Πρόκειται να μιλήσω για την εργασία και ειδικότερα γιατί οι άνθρωποι δεν φαίνεται να δουλεύουν στη δουλειά τους, ένα πρόβλημα που όλοι αντιμετωπίζουμε. Ας πάρουμε όμως τα πράγματα απ' την αρχή. Έχουμε επιχειρήσεις, μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς και φιλανθρωπικά ιδρύματα και όλα αυτά έχουν εργαζόμενους ή κάποιου είδους εθελοντές. Περιμένουν αυτοί οι άνθρωποι που εργάζονται γι' αυτούς να κάνουν σπουδαία δουλειά - ελπίζω τουλάχιστον. Καλή δουλειά έστω, τουλάχιστον καλή, αλλά ελπίζω σπουδαία. Αυτό που συνήθως κάνουν είναι να αποφασίζουν πως όλοι αυτοί πρέπει να είναι όλοι μαζί σε ένα μέρος για να δουλέψουν. Έτσι μια εταιρεία ή ένα φιλανθρωπικό ίδρυμα, ή οποιοσδήποτε οργανισμός, τυπικά, -εκτός κι αν εργάζεστε στην Αφρική εάν είστε αρκετά τυχεροί - απαιτούν απ' τους ανθρώπους να πάνε στο γραφείο κάθε μέρα. Έτσι αυτές οι εταιρείες, χτίζουν γραφεία. Πάνε κι αγοράζουν ή ενοικιάζουν ένα κτίριο, ή εκμισθώνουν κάποιο χώρο, και τον γεμίζουν με πράγματα. Τον γεμίζουν με τραπέζια ή γραφεία, καρέκλες, υπολογιστές, λογισμικό, πρόσβαση στο διαδίκτυο, ίσως ένα ψυγείο, ίσως κάποια άλλα πράγματα, και περιμένουν από τους υπαλλήλους ή τους εθελοντές τους, να έρχονται σε αυτό το μέρος κάθε μέρα και να κάνουν σπουδαία δουλειά. Μοιάζει να είναι απόλυτα λογικές οι απαιτήσεις τους.
So I'm going to talk about work; specifically, why people can't seem to get work done at work, which is a problem we all kind of have. But let's sort of start at the beginning. So, we have companies and non-profits and charities and all these groups that have employees or volunteers of some sort. And they expect these people who work for them to do great work -- I would hope, at least. At least good work, hopefully, at least it's good work -- hopefully great work. And so what they typically do is they decide that all these people need to come together in one place to do that work. So a company, or a charity, or an organization of any kind, unless you're working in Africa, if you're really lucky to do that -- most people have to go to an office every day. And so these companies, they build offices. They go out and they buy a building, or they rent a building, or they lease some space, and they fill this space with stuff. They fill it with tables, or desks, chairs, computer equipment, software, Internet access, maybe a fridge, maybe a few other things, and they expect their employees, or their volunteers, to come to that location every day to do great work. It seems like it's perfectly reasonable to ask that.
Παρ' όλα αυτά, εάν μιλήσετε με τους ανθρώπους αν αναρωτηθείτε για εσάς τους ίδιους, αν ρωτήσετε ακόμη και τον εαυτό σας, πού θέλετε να βρίσκεστε όταν θέλετε πραγματικά να ολοκληρώσετε κάτι θα διαπιστώσετε πως οι άνθρωποι δεν λένε αυτό που οι επιχειρήσεις περιμένουν. Εάν κάνετε στους ανθρώπους την ερώτηση: Πού χρειάζεται να πας όταν θέλεις πραγματικά να ολοκληρώσεις κάτι; Συνήθως παίρνετε τριών διαφορετικών ειδών απαντήσεις. Η μια μιλάει για κάποιο μέρος ή τοποθεσία, ή ένα δωμάτιο. Μια άλλη μιλάει για κάποιο κινητό αντικείμενο. Και μια τρίτη μιλάει για κάποια συγκεκριμένη ώρα.
However, if you actually talk to people and even question yourself, and you ask yourself, where do you really want to go when you really need to get something done? You'll find out that people don't say what businesses think they would say. If you ask people the question: Where do you need to go when you need to get something done? Typically, you get three different kinds of answers. One is kind of a place or a location or a room. Another one is a moving object, and a third is a time.
Ιδού μερικά παραδείγματα. Όταν ρωτάω τους ανθρώπους - και τους κάνω αυτήν την ερώτηση, εδώ και 10 χρόνια - λέω: "Που πηγαίνεις όταν θέλεις πραγματικά να ολοκληρώσεις μια εργασία;" Ακούω πράγματα όπως: στη βεράντα, στην ταράτσα, στην κουζίνα. Ακούω πράγματα όπως σ' ένα δωμάτιο του σπιτιού, στο υπόγειο, στην καφετέρια, στη βιβλιοθήκη. Έπειτα ακούς πράγματα όπως το τρένο, το αεροπλάνο, το αυτοκίνητο - στα μέσα μεταφοράς. Ακούς και ανθρώπους να λένε, "Δεν έχει σημασία πού βρίσκομαι, αρκεί να είναι νωρίς το πρωί ή πολύ αργά το βράδυ, ή Σαββατοκύριακο". Σχεδόν ποτέ δεν ακούς κάποιον ν' απαντάει "στο γραφείο". Οι επιχειρήσεις όμως δαπανούν τόσα λεφτά σ' αυτό που ονομάζουμε γραφείο, και υποχρεώνουν τους ανθρώπους να πηγαίνουν σ' αυτό καθημερινά, αν και δεν δουλεύουν στο γραφείο.
