So I'm going to talk about work; specifically, why people can't seem to get work done at work, which is a problem we all kind of have. But let's sort of start at the beginning.
Jadi saya akan berbicara tentang bekerja secara spesifik mengapa orang kelihatannya tidak bisa untuk menyelesaikan pekerjaannya di tempat kerja, di mana hal tersebut adalah masalah yang kita miliki bersama. Mari kita mulai melihatnya dari awal.
So, we have companies and non-profits and charities and all these groups that have employees or volunteers of some sort. And they expect these people who work for them to do great work -- I would hope, at least. At least good work, hopefully, at least it's good work -- hopefully great work. And so what they typically do is they decide that all these people need to come together in one place to do that work. So a company, or a charity, or an organization of any kind, unless you're working in Africa, if you're really lucky to do that -- most people have to go to an office every day.
Jadi kita memiliki perusahaan dan yayasan dan badan amal dan semuanya memiliki karyawan atau sukarelawan untuk sebagian Dan mereka berharap orang bekerja untuknya untuk melakukan pekerjaan yang hebat saya berharap, setidaknya. Setidaknya pekerjaan yang baik, ya setidaknya mereka melakukan pekerjaan yang baik harapannya pekerjaan yang hebat. Dengan begitu mereka memutuskan agar orang-orang ini perlu untuk datang dan berkumpul di suatu tempat untuk melakukan pekerjaan tersebut. Jadi perusahaan, badan amal, atau organisasi semacamnya, mereka -- kecuali Anda bekerja di Afrika, jika Anda benar-benar beruntung untuk melakukannya -- kebanyakan orang harus pergi ke kantor setiap hari.
And so these companies, they build offices. They go out and they buy a building, or they rent a building, or they lease some space, and they fill this space with stuff. They fill it with tables, or desks, chairs, computer equipment, software, Internet access, maybe a fridge, maybe a few other things, and they expect their employees, or their volunteers, to come to that location every day to do great work. It seems like it's perfectly reasonable to ask that.
Dan perusahaan-perusahaan tersebut, mereka membangun kantor-kantor. Mereka membeli atau menyewa bangunan atau menyewa ruangan, dan mereka mengisi ruangan tersebut dengan benda-benda. Mereka mengisinya dengan meja-meja biasa, atau meja-meja kerja, kursi-kursi, perlengkapan komputer, piranti lunak, akses internet, mungkin lemari es, mungkin beberapa benda lain, dan mereka berharap karyawan mereka, atau sukarelawan mereka, untuk datang ke lokasi tersebut setiap hari untuk melakukan pekerjaan hebat. Sepertinya sangat beralasan untuk melakukannya.
However, if you actually talk to people and even question yourself, and you ask yourself, where do you really want to go when you really need to get something done? You'll find out that people don't say what businesses think they would say. If you ask people the question: Where do you need to go when you need to get something done? Typically, you get three different kinds of answers. One is kind of a place or a location or a room. Another one is a moving object, and a third is a time.
Bagaimanapun, ketika Anda menanyakan kepada orang dan bahkan menanyakannya pada diri sendiri, dan Anda bertanya pada diri Anda sendiri, di mana Anda benar-benar ingin pergi ketika Anda benar-benar ingin menyelesaikan sesuatu? Anda akan menemukan bahwa orang-orang tidak mengatakan pemikiran bisnis apa yang akan mereka katakan. Jika Anda bertanya ke orang-orang: ke mana Anda akan pergi ketika Anda perlu menyelesaikan sesuatu? Setidaknya Anda akan mendapatkan tiga jenis jawaban. Yang satu adalah semacam tempat atau lokasi atau sebuah ruangan. Yang lain lagi adalah benda bergerak Dan yang ketiga adalah waktu.
So here are some examples. I've been asking people this question for about 10 years: "Where do you go when you really need to get something done?" I'll hear things like, the porch, the deck, the kitchen. I'll hear things like an extra room in the house, the basement, the coffee shop, the library. And then you'll hear things like the train, a plane, a car -- so, the commute. And then you'll hear people say, "Well, it doesn't really matter where I am, as long as it's early in the morning or late at night or on the weekends." You almost never hear someone say, "The office." But businesses are spending all this money on this place called the office, and they're making people go to it all the time, yet people don't do work in the office.
