Když lidé zjistí, že píšu o time managementu, předpokládají dvě věci. Jednak, že chodím vždy včas, ale to já nedělám. Mám čtyři malé děti a ráda bych na ně svou občasnou nedochvilnost hodila, ale občas za to prostě nemůžou. Jednou jsem přišla pozdě na přednášku o time managementu.
When people find out I write about time management, they assume two things. One is that I'm always on time, and I'm not. I have four small children, and I would like to blame them for my occasional tardiness, but sometimes it's just not their fault. I was once late to my own speech on time management.
(smích)
(Laughter)
Museli jsme to společně rozdýchat a vychutnat si tu ironii.
We all had to just take a moment together and savor that irony.
A druhý předpoklad je, že znám spoustu tipů a triků, jak si tu a tam ušetřit trochu času. Občas se mi ozvou z časopisu, že o tom píšou článek. O tom, jak čtenářům pomoci najít hodinu navíc každý den. Představa je taková, že každý z nás má čas na každodenní aktivity, takže ve výsledku bychom měli mít čas na ty dobré věci. Já o tomto předpokladu pochybuji, ale vždycky jsem zvědavá, na co přišli, než mi zavolali. Mé oblíbené jsou: dělat pochůzky, při kterých jen zatáčíte doprava...
The second thing they assume is that I have lots of tips and tricks for saving bits of time here and there. Sometimes I'll hear from magazines that are doing a story along these lines, generally on how to help their readers find an extra hour in the day. And the idea is that we'll shave bits of time off everyday activities, add it up, and we'll have time for the good stuff. I question the entire premise of this piece, but I'm always interested in hearing what they've come up with before they call me. Some of my favorites: doing errands where you only have to make right-hand turns --
(smích)
(Laughter)
Být uvážlivý při používání mikrovlnné trouby: pokud je na obalu uvedeno tři a půl minuty, tak se každopádně budeme držet pod spodní hranicí. A mé nejoblíbenější, protože to v podstatě dává smysl, je nahrát si oblíbený program na DVD, takže můžete přeskočit všechny reklamy. Díky tomu ušetříte osm minut za každou půlhodinu. Takže pokud se díváte na televizi dvě hodiny, získáte 32 minut na cvičení.
Being extremely judicious in microwave usage: it says three to three-and-a-half minutes on the package, we're totally getting in on the bottom side of that. And my personal favorite, which makes sense on some level, is to DVR your favorite shows so you can fast-forward through the commercials. That way, you save eight minutes every half hour, so in the course of two hours of watching TV, you find 32 minutes to exercise.
(smích)
(Laughter)
Což je pravda. A víte, jak jinak si můžete najít 32 minut na cvičení? Nesledujte dvě hodiny denně televizi.
Which is true. You know another way to find 32 minutes to exercise? Don't watch two hours of TV a day, right?
(smích)
(Laughter)
Hlavní myšlenka je, že si tu a tam ušetříme trochu času a ve výsledku získáme čas dělat to, co chceme. Ale když jsem sledovala, jak úspěšní lidé využívají svůj čas, a studovala jejich rozvrh hodinu za hodinou, zjistila jsem, že to funguje opačně. Život, který chceme, si nevystavíme tím, že ušetříme čas. Vytvoříme si život, jaký chceme, a čas se pak sám najde.
Anyway, the idea is we'll save bits of time here and there, add it up, we will finally get to everything we want to do. But after studying how successful people spend their time and looking at their schedules hour by hour, I think this idea has it completely backward. We don't build the lives we want by saving time. We build the lives we want, and then time saves itself.
Myslím to takto. Nedávno jsem se zúčastnila projektu, ve kterém jsem zkoumala 1001 dnů v životě velice zaneprázdněných žen. Měly náročnou práci, některé podnikaly, staraly se o děti či rodiče, závazky vůči komunitě... prostě ženy v jenom kole. Nechala jsem je vést si týden časové záznamy, abych mohla zjistit, kolik času pracují a spí, a pak jsem s nimi pro svou knihu mluvila o jejich strategii.