So here are some examples. I've been asking people this question for about 10 years: "Where do you go when you really need to get something done?" I'll hear things like, the porch, the deck, the kitchen. I'll hear things like an extra room in the house, the basement, the coffee shop, the library. And then you'll hear things like the train, a plane, a car -- so, the commute. And then you'll hear people say, "Well, it doesn't really matter where I am, as long as it's early in the morning or late at night or on the weekends." You almost never hear someone say, "The office." But businesses are spending all this money on this place called the office, and they're making people go to it all the time, yet people don't do work in the office.
Τι είναι πάλι αυτό; Για ποιο λόγο; Γιατί συμβαίνει; Αν το ψάξεις λίγο βαθύτερα, ανακαλύπτεις ότι οι άνθρωποι - να τι συμβαίνει - οι άνθρωποι πάνε στη δουλειά, αλλά στην ουσία, ανταλλάσσουν την εργάσιμη ημέρα τους με μια σειρά εργασιακών στιγμών. Αυτό συμβαίνει στο γραφείο. Δεν έχετε πλέον εργάσιμη ημέρα· έχετε εργάσιμες στιγμές. Η εξώπορτα του γραφείου μοιάζει με εργαλείο κοπής στην κουζίνα, εισέρχεστε και η μέρα σας τεμαχίζεται σε κομμάτια, επειδή έχετε 15 λεπτά εδώ και 30 λεπτά εκεί, και έπειτα συμβαίνει κάτι άλλο και σας αποσπά απ' τη δουλειά σας για να πάτε να το κάνετε, έπειτα έχετε άλλα 20 λεπτά και μετά είναι το διάλειμμα. Έπειτα προκύπτει κάτι άλλο, μετά έχετε 15 λεπτά και κάποιος σας παίρνει παράμερα για να σας ρωτήσει κάτι. Και πριν το καταλάβετε είναι πέντε η ώρα, ανασκοπείτε τη μέρα που πέρασε, και συνειδητοποιείτε πως δεν ολοκληρώσατε τίποτα. Όλοι το έχουμε ζήσει αυτό. Ίσως να ήταν μόλις χθες, προχθές, ή την αμέσως προηγούμενη ημέρα. Ανασκοπείς τη μέρα και σκέφτεσαι "δεν έκανα τίποτα σήμερα". Ήμουν στη δουλειά. Κάθισα στο γραφείο μου. Χρησιμοποίησα τον ακριβό υπολογιστή μου. Χρησιμοποίησα το λογισμικό που μου είπαν να χρησιμοποιώ. Πήγα στις επαγγελματικές συναντήσεις που μου ζήτησαν να πάω. Έκανα εκείνες τις κλήσεις συνδιάσκεψης. Τα έκανα όλα. Αλλά στην ουσία δεν έκανα τίποτα. Εκτελούσα αποστολές. Δεν ολοκλήρωσα ουσιώδεις εργασίες.
What is that about? (Laughter) Why is that? Why is that happening? And what you find out is, if you dig a little bit deeper, you find out that people -- this is what happens: People go to work, and they're basically trading in their work day for a series of "work moments" -- that's what happens at the office. You don't have a work day anymore. You have work moments. It's like the front door of the office is like a Cuisinart, and you walk in and your day is shredded to bits, because you have 15 minutes here, 30 minutes there, and something else happens, you're pulled off your work, then you have 20 minutes, then it's lunch, then you have something else to do ... Then you've got 15 minutes, and someone pulls you aside and asks you a question, and before you know it, it's 5 p.m., and you look back on the day, and you realize that you didn't get anything done. We've all been through this. We probably went through it yesterday or the day before, or the day before that. You look back on your day, and you're like, "I got nothing done today. I was at work. I sat at my desk. I used my expensive computer. I used the software they told me to use. I went to these meetings I was asked to go to. I did these conference calls. I did all this stuff. But I didn't actually do anything. I just did tasks. I didn't actually get meaningful work done."