Ini contohnya. Ketika saya menanyai orang -- dan saya telah menanyakan pertanyaan ini selama sekitar 10 tahun -- Saya bertanya kepada mereka, "Ke mana Anda pergi ketika Anda benar-benar ingin menyelesaikan sesuatu?" Saya akan mendengar jawaban seperti serambi, beranda, dapur. Saya akan mendengar jawaban semacam sebuah ruangan ekstra di rumah, ruang bawah tanah, kafe, perpustakaan, Dan Anda akan mendengar jawaban seperti kereta, pesawat, mobil -- untuk komuter. Dan Anda akan mendengar orang-orang mengatakan, "Yah, tidak masalah di mana saya berada, selama itu sangat-sangat pagi atau sangat-sangat malam atau pada akhir pekan" Anda hampir tidak akan mendengar orang mengatakan di kantor. Tapi pemikiran bisnis menghabiskan seluruh uang untuk tempat yang kita sebut kantor, dan mereka membuat orang-orang pergi ke sana setiap waktu, padahal orang tidak bekerja di kantor.
What is that about?
Bagaimana ini?
(Laughter)
Mengapa begitu?
Why is that? Why is that happening? And what you find out is, if you dig a little bit deeper, you find out that people -- this is what happens: People go to work, and they're basically trading in their work day for a series of "work moments" -- that's what happens at the office. You don't have a work day anymore. You have work moments. It's like the front door of the office is like a Cuisinart, and you walk in and your day is shredded to bits, because you have 15 minutes here, 30 minutes there, and something else happens, you're pulled off your work, then you have 20 minutes, then it's lunch, then you have something else to do ... Then you've got 15 minutes, and someone pulls you aside and asks you a question, and before you know it, it's 5 p.m., and you look back on the day, and you realize that you didn't get anything done. We've all been through this. We probably went through it yesterday or the day before, or the day before that. You look back on your day, and you're like, "I got nothing done today. I was at work. I sat at my desk. I used my expensive computer. I used the software they told me to use. I went to these meetings I was asked to go to. I did these conference calls. I did all this stuff. But I didn't actually do anything. I just did tasks. I didn't actually get meaningful work done."
Mengapa hal itu terjadi? Dan yang Anda temukan, jika Anda menggali sedikit lebih dalam, Anda menemukan bahwa orang-orang -- ini yang terjadi -- orang-orang pergi bekerja, dan pada dasarnya mereka menukarkan hari kerja mereka dengan momen-momen bekerja. Itulah yang terjadi di kantor. Anda tidak memiliki hari kerja lagi; Anda memiliki momen bekerja. Sepertinya pintu depan kantor tampak seperti Cuisinart (merek perlengkapan dapur) dan Anda berjalan masuk dan hari Anda terkoyak sedikit demi sedikit karena Anda punya 15 menit di sini dan 30 menit di sana, dan ketika sesuatu yang lain terjadi dan Anda ditarik dari pekerjaan Anda, dan Anda harus melakukan sesuatu yang lain, dan Anda punya 20 menit, dan waktu makan siang. Dan Anda punya hal lain yang harus dikerjakan, dan Anda punya 15 menit, dan seseorang menarik Anda ke samping dan menanyakan pertanyaan-pertanyaan. Dan sebelum Anda menyadarinya, ternyata sudah jam 5 sore, dan Anda melihat hari Anda kembali ke belakang, dan Anda menyadari bahwa Anda tidak menyelesaikan apa pun. Maksud saya, kita semua telah melalui hal ini. Kita mungkin melaluinya kemarin, atau hari sebelum kemarin, atau sebelumnya lagi. Anda melihat kembali hari Anda, dan Anda merasa seperti, saya tidak menyelesaikan apa-apa hari ini. Saya ada di tempat kerja. Saya duduk di meja kerja saya. Saya menggunakan komputer mahal saya. Saya menggunakan piranti lunak yang mereka katakan harus saya pakai. Saya pergi ke rapat-rapat di mana saya diminta untuk datang. Saya melakukan konferensi telepon. Saya melakukan semuanya. Tapi sebenarnya saya tidak melakukan apa pun. Saya hanya melakukan tugas-tugas. Saya tidak benar-benar menyelesaikan pekerjaan yang berarti.
