I've always secretly wanted to be a machine. I felt like if I was a machine, I'd never let things fall through the cracks, I wouldn't forget things, and I'd do everything I needed to do on time every time. I knew there were people out there that were like this, and I wanted to know what makes them tick.
Secretamente eu sempre quis ser uma máquina. Eu sentia que se eu fosse uma máquina, nunca deixaria as coisas escaparem, não esqueceria as coisas, e eu sempre faria tudo pontualmente. Eu sabia que havia pessoas assim por aí e queria saber o que as motiva.
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So a few years ago, I started a newsletter called Super Organizers, where I profiled 50 of the top performers in a variety of fields. I've talked to managers who track everything they do in a day in 15-minute increments. I've talked to investors who keep spreadsheets of every single person they’ve ever met, and CEOs who keep their calendars basically empty and rarely ever do meetings, ever.
Anos atrás, comecei um boletim informativo, o Super Organizadores, e tracei o perfil de 50 dos melhores desempenhos em vários campos. Gerentes que acompanham tudo o que fazem em um dia em incrementos de 15 minutos. Com investidores que têm planilhas de todas as pessoas que conheceram e CEOs com calendários basicamente vazios e que raramente fazem reuniões.
I've also experimented with a lot of hacks myself to try to get me closer to my ideal. I've taped my mouth shut while I'm sleeping and stared at a sunlamp to increase my energy levels. I visualized my compassionate self and tried all sorts of supplements to hack my body chemistry. Sometimes the things I try work, and sometimes they don’t. Sometimes they're just kind of ridiculous. But I want to share with you the best trick I've learned in all of my exploring.
Eu também experimentei muitos truques para atingir meu ideal. Eu vedei a minha boca para dormir e olhei para uma lâmpada solar para elevar minha energia. Visualizei meu eu compassivo e tentei suplementos para hackear a química do meu corpo. Às vezes, as coisas que tento funcionam, e outras vezes não. Às vezes, elas são meio ridículas. mas quero compartilhar o melhor truque que aprendi nas minhas explorações. O ideal de ser uma máquina é uma armadilha.
The ideal of being a machine is actually a trap. It gets in the way of our productivity because it makes us blind to the roots of our actual problems. We are not machines, we’re emotional beings. And learning to skillfully recognize and work with our emotions is the only way to actually be productive day-to-day. Guilt, shame, fear, so often they're at the base of what's going on for us in ways that we barely understand. What's underneath our productivity problems isn't just a need for a new tool or system, but something going on in our emotional lives. And being aware of and observing how our emotions can affect us can open up a lot of flexibility and freedom to make progress when we'd otherwise be stuck. I found that the most productive people in the world, the ones who are most machine-like, actually recognize this and they often do three things to work with it. They're aware when they have a problem, they observe what's going on without judgment so they can understand it, and they keep experimenting with systems or teams, mindsets and tools until it changes. This might sound simple, and it is, but it's actually very hard to do because at each stage we get blocked and twisted up by the shame, guilt, fear and doubt -- the things that get in the way of seeing things clearly. To do this well requires a level of emotional mastery that is very difficult to practice. So let me walk you through it and show you how it can work.
Isso atrapalha nossa produtividade porque nos torna cegos para as raízes de nossos problemas. Não somos máquinas, somos seres emocionais. E aprender a reconhecer e trabalhar com nossas emoções é a única maneira de ser produtivo no dia a dia. Culpa, vergonha, medo, às vezes estão na base do que acontece conosco de formas que mal entendemos. O que está por trás dos problemas não é só a necessidade de uma nova ferramenta ou sistema, mas algo em nossa vida emocional. E estar ciente e observar como nossas emoções podem nos afetar pode abrir muita flexibilidade e liberdade para progredir quando estamos bloqueados. Descobri que as pessoas mais produtivas do mundo, as mais parecidas com máquinas, reconhecem isso e fazem três coisas para trabalhar com isso. Eles estão cientes do problema, observam sem julgamento para que possam entendê-lo e continuam experimentando sistemas ou equipes, mentalidades e ferramentas até mudar. Isso pode parecer simples, e é. Mas na verdade, é muito difícil, pois em cada estágio que ficamos bloqueados e distorcidos pela vergonha, culpa, medo e dúvida - há coisas que atrapalham a visão clara. Fazer isso bem requer um nível de domínio emocional que é muito difícil de praticar. Deixe-me mostrar como isso pode funcionar.
Awareness is the first step. That means being aware of problems in your productivity. But that's harder than it seems. No matter what the issue is, it's much easier to ignore it and hope that it goes away than to admit that something's wrong. We feel like we should be able to just do better. We feel like, well, that's the job, I should just suck it up. Whatever the problems that you're encountering in your productivity, you might not think about them that often because it's pretty painful.
