I've always secretly wanted to be a machine. I felt like if I was a machine, I'd never let things fall through the cracks, I wouldn't forget things, and I'd do everything I needed to do on time every time. I knew there were people out there that were like this, and I wanted to know what makes them tick.
Tôi vẫn luôn thầm mong được biến thành một cỗ máy. Tôi cảm thấy nếu là một cỗ máy, tôi sẽ chẳng bao giờ bỏ sót thứ gì cả, tôi sẽ không quên lên quên xuống và luôn làm mọi việc cần thiết đúng lúc. Tôi biết có nhiều người cũng muốn vậy, và tôi muốn biết lý do họ mong vậy.
[The Way We Work]
[Cách ta làm việc]
So a few years ago, I started a newsletter called Super Organizers, where I profiled 50 of the top performers in a variety of fields. I've talked to managers who track everything they do in a day in 15-minute increments. I've talked to investors who keep spreadsheets of every single person they’ve ever met, and CEOs who keep their calendars basically empty and rarely ever do meetings, ever.
Vài năm trước, tôi bắt đầu bản tin Người Siêu giỏi Sắp xếp, vinh danh 50 người nổi bật nhất ở nhiều lĩnh vực. Tôi đã nói chuyện với các quản lý theo dõi mọi thứ họ làm mỗi ngày trong 15 phút. Tôi nói chuyện với các nhà đầu tư lập bảng tính về mỗi người họ từng gặp, và những CEO toàn để trống lịch và hiếm khi họp hành. Tôi cũng đã thử nghiệm rất nhiều mẹo
I've also experimented with a lot of hacks myself to try to get me closer to my ideal. I've taped my mouth shut while I'm sleeping and stared at a sunlamp to increase my energy levels. I visualized my compassionate self and tried all sorts of supplements to hack my body chemistry. Sometimes the things I try work, and sometimes they don’t. Sometimes they're just kind of ridiculous. But I want to share with you the best trick I've learned in all of my exploring.
để tiến gần lý tưởng của mình. Tôi đã bịt kín miệng khi đang ngủ và nhìn chằm chằm đèn mặt trời để tăng mức năng lượng. Tôi hình dung bản thể nhân ái của mình và thử nhiều thực phẩm chức năng để vận dụng tối ưu phản ứng cơ thể. Thỉnh thoảng, các cách này được như ý, thỉnh thoảng lại không. Đôi khi chúng thật nực cười. Nhưng tôi muốn chia sẻ mẹo hay nhất tôi học được trong mọi lần khám quá. Lý tưởng trở thành một cỗ máy thực chất là một cái bẫy.
The ideal of being a machine is actually a trap. It gets in the way of our productivity because it makes us blind to the roots of our actual problems. We are not machines, we’re emotional beings. And learning to skillfully recognize and work with our emotions is the only way to actually be productive day-to-day. Guilt, shame, fear, so often they're at the base of what's going on for us in ways that we barely understand. What's underneath our productivity problems isn't just a need for a new tool or system, but something going on in our emotional lives. And being aware of and observing how our emotions can affect us can open up a lot of flexibility and freedom to make progress when we'd otherwise be stuck. I found that the most productive people in the world, the ones who are most machine-like, actually recognize this and they often do three things to work with it. They're aware when they have a problem, they observe what's going on without judgment so they can understand it, and they keep experimenting with systems or teams, mindsets and tools until it changes. This might sound simple, and it is, but it's actually very hard to do because at each stage we get blocked and twisted up by the shame, guilt, fear and doubt -- the things that get in the way of seeing things clearly. To do this well requires a level of emotional mastery that is very difficult to practice. So let me walk you through it and show you how it can work.