And what you find is that, especially with creative people -- designers, programmers, writers, engineers, thinkers -- that people really need long stretches of uninterrupted time to get something done. You cannot ask somebody to be creative in 15 minutes and really think about a problem. You might have a quick idea, but to be in deep thought about a problem and really consider a problem carefully, you need long stretches of uninterrupted time. And even though the work day is typically eight hours, how many people here have ever had eight hours to themselves at the office? How about seven hours? Six? Five? Four? When's the last time you had three hours to yourself at the office? Two hours? One, maybe? Very, very few people actually have long stretches of uninterrupted time at an office. And this is why people choose to do work at home, or they might go to the office, but they might go to the office really early in the day, or late at night when no one's around, or they stick around after everyone's left, or go in on the weekends, or they get work done on the plane, in the car or in the train, because there are no distractions.
Dan yang Anda temukan adalah, terutama dengan orang-orang kreatif -- desainer, programer, penulis, insinyur, pemikir -- bahwa orang benar-benar butuh waktu bebas gangguan yang panjang untuk menyelesaikan sesuatu. Anda tidak dapat meminta seseorang menjadi kreatif dalam 15 menit dan benar-benar memikirkan suatu masalah. Anda mungkin memiliki sebuah ide cepat, tapi untuk memikirkan masalah secara mendalam dan mempertimbangkannya secara hati-hati, Anda perlu waktu bebas gangguan yang panjang. Dan walaupun hari kerja biasanya adalah delapan jam, berapa banyak orang di sini pernah memiliki delapan jam untuk diri sendiri di kantor? Bagaimana dengan tujuh jam? Enam? Lima? Empat? Kapan terakhir kali Anda memiliki tiga jam untuk diri Anda sendiri di kantor? Dua jam? Satu jam mungkin. Sangat sangat sedikit orang yang benar-benar memiliki waktu bebas gangguan yang panjang di kantor. Dan inilah alasan mengapa orang memilih untuk bekerja di rumah, atau mereka bisa pergi ke kantor, tapi mereka pergi ke kantor pagi-pagi sekali, atau malam-malam sekali ketika tidak ada seorang pun, atau mereka tetap tinggal setelah semua orang pergi, atau mereka pergi di akhir pekan, atau mereka menyelesaikan pekerjaan di pesawat, atau mereka menyelesaikannya di mobil atau di kereta karena tidak ada gangguan.
Now there are different kinds of distractions, but not the really bad distractions, which I'll talk about in a minute. And this whole phenomenon of having short bursts of time to get things done reminds me of another thing that doesn't work when you're interrupted, and that is sleep. I think that sleep and work are very closely related -- not because you can work while you're sleeping and sleep while you're working. That's not really what I mean. I'm talking specifically about the fact that sleep and work are phase-based, or stage-based, events. Sleep is about sleep phases, or stages -- some people call them different things. There are five of them, and in order to get to the really deep ones, the meaningful ones, you have to go through the early ones. If you're interrupted while you're going through the early ones -- if someone bumps you in bed, or there's a sound, or whatever happens -- you don't just pick up where you left off.
Ada tiga jenis gangguan, tapi mereka bukanlah jenis gangguan yang sangat buruk maka saya akan mengatakannya hanya dalam semenit. Dan secara keseluruhan, fenomena di mana hanya ada sedikit waktu untuk menyelesaikan banyak hal mengingatkan saya akan hal lain yang tidak terjadi ketika Anda terganggu, dan hal tersebut adalah tidur. Saya rasa tidur dan kerja memiliki hubungan yang sangat dekat. Dan itu bukan tentang Anda bisa bekerja ketika Anda tidur atau Anda bisa tidur ketika sedang bekerja. Bukan hal itu yang saya maksud. Saya membicarakan secara spesifik tentang fakta bahwa tidur dan kerja berbasis fase, atau kejadian yang berbasis tahapan. Jadi tidur adalah mengenai fase atau tahapan tidur -- beberapa orang menyebutnya dengan cara berbeda. Ada lima tahapan tidur, dan untuk bisa mencapai tidur yang sungguh-sungguh dalam, yang sungguh-sungguh lelap Anda harus melewati tahap-tahap sebelumnya. Dan ketika Anda terganggu ketika melewati tahap-tahap sebelumnya -- ketika seseorang menjatuhi Anda di kasur, atau jika ada suara berisik, atau apapun yang terjadi -- Anda tidak hanya sekedar terganggu di tahapan tertentu.
If you're interrupted and woken up, you have to start again. So you have to go back a few phases and start again. And what ends up happening -- you might have days like this where you wake up at eight or seven in the morning, or whenever you get up, and you're like, "I didn't sleep very well. I did the sleep thing -- I went to bed, I laid down, but I didn't really sleep." People say you go "to" sleep, but you don't go to sleep, you go towards sleep; it takes a while. You've got to go through phases and stuff, and if you're interrupted, you don't sleep well. So does anyone here expect someone to sleep well if they're interrupted all night? I don't think anyone would say yes. Why do we expect people to work well if they're being interrupted all day at the office? How can we possibly expect people to do their job if they go to the office and are interrupted? That doesn't really seem like it makes a lot of sense, to me.