Here's what I mean. I recently did a time diary project looking at 1,001 days in the lives of extremely busy women. They had demanding jobs, sometimes their own businesses, kids to care for, maybe parents to care for, community commitments -- busy, busy people. I had them keep track of their time for a week so I could add up how much they worked and slept, and I interviewed them about their strategies, for my book.
Jedna z těchto žen chodila každou středu za něčím večer ven. Když se vrátila domů, zjistila, že se rozbil boiler a že je celý sklep zatopený. Pokud se vám něco takového někdy stalo, pak víte, že je z toho škodlivý, děsivý a nasáklý nepořádek. Takže se potýká s následky té noci a další den k ní přijdou instalatéři. Den nato úklidová firma vyčistí zničený koberec. Vše si zaznamenává do časového deníku. Nakonec jí to z týdne zabere sedm hodin. Sedm hodin. To je jako každý den mít hodinu navíc.
One of the women whose time log I studied goes out on a Wednesday night for something. She comes home to find that her water heater has broken, and there is now water all over her basement. If you've ever had anything like this happen to you, you know it is a hugely damaging, frightening, sopping mess. So she's dealing with the immediate aftermath that night, next day she's got plumbers coming in, day after that, professional cleaning crew dealing with the ruined carpet. All this is being recorded on her time log. Winds up taking seven hours of her week. Seven hours. That's like finding an extra hour in the day.
Ale kdybyste se jí zeptali na začátku týdne: "Našla byste si sedm hodin na trénink pro triatlon?" "Našla byste si sedm hodin na mentorování sedmi skvělých lidí?" Jsem si jistá, že by řekla to, co by řekla většina z nás, a to: "Ne... copak nevidíte, kolik mám práce?" Když si však musela najít sedm hodin, protože měla všude ve přízemí vodu, tak najednou sedm hodin měla. A to nám ukazuje, že čas je velice přizpůsobivý. Neumíme si vytvořit více času, ale čas se vždy přizpůsobí tomu, co se do něj rozhodneme vložit.
But I'm sure if you had asked her at the start of the week, "Could you find seven hours to train for a triathlon?" "Could you find seven hours to mentor seven worthy people?" I'm sure she would've said what most of us would've said, which is, "No -- can't you see how busy I am?" Yet when she had to find seven hours because there is water all over her basement, she found seven hours. And what this shows us is that time is highly elastic. We cannot make more time, but time will stretch to accommodate what we choose to put into it.
Klíčem k time managementu tak je zacházet s našimi prioritami jako s obdobou toho rozbitého boileru. Abych to vysvětlila, obvykle cituji jednu z nejvíce zaneprázdněných žen, co jsem zpovídala. Tím mám na mysli to, že sama řídí malou firmu s 12 lidmi na výplatní pásce a ve volnu se věnuje svým šesti dětem. Ozvala jsem se jí, abychom si dohodli čas setkání na téma, jak "to má v malíku". Pamatuji si, že byl čtvrtek ráno a ona se mnou neměla čas mluvit. Samozřejmě.
And so the key to time management is treating our priorities as the equivalent of that broken water heater. To get at this, I like to use language from one of the busiest people I ever interviewed. By busy, I mean she was running a small business with 12 people on the payroll, she had six children in her spare time. I was getting in touch with her to set up an interview on how she "had it all" -- that phrase. I remember it was a Thursday morning, and she was not available to speak with me. Of course, right?
Ale důvod, proč se mnou nemohla mluvit byl, že šla na túru. Protože bylo nádherné jarní ráno a jí se chtělo jít na túru. O to víc jsem byla zvědavá, a když jsme se konečně setkaly, vysvětlila mi to následovně. Řekla mi: "Lauro, vše, co dělám, to jak trávím každou minutu, je moje volba." Raději, než říct: "Nemám čas dělat x, y, nebo z.", by řekla: "Nebudu dělat x, y, nebo z, protože to není priorita." "Nemám čas" často znamená "není to priorita". Když se nad tím zamyslíte, je to opravdu přesnější vyjádření. Mohla bych vám říct, že nemám čas vyčistit rolety, ale to není pravda. Když mi za vyčištění rolet zaplatíte 100 000 dolarů, budu to mít hotové raz dva.