Αυτό που ανακαλύπτεις, ειδικά με τους δημιουργικούς ανθρώπους -- σχεδιαστές, προγραμματιστές, συγγραφείς, μηχανικούς, στοχαστές - είναι πως οι εργαζόμενοι χρειάζονται μεγάλα διαστήματα αδιάκοπου χρόνου, για να ολοκληρώσουν κάτι. Δεν μπορείς να ζητήσεις από κάποιον να είναι δημιουργικός μέσα σε 15 λεπτά και να σκεφτεί για κάποιο πρόβλημα. Μπορεί να έχεις μια γρήγορη ιδέα, αλλά για να σκεφτείς σοβαρά ένα πρόβλημα να το εξετάσεις σχολαστικά, χρειάζεσαι μεγάλα διαστήματα αδιάκοπου χρόνου. Παρόλο που η εργάσιμη ημέρα είναι τυπικά οκτώ ώρες, πόσοι άνθρωποι έχουν οκτώ ώρες απερίσπαστοι στο γραφείο; Επτά ώρες; Έξι; Πέντε; Τέσσερις; Πότε ήταν η τελευταία φορά που είχατε δικές σας τρεις ώρες στο γραφείο; Δύο ώρες; Μια ίσως. Ελάχιστοι άνθρωποι έχουν μεγάλα διαστήματα αδιάκοπου χρόνου στο γραφείο. Γι' αυτό επιλέγουν να παίρνουν δουλειά στο σπίτι, ή πηγαίνουν στο γραφείο, αλλά τις πολύ πρωινές ώρες ή αργά τη νύχτα που δεν υπάρχει ψυχή ή μένουν παραπάνω όταν έχουν φύγει όλοι, ή πάνε τα Σαββατοκύριακα, ή διεκπεραιώνουν εργασίες στο αεροπλάνο, ή μέσα στο αυτοκίνητο και το τρένο επειδή εκεί παραμένουν απερίσπαστοι.
And what you find is that, especially with creative people -- designers, programmers, writers, engineers, thinkers -- that people really need long stretches of uninterrupted time to get something done. You cannot ask somebody to be creative in 15 minutes and really think about a problem. You might have a quick idea, but to be in deep thought about a problem and really consider a problem carefully, you need long stretches of uninterrupted time. And even though the work day is typically eight hours, how many people here have ever had eight hours to themselves at the office? How about seven hours? Six? Five? Four? When's the last time you had three hours to yourself at the office? Two hours? One, maybe? Very, very few people actually have long stretches of uninterrupted time at an office. And this is why people choose to do work at home, or they might go to the office, but they might go to the office really early in the day, or late at night when no one's around, or they stick around after everyone's left, or go in on the weekends, or they get work done on the plane, in the car or in the train, because there are no distractions.
Υπάρχουν πολλών ειδών περισπασμοί, αλλά το χειρότερο είδος δεν είναι αυτό για το οποίο θα μιλήσω σ' ένα λεπτό. Στο σύνολό του αυτό το φαινόμενο των μικρών χρονικών διαστημάτων για να ολοκληρωθούν διάφορες εργασίες, μου θυμίζει κάτι άλλο που δεν λειτουργεί όταν μας διακόπτουν, τον ύπνο. Πιστεύω πως ο ύπνος και η εργασία είναι πολύ στενά συνδεδεμένα. Δεν είναι μόνο το γεγονός ότι μπορείς να εργάζεσαι ενόσω κοιμάσαι και να κοιμάσαι ενόσω εργάζεσαι. Δεν εννοώ αυτό. Μιλάω συγκεκριμένα για το γεγονός ότι ο ύπνος και η εργασία είναι καταστάσεις που συμβαίνουν σε φάσεις, ή σε στάδια. Έτσι ο ύπνος έχει τις δικές του φάσεις ή στάδια, που μερικοί τα ονομάζουν διαφορετικά. Υπάρχουν πέντε συνολικά και για να βρεθούμε στις πολύ βαθιές φάσεις, αυτές που έχουν νόημα, πρέπει να περάσουμε από τις πρώιμες φάσεις. Εάν μας διακόψουν την ώρα που περνάμε από τις πρώιμες φάσεις αν κάποιος διακόψει τον ύπνο μας, ή αν ακουστεί ένας θόρυβος, ή αν συμβεί οτιδήποτε δεν συνεχίζεις από εκεί που έμεινες.
Now there are different kinds of distractions, but not the really bad distractions, which I'll talk about in a minute. And this whole phenomenon of having short bursts of time to get things done reminds me of another thing that doesn't work when you're interrupted, and that is sleep. I think that sleep and work are very closely related -- not because you can work while you're sleeping and sleep while you're working. That's not really what I mean. I'm talking specifically about the fact that sleep and work are phase-based, or stage-based, events. Sleep is about sleep phases, or stages -- some people call them different things. There are five of them, and in order to get to the really deep ones, the meaningful ones, you have to go through the early ones. If you're interrupted while you're going through the early ones -- if someone bumps you in bed, or there's a sound, or whatever happens -- you don't just pick up where you left off.
Ο ύπνος διακόπτεται και ξυπνάς και πρέπει ν' αποκοιμηθείς ξανά. Δηλαδή πρέπει να γυρίσεις κάποιες φάσεις πίσω και να ξαναρχίσεις. Τελικά αυτό που συμβαίνει - μερικές φορές μπορεί να είσαι έτσι για μέρες, να ξυπνάς στις οκτώ το πρωί, ή στις επτά το πρωί, ή όποτε σηκώνεσαι, και να λες "ωχ δεν κοιμήθηκα πολύ καλά. Έκανα πως κοιμάμαι - πήγα στο κρεβάτι, ξάπλωσα αλλά δεν κοιμήθηκα στ' αλήθεια". Ο κόσμος λέει ότι πας για ύπνο, αλλά στην ουσία δεν κοιμάσαι, οδεύεις προς τον ύπνο. Σου παίρνει κάποιο χρόνο για να περάσεις από όλα τα στάδια. Κι αν σε διακόψουν, δεν κοιμάσαι καλά. Πώς περιμένουμε λοιπόν - υπάρχει κανείς που περιμένει να κοιμηθεί καλά κάποιος που τον διακόπτουν όλη νύχτα; Δεν νομίζω ότι θα έλεγε κανείς ναι. Γιατί λοιπόν περιμένουμε από τους ανθρώπους να εργάζονται καλά εάν διακόπτονται όλη μέρα στο γραφείο; Πώς μπορούμε να περιμένουμε να κάνουν τη δουλειά τους εάν πηγαίνουν στο γραφείο για να διακόπτονται; Αυτό δεν βγάζει και πολύ νόημα για μένα.