Jika Anda terganggu dan terbangun, Anda harus memulai lagi dari awal. Jadi Anda harus kembali ke fase-fase sebelumnya dan memulai lagi dari awal. Dan pada akhirnya -- terkadang Anda mungkin memiliki hari-hari seperti ini ketika Anda bangun pada pukul delapan pagi, atau tujuh pagi, atau kapan pun Anda bangun, Anda merasa seperti, oh, saya tidak tidur dengan nyenyak. Saya tidur -- saya ke kasur, saya berbaring -- tapi saya tidak benar-benar tidur. Orang mengatakan Anda tidur, tapi Anda tidak benar-benar tidur, Anda seolah-olah tidur. Hanya butuh waktu sebentar; Anda harus melewati fase-fase tersebut. Dan jika Anda terganggu, Anda tidak dapat tidur dengan nyenyak. Jadi bagaimana kita dapat berharap -- apakah ada di sini yang berharap seseorang dapat tidur dengan nyenyak jika terganggu semalaman? Saya tidak merasa ada seorang pun yang akan mengatakan ya. Lalu mengapa kita berharap orang untuk bekerja dengan baik jika mereka terganggu seharian di kantor? Bagaimana mungkin kita berharap orang dapat melakukan pekerjaannya jika mereka pergi ke kantor untuk terganggu? Itu tidak masuk akal buat saya.
So what are the interruptions that happen at the office but not at other places? Because in other places, you can have interruptions like the TV, or you could go for a walk, or there's a fridge downstairs, or you've got your own couch, or whatever you want to do. If you talk to certain managers, they'll tell you that they don't want their employees to work at home because of these distractions. They'll sometimes also say, "If I can't see the person, how do I know they're working?" which is ridiculous, but that's one of the excuses that managers give. And I'm one of these managers. I understand. I know how this goes. We all have to improve on this sort of thing. But oftentimes they'll cite distractions: "I can't let someone work at home. They'll watch TV, or do this other thing." It turns out those aren't the things that are distracting, Because those are voluntary distractions. You decide when you want to be distracted by the TV, when you want to turn something on, or when you want to go downstairs or go for a walk. At the office, most of the interruptions and distractions that really cause people not to get work done are involuntary. So let's go through a couple of those.
Jadi gangguan apa yang terjadi di kantor yang tidak terjadi di tempat lain? Karena di tempat lain, Anda bisa mendapat banyak gangguan, seperti, sebutlah misalnya TV, atau Anda bisa jalan-jalan, atau ke kulkas di ruang bawah, atau tempat tidur Anda, atau apa pun yang Anda inginkan. Dan jika Anda berbicara pada manajer tertentu, mereka akan mengatakan bahwa mereka tidak mau karyawan mereka bekerja di rumah karena gangguan-gangguan tersebut. Mereka juga akan mengatakan -- kadang-kadang mereka juga akan mengatakan, "Ya, jika saya tidak dapat melihat orangnya, bagaimana saya tahu kalau mereka sedang bekerja?" yang tentu saja konyol, tapi itulah alasan yang para manajer berikan. Dan saya adalah salah satu dari manajer-manajer tersebut. Saya paham; saya tahu bagaimana itu berjalan. Kita semua harus memperbaiki hal ini. Tapi seringkali mereka akan mengatakan gangguan-gangguan tersebut. "Saya tidak bisa membiarkan seseorang bekerja di rumah. Mereka akan menonton TV. Mereka akan melakukan hal-hal lain." Ternyata hal-hal tersebut bukanlah hal-hal yang benar-benar mengganggu. Karena hal-hal tersebut adalah gangguan sukarela. Anda memutuskan ketika Anda mau terganggu oleh TV. Anda memutuskan ketika Anda mau menyalakan sesuatu. Anda memutuskan ketika Anda mau pergi ke ruang bawah atau pergi jalan-jalan. Di kantor, kebanyakan gangguan yang menyebabkan orang tidak menyelesaikan pekerjaannya tidak sukarela. Jadi mari kita melihat hal-hal tersebut.