But the reason she was unavailable to speak with me is that she was out for a hike, because it was a beautiful spring morning, and she wanted to go for a hike. So of course this makes me even more intrigued, and when I finally do catch up with her, she explains it like this. She says, "Listen Laura, everything I do, every minute I spend, is my choice." And rather than say, "I don't have time to do x, y or z," she'd say, "I don't do x, y or z because it's not a priority." "I don't have time," often means "It's not a priority." If you think about it, that's really more accurate language. I could tell you I don't have time to dust my blinds, but that's not true. If you offered to pay me $100,000 to dust my blinds, I would get to it pretty quickly.
(smích)
(Laughter)
Ale protože k tomu nedojde, můžu si připustit, že se nejedná o nedostatek času, ale že to prostě nechci udělat. Použití těchto slov nám připomíná, že čas je volba. Pokud si připustíme, že pro různé volby mohou nastat děsivé následky. Je to tak. Ale my jsme chytří, a určitě v dlouhodobém horizontu máme moc dělat ve svém životě věci, které do něj právem patří.
Since that is not going to happen, I can acknowledge this is not a matter of lacking time; it's that I don't want to do it. Using this language reminds us that time is a choice. And granted, there may be horrible consequences for making different choices, I will give you that. But we are smart people, and certainly over the long run, we have the power to fill our lives with the things that deserve to be there.
Jak toho dosáhneme? Jak můžeme priority brát jako obdobu rozbitého ohřívače vody?
So how do we do that? How do we treat our priorities as the equivalent of that broken water heater?
Nejdříve je třeba zjistit, jaké priority máte. Chtěla bych vám k tomu přemýšlení dát dvě strategie. První k profesní stránce. Většina lidí před koncem roku dává nebo obdrží hodnocení svého výkonu. Ohlédnete se za svými úspěchy v minulém roce, za "příležitostmi k růstu". A to má svůj účel. Nicméně efektivnější je udělat to směrem dopředu. Přestavte si, že je konec příštího roku. Hodnotíte si uplynulý rok a profesně to pro vás byl naprosto úžasný rok. Jaké tři až pět věcí jste udělali, že to byl tak úžasný rok? Takže si zhodnocení příštího roku můžete napsat právě teď.
Well, first we need to figure out what they are. I want to give you two strategies for thinking about this. The first, on the professional side: I'm sure many people coming up to the end of the year are giving or getting annual performance reviews. You look back over your successes over the year, your "opportunities for growth." And this serves its purpose, but I find it's more effective to do this looking forward. So I want you to pretend it's the end of next year. You're giving yourself a performance review, and it has been an absolutely amazing year for you professionally. What three to five things did you do that made it so amazing? So you can write next year's performance review now.
A můžete to udělat i pro svůj osobní život. Určitě mnoho z vás, stejně jako já, v prosinci dostává přání, která obsahují složené listy barevného papíru, na kterých je napsáno to, co známe jako rodinný sváteční dopis.
And you can do this for your personal life, too. I'm sure many of you, like me, come December, get cards that contain these folded up sheets of colored paper, on which is written what is known as the family holiday letter.
(smích)
(Laughter)
Nepříliš kvalitní žánr literatury o tom, jak úžasní všichni doma jsou. A nebo ještě lépe, jak jsou všichni zaneprázdnění. Ale tyto dopisy mají svůj účel. A tím je říct rodině a přátelům, co z minulého roku vašeho života považujete za důležité. Tento rok je už za námi, ale zkuste si představit, že je konec příštího roku. A byl to naprosto úžasný rok, pro vás i pro lidi, na kterých vám záleží. Které tři až pět věcí jste udělali, aby byl tento rok tak úžasný? Můžete si teď napsat další rodinný sváteční dopis. Neposílejte ho.
Bit of a wretched genre of literature, really, going on about how amazing everyone in the household is, or even more scintillating, how busy everyone in the household is. But these letters serve a purpose, which is that they tell your friends and family what you did in your personal life that mattered to you over the year. So this year's kind of done, but I want you to pretend it's the end of next year, and it has been an absolutely amazing year for you and the people you care about. What three to five things did you do that made it so amazing? So you can write next year's family holiday letter now. Don't send it.