If you're interrupted and woken up, you have to start again. So you have to go back a few phases and start again. And what ends up happening -- you might have days like this where you wake up at eight or seven in the morning, or whenever you get up, and you're like, "I didn't sleep very well. I did the sleep thing -- I went to bed, I laid down, but I didn't really sleep." People say you go "to" sleep, but you don't go to sleep, you go towards sleep; it takes a while. You've got to go through phases and stuff, and if you're interrupted, you don't sleep well. So does anyone here expect someone to sleep well if they're interrupted all night? I don't think anyone would say yes. Why do we expect people to work well if they're being interrupted all day at the office? How can we possibly expect people to do their job if they go to the office and are interrupted? That doesn't really seem like it makes a lot of sense, to me.
Ποιοι είναι λοιπόν οι περισπασμοί που συμβαίνουν στο γραφείο και δεν συμβαίνουν σε άλλα μέρη; Διότι και σε άλλα μέρη μπορεί να έχεις περισπασμούς, όπως την τηλεόραση, ή μια βόλτα, ίσως υπάρχει ένα ψυγείο στον κάτω όροφο, ή έχεις τον δικό σου καναπέ, ή οτιδήποτε άλλο θέλεις να κάνεις. Εάν μιλήσεις σε κάποιους διευθυντές, θα σου πουν πως δεν θέλουν οι υπάλληλοί τους να εργάζονται στο σπίτι λόγω των περισπασμών. Θα πουν επίσης μερικές φορές: "Εάν δεν μπορώ να δω το άτομο, πώς ξέρω ότι εργάζεται; κάτι που είναι γελοίο φυσικά, αλλά αυτή είναι μια από τις δικαιολογίες των διευθυντών. Είμαι ένας από αυτούς τους διευθυντές. Καταλαβαίνω· γνωρίζω το σκεπτικό. Πρέπει όλοι να βελτιωθούμε σ' αυτό. Συχνά πάντως οι διευθυντές επικαλούνται περισπασμούς. "Δεν μπορώ να αφήσω κάποιον να δουλεύει απ' το σπίτι. Θα δει τηλεόραση. Θα κάνει άλλο πράγμα." Αποδεικνύεται πως αυτά δεν είναι πράγματα που αποσπούν την προσοχή, διότι πρόκειται για οικειοθελείς περισπασμούς. Εσύ αποφασίζεις πότε θέλεις να απορροφηθείς από την TV. Εσύ αποφασίζεις πότε θέλεις να ανοίξεις κάτι. Εσύ αποφασίζεις πότε θέλεις να κατέβεις στον κάτω όροφο ή να πας μια βόλτα. Στο γραφείο, οι περισσότερες διακοπές και περισπασμοί που κάνουν τους ανθρώπους να μην τελειώνουν μια εργασία είναι ακούσιοι. Ας δούμε μερικούς απ' αυτούς.
So what are the interruptions that happen at the office but not at other places? Because in other places, you can have interruptions like the TV, or you could go for a walk, or there's a fridge downstairs, or you've got your own couch, or whatever you want to do. If you talk to certain managers, they'll tell you that they don't want their employees to work at home because of these distractions. They'll sometimes also say, "If I can't see the person, how do I know they're working?" which is ridiculous, but that's one of the excuses that managers give. And I'm one of these managers. I understand. I know how this goes. We all have to improve on this sort of thing. But oftentimes they'll cite distractions: "I can't let someone work at home. They'll watch TV, or do this other thing." It turns out those aren't the things that are distracting, Because those are voluntary distractions. You decide when you want to be distracted by the TV, when you want to turn something on, or when you want to go downstairs or go for a walk. At the office, most of the interruptions and distractions that really cause people not to get work done are involuntary. So let's go through a couple of those.