Now, managers and bosses will often have you think that the real distractions at work are things like Facebook and Twitter and YouTube and other websites, and in fact, they'll go so far as to actually ban these sites at work. Some of you may work at places where you can't get to certain sites. I mean, is this China? What the hell is going on here? You can't go to a website at work, and that's the problem? That's why people aren't getting work done, because they're on Facebook and Twitter? That's kind of ridiculous. It's a total decoy. Today's Facebook and Twitter and YouTube, these things are just modern-day smoke breaks. No one cared about letting people take a smoke break for 15 minutes 10 years ago, so why does anyone care if someone goes to Facebook or Twitter or YouTube here and there? Those aren't the real problems in the office.
Sekarang, manajer-manajer dan bos-bos akan sering berpikir bahwa gangguan sebenarnya dalam bekerja adalah hal-hal seperti Facebook dan Twitter dan Youtube dan situs-situs lain. Bahkan, mereka melakukannya terlampau jauh dengan melarang situs-situs tersebut ketika bekerja. Beberapa dari Anda mungkin bekerja di tempat di mana Anda tidak mendapat akses ke situs-situs tertentu. Apakah ini China? Apa yang terjadi di sini? Anda tidak bsa mengunjungi situs ketika bekerja, dan itu adalah masalahnya, itu mengapa orang-orang tidak dapat menyelesaikan pekerjaan mereka, karena mereka mengunjungi Facebook dan Twitter? Itu adalah hal konyol. Benar-benar parah. Dan hari ini Facebook dan Twitter dan Youtube, hal-hal tersebut adalah istirahat merokok masa kini. Tidak ada orang yang peduli dengan membiarkan orang istirahat merokok selama 15 menit 10 tahun yang lalu, jadi mengapa orang ambil pusing dengan orang yang membuka Facebook di sana dan di sini, atau Twitter di sana dan di sini, atau Youtube di sana dan di sini? Hal tersebut bukanlah masalah yang sesungguhnya di kantor.
The real problems are what I like to call the M&Ms, the Managers and the Meetings. Those are the real problems in the modern office today. And this is why things don't get done at work, it's because of the M&Ms. Now what's interesting is, if you listen to all the places that people talk about doing work, like at home, in the car, on a plane, late at night, or early in the morning, you don't find managers and meetings. You find a lot of other distractions, but not managers and meetings. So these are the things that you don't find elsewhere, but you do find at the office. And managers are basically people whose job it is to interrupt people. That's pretty much what managers are for. They're for interrupting people. They don't really do the work, so they make sure everyone else is doing work, which is an interruption. We have lots of managers in the world now, and a lot of people in the world, and a lot of interruptions by these managers. They have to check in: "Hey, how's it going? Show me what's up." This sort of thing. They keep interrupting you at the wrong time, while you're actually trying to do something they're paying you to do, they tend to interrupt you. That's kind of bad.
Masalah yang sesungguhnya adalah yang saya sebut sebagai M&M manajer-manajer dan rapat-rapat (meetings). Itulah masalah yang sesungguhnya dalam kantor modern hari ini. Dan ini mengapa pekerjaan tidak selesai di tempat kerja, karena M&M itu tadi. Hal yang menarik adalah, jika Anda mendengarkan tempat-tempat yang orang katakan untuk mengerjakan sesuatu -- seperti di rumah, atau di mobil, atau di pesawat, atau larut malam, atau pagi buta -- Anda tidak menemukan manajer dan rapat; Anda menemukan banyak gangguan lain, tapi Anda tidak menemukan manajer dan rapat. Jadi dua hal tersebut adalah hal yang tidak akan Anda temui di mana pun, kecuali di kantor. Dan manajer pada dasarnya adalah orang yang pekerjaannya adalah untuk mengganggu orang lain. Itulah kegunaan dari manajer, mereka mengganggu orang lain. Mereka tidak benar-benar bekerja, jadi mereka harus memastikan orang lain melakukan pekerjaannya, ini gangguan. Dan kita memiliki banyak manajer di dunia sekarang. Dan banyak orang di dunia sekarang. Dan banyak gangguan di dunia karena manajer-manajer tersebut. Mereka harus mengecek: "Hei, bagaimana itu berjalan? Tunjukkan padaku apa yang terjadi," dan hal-hal semacamnya. Dan mereka tetap mengganggu Anda pada waktu yang salah, ketika Anda benar-benar mencoba melakukan sesuatu yang mereka bayar Anda untuk melakukannya, mereka cenderung untuk mengganggu Anda. Itu sangat buruk.