Nó cản trở năng suất ta vì nó khiến ta mù quáng trước gốc rễ các vấn đề thực tế của mình. Ta không phải những cỗ máy, ta là con người có xúc cảm. Và việc học cách khéo léo nhận ra và kiểm soát cảm xúc của ta là cách duy nhất để làm việc hiệu quả hàng ngày. Cảm giác tội lỗi, xấu hổ, sợ hãi, thường là gốc rễ những gì đang xảy ra mà ta hầu như không hiểu. Ẩn sau các vấn đề về năng suất không chỉ là nhu cầu về công cụ hay hệ thống mới, mà còn là điều gì đó phát sinh từ đời sống tình cảm. Và việc nhận thức và quan sát sự ảnh hưởng của cảm xúc có thể giúp ta thêm linh hoạt và tự do để tiến bộ khi ta bị mắc kẹt. Tôi thấy những người năng suất nhất thế giới, những người giống máy móc nhất, thật sự nhận ra điều này và họ thường làm ba việc để giải quyết nó. Họ nhận thức khi gặp vấn đề, họ quan sát mọi việc mà không phán xét, nên họ có thể hiểu vấn đề, và họ tiếp tục thử nghiệm với hệ thống hoặc đội ngũ, tư duy và công cụ đến khi nó thay đổi. Nghe có vẻ đơn giản và đúng vậy đấy, nhưng thật sự rất khó thực hiện vì ở mỗi giai đoạn, ta bị vướng bận và rối bời trong xấu hổ, tội lỗi, sợ hãi và nghi ngờ -- những thứ cản trở ta nhìn rõ mọi thứ. Để làm tốt điều này đòi hỏi có trình độ làm chủ cảm xúc mà rất khó tập luyện. Vì vậy để tôi nói sơ qua và chỉ ra cơ chế hoạt động của nó.
Awareness is the first step. That means being aware of problems in your productivity. But that's harder than it seems. No matter what the issue is, it's much easier to ignore it and hope that it goes away than to admit that something's wrong. We feel like we should be able to just do better. We feel like, well, that's the job, I should just suck it up. Whatever the problems that you're encountering in your productivity, you might not think about them that often because it's pretty painful.
Nhận thức là bước đầu tiên. Tức là nhận thức được vấn đề về năng suất của bạn. Nhưng làm khó hơn nói. Dù vấn đề là gì, thì dễ nhất là làm ngơ và hi vọng nó trôi qua thay vì thừa nhận có gì đó không ổn. Chúng ta cảm thấy mình có thể làm tốt hơn. Chúng ta cảm thấy, đời là thế mà, tôi nên chấp nhận hiện thực này. Dù bạn gặp bất kỳ vấn đề nào về năng suất của mình, có lẽ bạn không thường nghĩ về chúng vì nó khá đau đớn.
But there's magic in becoming aware of the problems that we're ordinarily not aware of. The most productive people have regular practices that they use to maintain that awareness. Sometimes it's journaling, sometimes it's mindfulness, sometimes it's just a walk, sometimes it's therapy. But everyone has something.
Nhưng có điều kỳ diệu trong việc nhận thức vấn đề mà ta thường không nhận ra. Những người làm việc hiệu quả có những thói quen để duy trì nhận thức đó. Đôi khi là viết nhật ký, đôi khi là chánh niệm, đôi khi chỉ là đi dạo, đôi khi là trị liệu. Nhưng ai cũng có thói quen.
Here's an example from my own life. I have a ton of trouble staying on top of my inbox. I'm the CEO of a start-up, and so this was really hard for me to admit at first. It seemed like an indictment of me and my ability to be successful if my inbox was a mess. But last year, after a lot of reflection, I realized that I had to face the fact that the backlog was causing problems throughout my company.
Đây là ví dụ từ cuộc sống của tôi. Tôi gặp cả đống vấn đề khi kiểm soát mục tin nhắn. Tôi là CEO của một công ty khởi nghiệp và ban đầu rất khó để thừa nhận điều này. Nó như bản cáo trạng về tôi và khả năng thành công của tôi nếu hộp thư đến lộn xộn. Nhưng năm ngoái, sau nhiều suy nghĩ, tôi nhận ra mình cần đối diện với thực tế rằng tin nhắn tồn đọng đang gây rắc rối cho cả công ty. Khi nhận thức được vấn đề, tôi có thể bắt đầu bước tiếp theo: quan sát.
Once I was aware of the problem, I could start the next step: observation. When I moved into the observation stage, I wanted to see with as little judgment as possible what usually leads to my inbox being crowded. Observing without judgment was really difficult for me. My sense of doubt and fear came up. I thought: Should I really need to do this? I really felt like I should just be able to get through my inbox without any problems. But once I got beneath that, I began to notice something really surprising. There were actually many periods where I was on top of my inbox. It's just that every couple of weeks there would be a shift where it would just turn into a giant mess. And it had a very specific trigger, either a single email I really didn't want to deal with or a really busy period in my life where I couldn't look at my inbox for a day or two. And when this happened, emails would start to pile up, and I’d start to feel shame. I'd avoid my inbox and the pile would just get way worse. It was a vicious cycle. Once I saw this, I realized that there was a logical place to intervene. What I really needed to do was to catch myself right at the point every couple of weeks where my clean inbox was turning into a mess. And if I could do that, I knew I could keep it clean the rest of the time.