Οι διευθυντές και τα αφεντικά θέλουν να πιστέψετε πως οι αληθινοί περισπασμοί στη δουλειά είναι πράγματα όπως το Φέισμπουκ, το Τουίτερ το Γιουτούμπ και άλλες ιστοσελίδες. Μάλιστα φτάνουν στο σημείο ν' απαγορεύουν την πρόσβαση σ' αυτές τις ιστοσελίδες από το γραφείο. Μερικοί από εσάς μπορεί να εργάζεστε σε μέρη απ' όπου δεν μπορείτε να μπείτε σε συγκεκριμένες ιστοσελίδες. Τι είναι εδώ, Κίνα; Τι στο καλό συμβαίνει εδώ; Δεν μπορείτε να πάτε σε κάποια σελίδα από το γραφείο, κι είναι άραγε αυτό το πρόβλημα, μήπως γι' αυτό οι άνθρωποι δεν τελειώνουν τις εργασίες τους, επειδή μπαίνουν στο Φέισμπουκ και στο Τουίτερ; Αυτό είναι γελοίο, είναι εντελώς παραπλανητικό. Το Φέισμπουκ, το Τουίτερ και το Γιουτούμπ, είναι τα μοντέρνα διαλείμματα για τσιγάρο. Κανένας δεν είχε πρόβλημα να επιτρέπει στους εργαζόμενους 15 λεπτών διάλειμμα για τσιγάρο πριν από δέκα χρόνια, γιατί λοιπόν ενδιαφέρονται εάν κάποιος μπαίνει στο Φέισμπουκ, στο Τουίτερ ή στο Γιουτούμπ αραιά και πού; Δεν είναι αυτά τα πραγματικά προβλήματα στο γραφείο.
Now, managers and bosses will often have you think that the real distractions at work are things like Facebook and Twitter and YouTube and other websites, and in fact, they'll go so far as to actually ban these sites at work. Some of you may work at places where you can't get to certain sites. I mean, is this China? What the hell is going on here? You can't go to a website at work, and that's the problem? That's why people aren't getting work done, because they're on Facebook and Twitter? That's kind of ridiculous. It's a total decoy. Today's Facebook and Twitter and YouTube, these things are just modern-day smoke breaks. No one cared about letting people take a smoke break for 15 minutes 10 years ago, so why does anyone care if someone goes to Facebook or Twitter or YouTube here and there? Those aren't the real problems in the office.
Τα αληθινά προβλήματα είναι αυτά που μ' αρέσει να ονομάζω τα Δ&Σ [λογοπαίγνιο με μάρκα καραμέλας] οι Διευθυντές και οι Συνεδριάσεις. Αυτά είναι τα σύγχρονα προβλήματα στο γραφείο. Αυτοί είναι οι λόγοι που δεν ολοκληρώνονται οι εργασίες, εξαιτίας των Δ&Σ. Αυτό που έχει ενδιαφέρον είναι, πως εάν ακούσετε τα μέρη στα οποία οι άνθρωποι θέλουν να εργάζονται όπως το σπίτι ή το αυτοκίνητο, ή το αεροπλάνο, ή αργά τη νύχτα, ή πολύ νωρίς το πρωί δεν θα βρείτε διευθυντές και συνεδριάσεις. Θα βρείτε πολλούς περισπασμούς, αλλά όχι διευθυντές και συνεδριάσεις. Αυτά τα δύο δεν τα βρίσκεις αλλού, παρά μόνο στο γραφείο. Οι διευθυντές είναι στην ουσία άνθρωποι που η δουλειά τους είναι να διακόπτουν τους άλλους. Αυτός είναι ο λόγος ύπαρξης των διευθυντών: να διακόπτουν. Δεν κάνουν πραγματική δουλειά, έτσι πρέπει να βεβαιόνονται ότι όλοι οι υπόλοιποι εργάζονται, πράγμα που είναι περισπασμός. Υπάρχουν πολλοί διευθυντές και πολλοί εργαζόμενοι, στον κόσμο αυτή τη στιγμή. Υπάρχουν και πολλοί περισπασμοί στον κόσμο εξ' αιτίας των διευθυντών. Πρέπει να τσεκάρουν "Πώς πας; Δείξε μου με τι ασχολείσαι", τέτοια πράγματα. Και σε διακόπτουν συνεχώς την πιο ακατάλληλη στιγμή, την ώρα που προσπαθείς να κάνεις αυτό για το οποίο σε πληρώνουν. έχουν την τάση να σε διακόπτουν.
The real problems are what I like to call the M&Ms, the Managers and the Meetings. Those are the real problems in the modern office today. And this is why things don't get done at work, it's because of the M&Ms. Now what's interesting is, if you listen to all the places that people talk about doing work, like at home, in the car, on a plane, late at night, or early in the morning, you don't find managers and meetings. You find a lot of other distractions, but not managers and meetings. So these are the things that you don't find elsewhere, but you do find at the office. And managers are basically people whose job it is to interrupt people. That's pretty much what managers are for. They're for interrupting people. They don't really do the work, so they make sure everyone else is doing work, which is an interruption. We have lots of managers in the world now, and a lot of people in the world, and a lot of interruptions by these managers. They have to check in: "Hey, how's it going? Show me what's up." This sort of thing. They keep interrupting you at the wrong time, while you're actually trying to do something they're paying you to do, they tend to interrupt you.
Αυτό είναι άσχημο. Αλλά το χειρότερο είναι αυτό που κάνουν οι διευθυντές περισσότερο απ' οτιδήποτε άλλο, να συγκαλούν συμβούλια. Τα συμβούλια είναι τοξικά, τρομερά, δηλητηριώδη πράγματα κατά τη διάρκεια της ημέρας στη δουλειά. Όλοι ξέρουμε πως αυτό είναι αλήθεια.