But what's even worse is the thing that managers do most of all, which is call meetings. And meetings are just toxic, terrible, poisonous things during the day at work.
Tapi yang lebih buruk lagi adalah hal yang manajer-manajer paling sering lakukan, yang disebut sebagai rapat. Rapat hanyalah racun, mengerikan, hal yang beracun sepanjang hari di tempat kerja.
(Laughter)
Kita semua tahu.
We all know this to be true, and you would never see a spontaneous meeting called by employees. It doesn't work that way. The manager calls the meeting so the employees can all come together, and it's an incredibly disruptive thing to do to people -- to say, "Hey look, we're going to bring 10 people together right now and have a meeting. I don't care what you're doing, you've got to stop doing it, so you can have this meeting." I mean, what are the chances that all 10 people are ready to stop? What if they're thinking about something important, or doing important work? All of a sudden you tell them they have to stop doing that to do something else. So they go into a meeting room, they get together, and they talk about stuff that doesn't really matter, usually. Because meetings aren't work. Meetings are places to go to talk about things you're supposed to be doing later.
Dan Anda tidak pernah melihat ada rapat mendadak yang diatur oleh karyawan; bukan begitu cara kerjanya. Manajer-manajer lah yang mengatur rapat, jadi karyawan-karyawan bisa berkumpul bersama, dan hal yang luar biasa mengganggu bagi orang -- adalah dengan mengatakan, "Hei lihat, kita akan mengumpulkan 10 orang bersama sekarang dan mengadakan rapat. Saya tidak peduli apa yang Anda lakukan. Anda harus menghentikan apa yang Anda lakukan sehingga Anda dapat menghadiri rapat ini." Maksud saya, bagaimana dengan kesempatan ketika 10 orang harus berhenti? Bagaimana jika mereka sedang memikirkan masalah yang penting? Bagaimana jika mereka sedang mengerjakan hal penting? Secara tiba-tiba Anda menyuruh mereka berhenti melakukannya untuk melakukan hal lain. Jadi mereka pergi ke ruang rapat, bersama-sama, dan mereka membicarakan hal yang biasanya tidak terlalu penting. Karena rapat bukanlah bekerja. Rapat adalah tempat untuk membicarakan sesuatu yang akan Anda lakukan nanti. Tapi rapat juga prokreasi.
But meetings also procreate. So one meeting tends to lead to another meeting, which leads to another meeting. There's often too many people in the meetings, and they're very, very expensive to the organization. Companies often think of a one-hour meeting as a one-hour meeting, but that's not true, unless there's only one person. If there are 10 people, it's a 10-hour meeting, not a one-hour meeting. It's 10 hours of productivity taken from the rest of the organization to have this one-hour meeting, which probably should have been handled by two or three people talking for a few minutes. But instead, there's a long scheduled meeting, because meetings are scheduled the way software works, which is in increments of 15 minutes, or 30 minutes, or an hour. You don't schedule an eight-hour meeting with Outlook; you can't. You can go 15 minutes or 30 minutes or 45 minutes or an hour. And so we tend to fill these times up when things should go really quickly.
Jadi satu rapat cenderung menjadi rapat lain dan menjadi rapat lainnya lagi. Sering terlalu banyak orang yang menghadiri rapat, dan rapat sangat sangat mahal untuk organisasi. Perusahaan sering berpikir satu jam rapat sebagai satu jam rapat, tapi itu tidak benar, kecuali hanya ada satu orang dalam rapat tersebut. Jika ada 10 orang dalam rapat, itu berarti 10 jam rapat, bukan satu jam rapat. 10 jam produktif diambil dari organisasi untuk melakukan satu jam rapat, yang mungkin bisa dilakukan oleh dua atau tiga orang yang membicarakannya selama beberapa menit saja. Tapi daripada seperti itu, jadwal rapat selalu panjang, karena rapat dijadwalkan sesuai dengan cara kerja piranti lunak, di mana rapat menjadi 15 menit, atau 30 menit, atau satu jam. Anda tidak menjadwalkan delapan jam rapat dengan Outlook. Anda tidak bisa. Saya bahkan tidak tahu jika Anda bisa. Anda bisa menjadwalkan 15 menit atau 30 menit atau 45 menit atau satu jam. Dan kita cenderung untuk mengisi waktu-waktu tersebut padahal seharusnya bisa dilakukan secara sangat cepat.