(smích)
(Laughter)
Prosím, nedělejte to. Ale můžete jej napsat. A teď, v průběhu hodnocení výkonu a tvorby rodinného svátečního dopisu, získáte šest až deset cílů, na kterých můžete příští rok pracovat.
Please, don't send it. But you can write it. And now, between the performance review and the family holiday letter, we have a list of six to ten goals we can work on in the next year.
Teď je ještě musíte rozdělit na splnitelné kroky. Třeba chcete sepsat rodinnou historii. Nejdříve si můžete přečíst jiné historie, abyste získali ponětí o stylu. Pak popřemýšlíte o otázkách, na které se chcete zeptat příbuzných, a domluvíte si s nimi schůzky. Nebo chcete uběhnout 5 km. Musíte si najít soutěž a zapsat se, promyslet cvičební plán, a najít někde ve skříni ty správné boty. A pak... a to je klíčové... přistupujete k prioritám jako k ekvivalentu pokaženého ohřívače vody, protože je do rozvrhu přidáte jako první. Dosáhnete toho tím, že promyslíte týdny ještě předtím, než nastanou.
And now we need to break these down into doable steps. So maybe you want to write a family history. First, you can read some other family histories, get a sense for the style. Then maybe think about the questions you want to ask your relatives, set up appointments to interview them. Or maybe you want to run a 5K. So you need to find a race and sign up, figure out a training plan, and dig those shoes out of the back of the closet. And then -- this is key -- we treat our priorities as the equivalent of that broken water heater, by putting them into our schedules first. We do this by thinking through our weeks before we are in them.
Zjistila jsem, že nejvhodnější čas je pro to páteční odpoledne. Páteční odpoledne by ekonomové mohli nazvat časem "příležitosti s nízkými náklady". Většina z nás v pátek odpoledne nesedí a neříká: "Mám radost, že právě teď dělám pokroky směrem k mým osobním a profesním prioritám."
I find a really good time to do this is Friday afternoons. Friday afternoon is what an economist might call a "low opportunity cost" time. Most of us are not sitting there on Friday afternoons saying, "I am excited to make progress toward my personal and professional priorities right now."
(smích)
(Laughter)
Ale jsme ochotni přemýšlet o tom, které by to měly být. Zkuste tak trochu času v pátek odpoledne věnovat vytvoření seznamu tří priorit: kariéra, vztahy, vaše maličkost. Vytvoření seznamu třech priorit nám připomene, že by v každé kategorii mělo něco být. O kariéře přemýšlíme, o vztazích a sobě... už tak moc ne. Je to však krátký seznam, dvě až tři věci na kategorii. Pak se podívejte na celý příští týden a rozhodněte se, kam je zaplánujete.
But we are willing to think about what those should be. So take a little bit of time Friday afternoon, make yourself a three-category priority list: career, relationships, self. Making a three-category list reminds us that there should be something in all three categories. Career, we think about; relationships, self -- not so much. But anyway, just a short list, two to three items in each. Then look out over the whole of the next week, and see where you can plan them in.
Kam je naplánujete, je na vás. Vím, že to pro některé může být složitější než pro jiné. Tedy že životy některých lidé jsou prostě těžší. Nebude snadné najít si čas na lekce poezie, pokud se staráte o několik svých dětí. Chápu to. Nechci nijak zlehčovat útrapy druhých. Ale myslím si, že čísla, o která se s vámi podělím, jsou osvobozující.
Where you plan them in is up to you. I know this is going to be more complicated for some people than others. I mean, some people's lives are just harder than others. It is not going to be easy to find time to take that poetry class if you are caring for multiple children on your own. I get that. And I don't want to minimize anyone's struggle. But I do think that the numbers I am about to tell you are empowering.