That's kind of bad. But what's even worse is the thing that managers do most of all, which is call meetings. And meetings are just toxic, terrible, poisonous things during the day at work. (Laughter)
Ποτέ δεν θα δείτε ένα αυθόρμητο συμβούλιο να συγκαλείται από υπαλλήλους. Δεν λειτουργεί έτσι. Ο διευθυντής συγκαλεί το συμβούλιο, έτσι ώστε οι υπάλληλοι να συγκεντρωθούν, κι αυτό είναι κάτι που αποδιοργανώνει απίστευτα τους εργαζόμενους να πεις "Ε κοίτα, θα συγκεντρώσουμε 10 άτομα τώρα για να κάνουμε συμβούλιο. Δεν με ενδιαφέρει με τι ασχολείσαι. Πρέπει να σταματήσεις ό,τι κάνεις ώστε να παρευρεθείς στο συμβούλιο." Ποιες είναι οι πιθανότητες να μπορούν και οι 10 ταυτόχρονα να σταματήσουν την εργασία τους; Κι αν σκέφτονται κάτι σημαντικό εκείνη την ώρα; Εάν κάνουν σημαντική δουλειά; Ξαφνικά τους λες ότι πρέπει να σταματήσουν αυτό που κάνουν για να κάνουν κάτι άλλο. Πηγαίνουν λοιπόν στο χώρο συσκέψεων, όλοι μαζί, και μιλούν για πράγματα που συνήθως δεν έχουν σημασία. Επειδή οι συσκέψεις δεν είναι εργασία. Οι συσκέψεις είναι το μέρος όπου πηγαίνεις να μιλήσεις για πράγματα που θα κάνεις αργότερα.
We all know this to be true, and you would never see a spontaneous meeting called by employees. It doesn't work that way. The manager calls the meeting so the employees can all come together, and it's an incredibly disruptive thing to do to people -- to say, "Hey look, we're going to bring 10 people together right now and have a meeting. I don't care what you're doing, you've got to stop doing it, so you can have this meeting." I mean, what are the chances that all 10 people are ready to stop? What if they're thinking about something important, or doing important work? All of a sudden you tell them they have to stop doing that to do something else. So they go into a meeting room, they get together, and they talk about stuff that doesn't really matter, usually. Because meetings aren't work. Meetings are places to go to talk about things
Οι συσκέψεις επίσης αναπαράγονται. Έτσι η μια σύσκεψη οδηγεί στην επόμενη και εκείνη στη μεθεπόμενη. Συνήθως είναι πάρα πολλά άτομα στη σύσκεψη, και κοστίζουν πολλά χρήματα στον οργανισμό. Οι εταιρείες σκέφτονται τις ωριαίες συσκέψεις, ως ωριαίες συσκέψεις, αλλά δεν είναι έτσι, εκτός κι αν παρευρίσκεται ένα μόνο άτομο. Εάν βρίσκονται 10 άτομα στη σύσκεψη, είναι δεκάωρη σύσκεψη, δεν είναι ωριαία. Πρόκειται για 10 ώρες παραγωγικότητας που αφαιρούνται από τον υπόλοιπο οργανισμό για να γίνει αυτή η ωριαία σύσκεψη, η οποία θα έπρεπε να έχει διεκπεραιωθεί από δυο-τρεις ανθρώπους, μέσα σε μερικά λεπτά. Αντ' αυτού, διεξάγεται μια χρονοβόρα σύσκεψη, επειδή τα συμβούλια προγραμματίζονται όπως λειτουργεί το λογισμικό, με προσθήκη 15 ή 30 λεπτών, ή μιας ώρας. Δεν προγραμματίζεις μια οκτάωρη σύσκεψη με το Άουτλουκ. Δεν μπορείς. Δεν ξέρω καν αν γίνεται. Μπορείς να έχεις 15, 30 ή 45 λεπτά, ή μια ώρα. Έτσι έχουμε την τάση να γεμίζουμε αυτές τις ώρες, ενώ τα πράγματα θα έπρεπε να κινούνται γοργά.
you're supposed to be doing later. But meetings also procreate. So one meeting tends to lead to another meeting, which leads to another meeting. There's often too many people in the meetings, and they're very, very expensive to the organization. Companies often think of a one-hour meeting as a one-hour meeting, but that's not true, unless there's only one person. If there are 10 people, it's a 10-hour meeting, not a one-hour meeting. It's 10 hours of productivity taken from the rest of the organization to have this one-hour meeting, which probably should have been handled by two or three people talking for a few minutes. But instead, there's a long scheduled meeting, because meetings are scheduled the way software works, which is in increments of 15 minutes, or 30 minutes, or an hour. You don't schedule an eight-hour meeting with Outlook; you can't. You can go 15 minutes or 30 minutes or 45 minutes or an hour. And so we tend to fill these times up when things should go really quickly.