So meetings and managers are two major problems in businesses today, especially at offices. These things don't exist outside of the office. So I have some suggestions to remedy the situation. What can managers do -- enlightened managers, hopefully -- what can they do to make the office a better place for people to work, so it's not the last resort, but it's the first resort, so that people start to say, "When I really want to get stuff done, I go to the office." Because the offices are well-equipped; everything is there for them to do the work. But they don't want to go there right now, so how do we change that? I have three suggestions to share with you. I have about three minutes, so that'll fit perfectly.
Jadi rapat dan manajer adalah dua masalah utama dalam bisnis hari ini, terutama di kantor. Hal-hal tersebut tidak ada di luar kantor. Jadi saya memiliki beberapa saran untuk memperbaiki situasi. Apa yang manajer dapat lakukan -- manajer yang tercerahkan, harapannya -- apa yang dapat mereka lakukan untuk membuat kantor menjadi tempat yang lebih baik untuk bekerja, sehingga kantor tidak menjadi pilihan terakhir, tapi pilihan pertama? Supaya orang mulai berkata, "Ketika saya ingin menyelesaikan sesuatu, saya akan pergi ke kantor." Karena kantor sangat lengkap, segalanya ada di sana agar orang bekerja di sana, tapi mereka tidak mau pergi ke sana sekarang, jadi bagaimana kita mengubahnya? Saya memiliki tiga saran yang akan saya bagikan kepada Anda. Saya punya tiga menit, sangat pas sekali.
We've all heard of the Casual Friday thing. I don't know if people still do that. But how about "No-talk Thursdays?"
Kita semua pernah mendengar tentang hari Jumat kasual. Saya tidak tahu apakah orang-orang masih melakukannya. Tapi bagaimana dengan hari Kamis tanpa bicara.
(Laughter)
Bagaimana dengan --
Pick one Thursday once a month, and cut it in half, just the afternoon -- I'll make it easy for you. So just the afternoon, one Thursday. First Thursday of the month, just the afternoon, nobody in the office can talk to each other. Just silence, that's it. And what you'll find is that a tremendous amount of work gets done when no one talks to each other. This is when people actually get stuff done, is when no one's bothering them or interrupting them. Giving someone four hours of uninterrupted time is the best gift you can give anybody at work. It's better than a computer, better than a new monitor, better than new software, or whatever people typically use. Giving them four hours of quiet time at the office is going to be incredibly valuable. If you try that, I think you'll agree, and hopefully you can do it more often. So maybe it's every other week, or every week, once a week, afternoons no one can talk to each other. That's something that you'll find will really, really work.
ambil satu hari Kamis tiap bulan dan ambil hanya setengah hari saja misalkan dari siang -- saya akan membuatnya mudah untuk Anda. Jadi hanya dari siang, satu hari Kamis saja. Setiap hari Kamis pertama setiap bulan -- hanya dari siang -- tidak boleh ada yang saling bicara di kantor. Hening saja, hanya itu. Dan apa yang akan Anda temukan adalah banyak sekali pekerjaan yang dapat diselesaikan ketika tidak ada orang yang saling bicara. Waktu di mana orang benar-benar menyelesaikan sesuatu adalah ketika tidak ada yang mengganggu mereka, ketika tidak ada yang menginterupsi. Dan jika Anda dapat memberi seseorang -- memberi seseorang empat jam waktu tanpa gangguan itu adalah hadiah terbaik yang dapat Anda berikan kepada siapa pun dalam bekerja. Itu lebih baik daripada sebuah komputer. Lebih baik daripada monitor baru. Lebih baik daripada piranti lunak baru, atau apa pun yang biasanya digunakan orang. Memberikan empat jam waktu sunyi di kantor akan sangat berharga. Dan jika Anda mencoba melakukannya, saya pikir Anda akan setuju. Dan mungkin, saya harap Anda dapat melakukannya lebih sering. Jadi mungkin bisa dilakukan pada minggu-minggu lain, atau setiap minggu, seminggu sekali, dari siang tidak ada seorang pun yang bicara. Itu adalah sesuatu yang Anda temukan benar-benar akan bekerja.