A conscientização é o primeiro passo. Isso significa estar ciente dos problemas em sua produtividade. Isso é mais difícil do que parece. Não importa qual seja o problema, é mais fácil ignorá-lo e esperar que desapareça do que admitir que algo está errado. Sentimos que deveríamos ser capazes de fazer melhor. Sentimos que esse é o trabalho, só deveríamos aceitar. Quaisquer que sejam seus problemas com sua produtividade, você pode não pensar neles com tanta frequência porque é muito doloroso.
But there's magic in becoming aware of the problems that we're ordinarily not aware of. The most productive people have regular practices that they use to maintain that awareness. Sometimes it's journaling, sometimes it's mindfulness, sometimes it's just a walk, sometimes it's therapy. But everyone has something.
Mas há mágica em se tomar consciente dos problemas dos quais normalmente não temos consciência. As pessoas mais produtivas usam práticas regulares para manter essa consciência. Às vezes é um diário, às vezes é atenção plena, uma caminhada, uma terapia. Mas todo mundo tem algo.
Here's an example from my own life. I have a ton of trouble staying on top of my inbox. I'm the CEO of a start-up, and so this was really hard for me to admit at first. It seemed like an indictment of me and my ability to be successful if my inbox was a mess. But last year, after a lot of reflection, I realized that I had to face the fact that the backlog was causing problems throughout my company.
Aqui está um exemplo da minha própria vida. Tenho muitos problemas em esvaziar minha caixa de entrada. Sou o CEO de uma startup e, no início, foi difícil admitir isso. Parecia uma acusação contra minha capacidade de ser bem-sucedido, ter os emails bagunçados. Ano passado, após muita reflexão, vi que tinha que enfrentar que o acúmulo causava problemas em toda a empresa. Ciente do problema, eu poderia começar a próxima etapa: observação.
Once I was aware of the problem, I could start the next step: observation. When I moved into the observation stage, I wanted to see with as little judgment as possible what usually leads to my inbox being crowded. Observing without judgment was really difficult for me. My sense of doubt and fear came up. I thought: Should I really need to do this? I really felt like I should just be able to get through my inbox without any problems. But once I got beneath that, I began to notice something really surprising. There were actually many periods where I was on top of my inbox. It's just that every couple of weeks there would be a shift where it would just turn into a giant mess. And it had a very specific trigger, either a single email I really didn't want to deal with or a really busy period in my life where I couldn't look at my inbox for a day or two. And when this happened, emails would start to pile up, and I’d start to feel shame. I'd avoid my inbox and the pile would just get way worse. It was a vicious cycle. Once I saw this, I realized that there was a logical place to intervene. What I really needed to do was to catch myself right at the point every couple of weeks where my clean inbox was turning into a mess. And if I could do that, I knew I could keep it clean the rest of the time.
Ao passar pelo estágio de observação, queria ver com o mínimo de julgamento possível o que geralmente lota a minha caixa de entrada. Observar sem julgar foi muito difícil para mim. Minha dúvida e medo surgiram. Eu pensei: realmente preciso fazer isso? Achava que deveria lidar com a minha caixa de entrada sem problemas. Mas uma vez que fui além disso, comecei a notar algo surpreendente. Havia muitos períodos em que eu estava no controle dela. Só que algo mudava a cada duas semanas e ela se transformava em uma bagunça. E havia um gatilho específico, seja um único e-mail com o qual eu não queria lidar, ou um período atribulado em que não via as mensagens por um dia ou dois. E quando isso acontecia, os e-mails acumulavam e me sentia envergonhado. Eu evitava minha caixa de entrada e a pilha aumentava. Era um ciclo vicioso. Assim que vi isso, percebi que havia um lugar lógico para intervir. O que eu precisava era me pegar a cada duas semanas nesse ponto que a caixa de entrada estava ficando bagunçada. Fazendo isso, sabia que poderia mantê-la limpa o resto do tempo. Próximo passo: a experimentação.
This brings us to the next step: experimentation. Once productive people have recognized a problem and observed its contours without judgment, they try new solutions to find out what works. Again, this can be really easy to get twisted up about. We're all filled with preconceptions about what's in and out of bounds to experiment with, and we're really boxed in by those preconceptions. We don't want to look silly or weak. But if we allow ourselves to find what works for us, we often find things that no one else would.
Após as pessoas produtivas reconhecerem um problema e observarem seus contornos sem julgamento, tentam novas soluções para ver o que funciona. Novamente, isso pode ser muito fácil de se confundir. Estamos cheios de preconceitos sobre o que está dentro e fora dos limites para experimentar, e estamos presos a esses preconceitos. Não queremos parecer tolos ou fracos. Se nos permitirmos descobrir o que funciona para nós, às vezes é algo que ninguém mais faria. Tentei várias coisas para lidar com meus problemas de caixa de entrada.