Týden má 168 hodin. 24 krát 7 je 168 hodin. To je spousta času. Pokud pracujete na plný úvazek, tedy 40 hodin týdně, spíte osm hodin v noci, takže 56 hodin týdně... takže vám zbývá 72 hodin na další věci. To je spousta času. Pokud však pracujete 50 hodin týdně, máte třeba k práci vedlejší příjem. Tak vám na další věci zbývá 62 hodin. No a pokud pracujete 60 hodin, pak vám na jiné věci zbývá 52 hodin. Pokud pracujete více než 60 hodin, jste si tím jistí?
There are 168 hours in a week. Twenty-four times seven is 168 hours. That is a lot of time. If you are working a full-time job, so 40 hours a week, sleeping eight hours a night, so 56 hours a week -- that leaves 72 hours for other things. That is a lot of time. You say you're working 50 hours a week, maybe a main job and a side hustle. Well, that leaves 62 hours for other things. You say you're working 60 hours. Well, that leaves 52 hours for other things. You say you're working more than 60 hours. Well, are you sure?
(smích)
(Laughter)
Jedna studie porovnávala odhady času stráveného v práci s časovým deníkem. Zjistili, že lidé, kteří tvrdí, že mají 75hodinový týden, se mýlili přibližně o 25 hodin.
There was once a study comparing people's estimated work weeks with time diaries. They found that people claiming 75-plus-hour work weeks were off by about 25 hours.
(smích)
(Laughter)
Určitě uhodnete, kterým směrem to bylo. Každopádně v 168hodinovém týdnu si můžeme najít čas na to, co je pro nás důležité. Pokud chcete trávit více času se svými dětmi, nebo se chcete lépe připravit na zkoušku, či chcete tři hodiny cvičit a dvě dělat dobrovolné práce, můžete. A to i když pracujete mnohem více než na plný úvazek.
You can guess in which direction, right? Anyway, in 168 hours a week, I think we can find time for what matters to you. If you want to spend more time with your kids, you want to study more for a test you're taking, you want to exercise for three hours and volunteer for two, you can. And that's even if you're working way more than full-time hours.
Máme tedy hodně času, což je skvělé. Protože, víte vy co? Abychom udělali něco úžasného, nepotřebujeme tak moc času. Ale když má většina z nás trochu času, co uděláme? Vytáhneme telefon, že? Začneme mazat emaily. Jinak se motáme po domě, nebo sledujeme televizi.
So we have plenty of time, which is great, because guess what? We don't even need that much time to do amazing things. But when most of us have bits of time, what do we do? Pull out the phone, right? Start deleting emails. Otherwise, we're puttering around the house or watching TV.
Ale malé momenty mohou mít velký dosah. Můžete využít trochu času pro trochu radosti. Třeba se rozhodnout, že si v autobuse něco pěkného přečtete cestou do práce. Kdysi jsem do jedné práce každé ráno jela dvěma autobusy a metrem. Tak jsem o víkendu chodívala do knihovny, abych měla co číst. A to cestování změnilo na téměř, téměř příjemnou záležitost. Přestávky v práci můžete využít na meditaci nebo modlitbu. Pokud z důvodu nabitého rozvrhu jíte s rodinou venku, možná by pro vás byla dobrou náhražkou rodinná snídaně.
But small moments can have great power. You can use your bits of time for bits of joy. Maybe it's choosing to read something wonderful on the bus on the way to work. I know when I had a job that required two bus rides and a subway ride every morning, I used to go to the library on weekends to get stuff to read. It made the whole experience almost, almost, enjoyable. Breaks at work can be used for meditating or praying. If family dinner is out because of your crazy work schedule, maybe family breakfast could be a good substitute.
Jde o to se podívat na celý váš dostupný čas a vidět, kde můžete dát ty dobré věci. Já tomu opravdu věřím. Máme čas. I když jsme zaneprázdněni, máme čas na další záležitosti. A když se zaměříme na to, co je důležité, můžeme mít vést život, jaký chceme v čase, který máme.
It's about looking at the whole of one's time and seeing where the good stuff can go. I truly believe this. There is time. Even if we are busy, we have time for what matters. And when we focus on what matters, we can build the lives we want in the time we've got.
Děkuji.
Thank you.
(potlesk)
(Applause)