Τα συμβούλια και οι διευθυντές, είναι τα δύο κυριότερα προβλήματα των επιχειρήσεων σήμερα, ειδικά στα γραφεία. Δεν υπάρχουν εκτός γραφείου. Έχω λοιπόν κάποιες προτάσεις για την εξυγίανση της κατάστασης. Τι μπορούν να κάνουν οι διευθυντές - οι φωτισμένοι διευθυντές ελπίζω - τι μπορούν να κάνουν ώστε να γίνει το γραφείο καλύτερος χώρος για τους εργαζόμενους, ώστε να μην είναι η τελευταία, αλλά η πρώτη τους επιλογή; Ώστε να αρχίσουν οι εργαζόμενοι να λένε: "Όταν θέλω να ολοκληρώσω μια εργασία, πηγαίνω στο γραφείο". Τα γραφεία είναι πλήρως εξοπλισμένα, διαθέτουν ό,τι χρειάζεται, για να κάνουν οι εργαζόμενοι τη δουλειά τους, αλλά τώρα δεν θέλουν να πηγαίνουν εκεί. Πώς λοιπόν μπορούμε αυτό να το αλλάξουμε; Έχω τρεις προτάσεις να μοιραστώ μαζί σας: Έχω περίπου τρία λεπτά, άρα είναι ό,τι πρέπει.
So meetings and managers are two major problems in businesses today, especially at offices. These things don't exist outside of the office. So I have some suggestions to remedy the situation. What can managers do -- enlightened managers, hopefully -- what can they do to make the office a better place for people to work, so it's not the last resort, but it's the first resort, so that people start to say, "When I really want to get stuff done, I go to the office." Because the offices are well-equipped; everything is there for them to do the work. But they don't want to go there right now, so how do we change that? I have three suggestions to share with you. I have about three minutes, so that'll fit perfectly.
Έχουμε ακούσει για τις Παρασκευές χωρίς επίσημο ντύσιμο. Δεν ξέρω αν το κάνουν ακόμη αυτό οι εργαζόμενοι. Τι θα λέγατε όμως για Πέμπτες χωρίς συζητήσεις; Τι θα λέγατε - να επιλέγεται μια Πέμπτη το μήνα, να κόβεται η μέρα στα δύο, ας πούμε το απόγευμα - σας το κάνω πολύ εύκολο. Και μόνο το απόγευμα, μια Πέμπτη, την πρώτη Πέμπτη του μήνα, μόνο το απόγευμα, κανείς να μην μιλάει σε κανέναν στο γραφείο. Σιωπή, τίποτ' άλλο. Θα δείτε ότι ένα τεράστιο ποσοστό εργασίών, θα ολοκληρώνεται όταν δεν μιλάτε μεταξύ σας. Τότε είναι που οι άνθρωποι ολοκληρώνουν τις εργασίες τους, όταν κανείς δεν τους ενοχλεί, κανείς δεν τους διακόπτει. Δίνοντας σε κάποιον τέσσερις ώρες αδιάκοπου χρόνου είναι το καλύτερο δώρο που μπορείτε να του κάνετε στη δουλειά. Καλύτερο κι από έναν υπολογιστή. Καλύτερο κι από ένα καινούργιο μόνιτορ. Καλύτερο κι από καινούργιο λογισμικό, ή οτιδήποτε χρησιμοποιούν συνήθως οι εργαζόμενοι. Τέσσερις ώρες σιωπής στο γραφείο θα αποδειχθούν ιδιαίτερα πολύτιμες. Εάν το δοκιμάσετε, πιστεύω θα συμφωνήσετε. Ίσως τότε να το κάνετε συχνότερα, ελπίζω. Μπορεί να γίνεται κάθε δεύτερη εβδομάδα, ή κάθε εβδομάδα, μια φορά την εβδομάδα, τα απογεύματα, να μη μιλάει κανείς σε κανέναν. Θα δείτε ότι λειτουργεί πολύ καλά.
We've all heard of the Casual Friday thing. I don't know if people still do that. But how about "No-talk Thursdays?" (Laughter) Pick one Thursday once a month, and cut it in half, just the afternoon -- I'll make it easy for you. So just the afternoon, one Thursday. First Thursday of the month, just the afternoon, nobody in the office can talk to each other. Just silence, that's it. And what you'll find is that a tremendous amount of work gets done when no one talks to each other. This is when people actually get stuff done, is when no one's bothering them or interrupting them. Giving someone four hours of uninterrupted time is the best gift you can give anybody at work. It's better than a computer, better than a new monitor, better than new software, or whatever people typically use. Giving them four hours of quiet time at the office is going to be incredibly valuable. If you try that, I think you'll agree, and hopefully you can do it more often. So maybe it's every other week, or every week, once a week, afternoons no one can talk to each other. That's something that you'll find will really, really work.