Khi chuyển sang giai đoạn quan sát, tôi muốn càng ít phán xét càng tốt về nguyên nhân khiến hộp thư quá tải. Tôi thấy thật khó để quan sát mà không phán xét. Mối nghi hoặc và sợ hãi kéo đến. Tôi nghĩ: Mình có cần làm việc này? Tôi cảm thấy mình có thể xử lý chỗ tin nhắn mà không gặp vấn đề gì. Nhưng khi tôi gặp phải, tôi nhận thấy một điều rất bất ngờ. Thật sự có nhiều khi tôi vẫn có thể giải quyết cả đống thư từ đó. Nhưng cứ vài tuần lại có chuyển biến và chuyện hóa thành mớ hỗn độn khổng lồ. Và có nguyên nhân cụ thể, có thể là email duy nhất mà tôi thực sự không muốn xử lý hoặc thời kỳ bận rộn trong đời tôi mà tôi không thể đọc thư trong một hay hai ngày. Và khi chuyện xảy ra, email lại chất đống và tôi lại cảm thấy xấu hổ. Tôi cứ lờ đi và thư lại thêm chồng chất. Cứ lặp đi lặp lại như vậy. Khi thấy vậy, tôi nhận ra có cách hợp lý để ngăn chặn việc này. Việc tôi thật sự cần làm là đôn đốc bản thân vào đúng những tuần mà hộp thư đang trống biến thành mớ lộn xộn. Và nếu làm được vậy, tôi biết sau này mình có thể giữ cho hộp thư gọn gàng. Việc này dẫn ta đến bước kế tiếp: thử nghiệm.
This brings us to the next step: experimentation. Once productive people have recognized a problem and observed its contours without judgment, they try new solutions to find out what works. Again, this can be really easy to get twisted up about. We're all filled with preconceptions about what's in and out of bounds to experiment with, and we're really boxed in by those preconceptions. We don't want to look silly or weak. But if we allow ourselves to find what works for us, we often find things that no one else would.
Khi người làm việc hiệu quả nhận ra vấn đề và quan sát nó mà không phán xét, họ sẽ thử những giải pháp mới để xem cách nào hiệu quả. Một lần nữa, điều này có thể rất dễ khiến bạn rối bời. Chúng ta đều có định kiến về những gì ở trong và ngoài giới hạn để thử nghiệm, và ta thực sự bị đóng khung trong những định kiến đó. Ta không muốn trông ngớ ngẩn hoặc yếu ớt. Nhưng nếu ta tự tìm cách phù hợp với bản thân, ai cũng đều tìm ta cách khác nhau. Tôi đã thử nhiều cách xử lý vấn đề hộp thư đến của mình.
I tried a lot of different experiments to deal with my inbox problems. I tried going to a new coffee shop every time I needed to power through some emails. I tried talking about it with my business partner and other people at my company to try to lower my sense of shame about it. I tried a one-touch email strategy, I tried only checking my email twice a day. But none of these really solved the problem completely. So I kept going and I had a big insight. I figured out I might be able to use my own desire not to let people down to help me get through my inbox. I'm lucky enough to split a virtual assistant with my business partner, so I wondered, what if I put an hour on my calendar a few times a week where they would babysit me. At the beginning of the hour, they'd message me and ask me how many emails I had in my inbox. And at the end of the hour, they'd message me again to ask how many I'd gotten done. I used my virtual assistant, but you could use anyone in your life. A family member or friend who struggles with something similar
Tôi thử đến quán cà phê mới mỗi khi cần thêm năng lượng để xử lý thư từ. Tôi thử tâm sự với đối tác kinh doanh và đồng nghiệp công ty để cố giảm bớt cảm giác xấu hổ. Tôi thử chiến lược email một chạm, tôi thử chỉ kiểm tra thư hai lần một ngày. Nhưng không cách nào xử lý triệt để vấn đề. Vì vậy tôi cứ tiếp tục và nhận ra một điều sâu sắc. Tôi nhận ra có thể tận dụng hy vọng không làm mọi người thất vọng để xử lý đống thư gửi đến. Tôi may mắn dùng chung trợ lý ảo với đối tác kinh doanh của mình, nên tôi tự hỏi nếu tôi dành ra một giờ vài lần trong một tuần để họ hỗ trợ tôi thì sao nhỉ. Vào đầu giờ, họ sẽ nhắn tin và hỏi tôi số lượng email trong hộp thư đến. Và cuối giờ, họ nhắn tin lần nữa và hỏi tôi đã xử lý được bao nhiêu. Tôi sử dụng trợ lý ảo, nhưng bạn có thể nhờ bất kỳ ai. Thành viên gia đình hay bạn bè cũng đang gặp vấn đề tương tự và đề xuất trao đổi.
