by about 25 hours.
En studie jämförde människors uppskattade arbetsveckor med tidsdagböcker, upptäckte att de som hävdade att de jobbade över 75 timmar hade fel på cirka 25 timmar.
(Laughter)
(Skratt)
You can guess in which direction, right? Anyway, in 168 hours a week, I think we can find time for what matters to you. If you want to spend more time with your kids, you want to study more for a test you're taking, you want to exercise for three hours and volunteer for two, you can. And that's even if you're working way more than full-time hours.
Ni kan gissa åt vilket håll, va? Hursomhelst, på en 168-timmars vecka, tror jag att vi kan hitta tid till det som betyder något för dig. Om du vill spendera mer tid med dina barn, du vill plugga mer inför ett stundande prov, du vill träna tre timmar och volontärarbeta två, så kan du det. Och detta även om du arbetar mer än heltid.
So we have plenty of time, which is great, because guess what? We don't even need that much time to do amazing things. But when most of us have bits of time, what do we do? Pull out the phone, right? Start deleting emails. Otherwise, we're puttering around the house or watching TV.
Så vi har massor av tid, vilket är jättebra, för vet ni vad? Vi behöver inte ens så mycket tid för att göra fantastiska saker. Men vad gör de flesta av oss så fort vi får lite tid över? Tar fram mobilen, eller hur? Börjar radera mejl. Annars håller vi på hemma i huset eller kollar på TV.
But small moments can have great power. You can use your bits of time for bits of joy. Maybe it's choosing to read something wonderful on the bus on the way to work. I know when I had a job that required two bus rides and a subway ride every morning, I used to go to the library on weekends to get stuff to read. It made the whole experience almost, almost, enjoyable. Breaks at work can be used for meditating or praying. If family dinner is out because of your crazy work schedule, maybe family breakfast could be a good substitute.
Men små stunder kan ha stor betydelse. Ni kan använda tiden ni får över till små stunder av fröjd. Kanske är det att läsa något underbart på bussen på väg till jobbet. När jag hade ett jobb som krävde två bussresor och en resa med tunnelbana, brukade jag gå till biblioteket för att hitta något att läsa. Det gjorde att hela upplevelsen nästan blev njutningsbar. Raster på jobbet kan användas till att meditera eller be. Om middag med familjen går bort för att det är hektiskt på jobbet, kanske frukost med familjen kunde vara ett substitut.
It's about looking at the whole of one's time and seeing where the good stuff can go. I truly believe this. There is time. Even if we are busy, we have time for what matters. And when we focus on what matters, we can build the lives we want in the time we've got.
Det handlar om att se över hela ens tid och se vad de bra sakerna får plats. Jag tror verkligen på detta. Det finns tid. Även om vi är upptagna, har vi tid till det som är viktigt. Och fokuserar vi på det som är viktigt, kan vi bygga de liv vi vill ha med tiden vi har fått.
Thank you.
Tack.
(Applause)
(Applåder)