Another thing you can try, is switching from active communication and collaboration, which is like face-to-face stuff -- tapping people on the shoulder, saying hi to them, having meetings, and replace that with more passive models of communication, using things like email and instant messaging, or collaboration products, things like that. Now some people might say email is really distracting, I.M. is really distracting, and these other things are really distracting, but they're distracting at a time of your own choice and your own choosing. You can quit the email app; you can't quit your boss. You can quit I.M.; you can't hide your manager. You can put these things away, and then you can be interrupted on your own schedule, at your own time, when you're available, when you're ready to go again. Because work, like sleep, happens in phases. So you'll be going up, doing some work, and then you'll come down from that work, and then maybe it's time to check that email or I.M. There are very, very few things that are that urgent, that need to happen, that need to be answered right this second. So if you're a manager, start encouraging people to use more things like I.M. and email and other things that someone can put away and then get back to you on their own schedule.
Hal lain yang bisa Anda coba adalah mengubah dari komunikasi dan kolaborasi aktif, seperti tatap muka, menyentuh bahu orang, menyapa mereka, mengadakan rapat, dan menggantinya dengan model komunikasi yang lebih pasif seperti email dan pesan instan (instant messaging - IM), atau produk-produk kolaborasi -- hal-hal semacam itu. Beberapa orang beranggapan bahwa email sangat mengganggu dan IM benar-benar mengganggu, dan hal-hal lain juga sama mengganggunya, tapi mereka mengganggu pada saat yang Anda pilih sendiri dan atas pilihan Anda. Anda dapat keluar dari email, tapi Anda tidak dapat menghindar dari bos Anda. Anda dapat keluar dari IM, tapi Anda tidak dapat menyembunyikan manajer Anda. Anda dapat menjauhi hal-hal tersebut, dan Anda dapat terganggu pada jadwal Anda sendiri, pada waktu Anda sendiri, ketika Anda memiliki waktu, ketika Anda siap lagi. Karena bekerja, seperti tidur, terjadi dalam fase-fase. Sehingga Anda akan mencapai puncak dan melakukan suatu pekerjaan, lalu Anda akan mereda dari melakukan pekerjaan tersebut, dan itu adalah waktu untuk mengecek email, atau mengecek IM. Dan sangat-sangat sedikit hal yang mendesak yang perlu terjadi, dan perlu direspon dalam detik itu juga. Jadi jika Anda adalah manajer, mulailah menganjurkan orang-orang untuk lebih sering menggunakan IM dan email dan hal-hal lain yang bisa orang jauhi dan kembali lagi pada jadwal mereka sendiri.
And the last suggestion I have is that, if you do have a meeting coming up, if you have the power, just cancel it. Just cancel that next meeting.
Dan saran terakhir yang saya punya adalah jika Anda memiliki rapat yang akan datang, jika Anda memiliki kekuatan, batalkan saja, batalkan saja rapat mendatang.
(Laughter)
Sekarang adalah Jumat -- jadi Senin, biasanya orang ada rapat hari Senin.
Today's Friday, usually people have meetings on Monday. Just don't have it. I don't mean move it; I mean just erase it from memory, it's gone. And you'll find out that everything will be just fine. All these discussions and decisions you thought you had to make at this one time at 9 a.m. on Monday, just forget about them, and things will be fine. People will have a more open morning, they can actually think. You'll find out all these things you thought you had to do, you don't actually have to do.
Batalkan saja. Saya tidak bermaksud untuk memindahkannya, Maksud saya adalah hapus itu dari ingatan, hilangkan rapat itu. Dan Anda akan menemukan bahwa semuanya akan baik-baik saja. Semua diskusi dan keputusan yang Anda pikir harus Anda buat pada satu waktu di jam 9 pada hari Senin. lupakan saja, dan semua akan baik-baik saja. Orang akan memiliki pagi yang lebih terbuka, mereka bisa berpikir, dan Anda akan menemukan bahwa mungkin hal yang Anda pikir harus Anda lakukan, tidak benar-benar harus Anda lakukan.
So those are just three quick suggestions I wanted to give you guys to think about. I hope that some of these ideas were at least provocative enough for managers and bosses and business owners and organizers and people who are in charge of other people, to think about laying off a little bit, and giving people more time to get work done. I think it'll all pay off in the end.
Jadi itu adalah tiga saran singkat yang ingin saya berikan kepada Anda sekalian untuk dipikirkan. Dan saya harap beberapa dari ide-ide tadi cukup provokatif bagi para manajer dan bos dan pemilik bisnis dan organisator dan orang yang bertanggung jawab terhadap orang lain untuk berpikir tentang membiarkan sejenak dan memberikan orang lebih banyak waktu untuk menyelesaikan sesuatu. Dan saya pikir hal tersebut akan terbayar pada akhirnya.
So, thanks for listening.
Terima kasih telah mendengarkan.
(Applause)
(Tepuk tangan)