Κάτι άλλο που μπορείτε να δοκιμάσετε είναι η μετάβαση από την ενεργητική επικοινωνία και συνεργασία, δηλαδή, ό,τι γίνεται πρόσωπο με πρόσωπο, το χτύπημα του συνεργάτη στον ώμο, η καλημέρα, οι συσκέψεις, να αντικατασταθούν με πιο παθητικά μοντέλα επικοινωνίας χρησιμοποιώντας την ηλεκτρονική αλληλογραφία και άλλα τέτοια προϊόντα. Ίσως κάποιοι σκέφτονται πως η ηλεκτρονική αλληλογραφία αποσπά την προσοχή όπως και η αποστολή μηνυμάτων και όλα τ' αντίστοιχα προϊόντα, αλλά αυτά μας αποσπούν όταν εμείς το επιλέγουμε. Μπορείς να κλείσεις την εφαρμογή της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, όχι όμως και το αφεντικό σου. Μπορείς να κλείσεις τα μηνύματα, αλλά όχι και τον διευθυντή σου. Μπορείς να τ' απομακρύνεις όλα αυτά, και τότε αποσπάσαι όταν το επιλέγεις εσύ, ανάλογα με το πρόγραμμά σου και το χρόνο σου, όταν είσαι διαθέσιμος, όταν είσαι έτοιμος. Επειδή η εργασία, όπως και ο ύπνος, συμβαίνει σε φάσεις. Έτσι θα συγκεντρώνεσαι και θα κάνεις λίγη δουλειά, κι έπειτα θα χαλαρώνεις από τη δουλειά και θα τσεκάρεις ίσως τα μηνύματα ή την ηλεκτρονική αλληλογραφία σου. Πολύ λίγα πράγματα είναι τόσο επείγοντα που πρέπει να γίνουν, ή να απαντηθούν την ίδια στιγμή. Εάν είσαι διευθυντής, άρχισε να ενθαρρύνεις τους ανθρώπους να χρησιμοποιούν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και τα μηνύματα κι άλλα προγράμματα που μπορεί κάποιος ν' αφήσει κατά μέρος και ν' απαντήσει αργότερα, όπως βολεύει το πρόγραμμά του.
Another thing you can try, is switching from active communication and collaboration, which is like face-to-face stuff -- tapping people on the shoulder, saying hi to them, having meetings, and replace that with more passive models of communication, using things like email and instant messaging, or collaboration products, things like that. Now some people might say email is really distracting, I.M. is really distracting, and these other things are really distracting, but they're distracting at a time of your own choice and your own choosing. You can quit the email app; you can't quit your boss. You can quit I.M.; you can't hide your manager. You can put these things away, and then you can be interrupted on your own schedule, at your own time, when you're available, when you're ready to go again. Because work, like sleep, happens in phases. So you'll be going up, doing some work, and then you'll come down from that work, and then maybe it's time to check that email or I.M. There are very, very few things that are that urgent, that need to happen, that need to be answered right this second. So if you're a manager, start encouraging people to use more things like I.M. and email and other things that someone can put away and then get back to you on their own schedule.
Η τελευταία πρόταση που θέλω να κάνω είναι αν έχετε προγραμματίσει κάποια σύσκεψη και έχετε τη δύναμη, απλά ακυρώστε την. Ακυρώστε την επόμενη σύσκεψη. Σήμερα είναι Παρασκευή - τη Δευτέρα συνήθως οι εργαζόμενοι έχουν συσκέψεις. Μην την κάνετε. Δεν εννοώ να την αναβάλλετε, εννοώ σβήστε την εντελώς από τη μνήμη σας. Τελείωσε. Θα δείτε ότι όλα θα πάνε καλά. Αυτές τις συζητήσεις και τις αποφάσεις που νομίζατε ότι πρέπει να πάρετε εκείνη την ώρα, στις 9 το πρωί της Δευτέρας, ξεχάστε τις και όλα θα πάνε καλά. Οι εργαζόμενοι που έχουν πιο ελεύθερο πρωινό, μπορούν να σκεφτούν κι ίσως ανακαλύψετε ότι όσα σκεφτόσασταν πως πρέπει να κάνετε, δεν χρειάζεται να τα κάνετε.
And the last suggestion I have is that, if you do have a meeting coming up, if you have the power, just cancel it. Just cancel that next meeting. (Laughter) Today's Friday, usually people have meetings on Monday. Just don't have it. I don't mean move it; I mean just erase it from memory, it's gone. And you'll find out that everything will be just fine. All these discussions and decisions you thought you had to make at this one time at 9 a.m. on Monday, just forget about them, and things will be fine. People will have a more open morning, they can actually think. You'll find out all these things you thought you had to do, you don't actually have to do.
Αυτές είναι οι τρεις προτάσεις που ήθελα να σας κάνω ώστε να τις σκεφτείτε. Εύχομαι κάποιες από αυτές τις ιδέες να ήταν τουλάχιστον αρκετά προκλητικές για τους διευθυντές, τα αφεντικά, τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων τους διοργανωτές και τους ανθρώπους που είναι υπεύθυνοι για άλλους ανθρώπους, ώστε να σκεφτούν να χαλαρώσουν λιγάκι και να δώσουν στους εργαζόμενους περισσότερο χρόνο για να ολοκληρώσουν τις εργασίες τους. Να σκεφτούν ότι αυτό θ' αποδώσει καρπούς στο τέλος.
So those are just three quick suggestions I wanted to give you guys to think about. I hope that some of these ideas were at least provocative enough for managers and bosses and business owners and organizers and people who are in charge of other people, to think about laying off a little bit, and giving people more time to get work done. I think it'll all pay off in the end.
Σας ευχαριστώ που με ακούσατε.
So, thanks for listening.
(Χειροκρότημα)
(Applause)