and propose a trade. It literally takes a couple of seconds to message back and forth.
Chỉ mất vài giây để gửi tin nhắn qua lại. Khi tôi cân nhắc việc này, phản ứng tức thời của tôi là xấu hổ.
When I started to consider this, my immediate reaction was shame. I felt like I should not need a babysitter to do my work. And I dreaded the conversation where I had to ask for this kind of thing. I also dreaded admitting it to anyone else. It all seemed very silly, but I decided to try it anyway. And it turns out just that little interaction a few times a week makes a gigantic difference for me. Getting a message from my assistant keeps me on task on my email and prevents the piles from being created, which makes it really easy for me to keep my inbox clean at every other time. And now I'm sitting here almost a year later with a clean inbox on a consistent basis. This may not work for you, but it does work for me. You might find that other approaches are better, like transferring your emails to your to-do list or making sure you’re following a one-touch inbox strategy or maybe even examining why you need to get through your inbox in the first place. But the only way to find that out is to try it.
Tôi cảm thấy mình không nên cần người hỗ trợ trong công việc. Và tôi sợ cuộc trò chuyện mà tôi yêu cầu sự giúp đỡ này. Tôi cũng sợ phải thừa nhận với người khác. Nghe có vẻ cực kỳ ngớ ngẩn, nhưng dù sao tôi đã quyết định làm thử. Và hóa ra chỉ chút tương tác vài lần một tuần tạo ra khác biệt lớn đối với tôi. Nhận tin nhắn từ trợ lý giúp tôi tập trung xử lý thư và ngăn thư bị chất đống, lần nào cũng giúp tôi dễ dàng dọn sạch đống thư. Và giờ đây, sau gần một năm, hộp thư của tôi vẫn thường gọn gàng. Có thể cách này không hiệu quả với bạn nhưng với tôi thì có đấy. Bạn có thể tìm được cách khác tốt hơn, như chuyển email vào danh sách cần làm hay đảm bảo bạn làm theo chiến lược hộp thư một chạm hay thậm chí xác định lý do bạn cần xử lý hộp thư ngay từ đầu. Nhưng cách duy nhất tìm ra là thử nghiệm. Điều tôi nhận ra trong quá trình khám phá
What I've realized in all of my exploring is that I actually didn't really ever want to be a machine. I just felt guilty and ashamed for not being one. And once I started to work with that, everything changed for me.
rằng tôi không thật sự muốn làm cỗ máy. Tôi chỉ thấy tội lỗi và xấu hổ vì không được như vậy. Và khi tôi bắt tay giải quyết việc đó, mọi thứ đã thay đổi.
We think productivity is about software, notebooks and to-do lists frameworks, calendars, schedules and inboxes. And it is all of those things, but it's also about our brains and our bodies. It's about our emotions and how they guide us and sometimes get in our way. If you turn over the rock of productivity, you can find a lot hiding underneath. Identifying what's there is the best productivity hack I know.
Ta nghĩ năng suất liên quan đến phần mềm, sổ sách và danh sách cần làm, khuôn khổ, lịch, lịch trình và hộp thư đến. Và đúng là vậy, nhưng còn liên quan đến não bộ và cơ thể ta. Nó là về cảm xúc và hướng tác động và đôi khi là cản trở của nó đến ta. Nếu lật ngược tảng đá năng suất, bạn có thể tìm thấy nhiều thứ ẩn bên dưới. Xác định được những thứ đó là mẹo năng suất hay nhất mà tôi biết.