I tried a lot of different experiments to deal with my inbox problems. I tried going to a new coffee shop every time I needed to power through some emails. I tried talking about it with my business partner and other people at my company to try to lower my sense of shame about it. I tried a one-touch email strategy, I tried only checking my email twice a day. But none of these really solved the problem completely. So I kept going and I had a big insight. I figured out I might be able to use my own desire not to let people down to help me get through my inbox. I'm lucky enough to split a virtual assistant with my business partner, so I wondered, what if I put an hour on my calendar a few times a week where they would babysit me. At the beginning of the hour, they'd message me and ask me how many emails I had in my inbox. And at the end of the hour, they'd message me again to ask how many I'd gotten done. I used my virtual assistant, but you could use anyone in your life. A family member or friend who struggles with something similar
Tentei ir a uma nova cafeteria quando precisava ler alguns e-mails. Falar sobre isso com meu parceiro de negócios e outros na empresa para diminuir minha vergonha. Tentei a estratégia de e-mail de um toque, checar o e-mail duas vezes ao dia. Mas nenhuma delas resolveu completamente. Então eu continuei e tive uma visão. Descobri que poderia usar o meu desejo de não decepcionar as pessoas para me ajudar com isso. Eu divido um assistente virtual com meu parceiro de negócios, então pensei: e se eu colocasse um horário no meu calendário algumas vezes por semana como minha babá. No início da hora, me mandava mensagem perguntando quantos e-mails eu tinha. E no final da hora, me enviava uma nova mensagem perguntando quantos eu tinha feito. Usei o assistente virtual, mas você pode usar qualquer pessoa. Um membro da família ou amigo que luta com algo semelhante e propor uma troca.
and propose a trade. It literally takes a couple of seconds to message back and forth.
Leva literalmente alguns segundos. No início, minha reação imediata foi de vergonha.
When I started to consider this, my immediate reaction was shame. I felt like I should not need a babysitter to do my work. And I dreaded the conversation where I had to ask for this kind of thing. I also dreaded admitting it to anyone else. It all seemed very silly, but I decided to try it anyway. And it turns out just that little interaction a few times a week makes a gigantic difference for me. Getting a message from my assistant keeps me on task on my email and prevents the piles from being created, which makes it really easy for me to keep my inbox clean at every other time. And now I'm sitting here almost a year later with a clean inbox on a consistent basis. This may not work for you, but it does work for me. You might find that other approaches are better, like transferring your emails to your to-do list or making sure you’re following a one-touch inbox strategy or maybe even examining why you need to get through your inbox in the first place. But the only way to find that out is to try it.
Senti que não deveria precisar de babá para fazer meu trabalho. E eu temia a conversa em que tinha que pedir esse tipo de coisa. Eu também temia admitir isso para outra pessoa. Parecia tudo muito bobo, mas resolvi tentar assim mesmo. E acontece que essa pequena interação algumas vezes por semana faz uma grande diferença para mim. Receber uma mensagem do assistente me mantém na função e evita que as pilhas sejam criadas, o que facilita que eu a mantenha limpa a qualquer momento. Eu estou aqui quase um ano depois com uma caixa de entrada limpa de forma consistente. Isso pode não funcionar para você, mas funciona para mim. Outras abordagens podem ser melhores, como transferir seus emails para a lista de tarefas, ou a estratégia de um toque da caixa de entrada, ou examinar a razão de acessar sua caixa de entrada em primeiro lugar. Mas a única maneira de descobrir é tentando. O que percebi em todos os meus testes é que eu nunca quis ser uma máquina.
What I've realized in all of my exploring is that I actually didn't really ever want to be a machine. I just felt guilty and ashamed for not being one. And once I started to work with that, everything changed for me.
Eu me senti culpado e envergonhado por não ser uma. E tudo mudou quando comecei a trabalhar isso.
We think productivity is about software, notebooks and to-do lists frameworks, calendars, schedules and inboxes. And it is all of those things, but it's also about our brains and our bodies. It's about our emotions and how they guide us and sometimes get in our way. If you turn over the rock of productivity, you can find a lot hiding underneath. Identifying what's there is the best productivity hack I know.
Achamos que produtividade é sobre software, notebooks e listas de tarefas, estruturas, calendários, agendas e caixas de entrada. E é tudo isso, mas também é sobre nossos cérebros e corpos. Nossas emoções e como elas nos guiam e às vezes nos atrapalham. Se você virar a pedra da produtividade, poderá encontrar muita coisa escondida. Identificar o que está lá é o melhor truque de produtividade.