I've always secretly wanted to be a machine. I felt like if I was a machine, I'd never let things fall through the cracks, I wouldn't forget things, and I'd do everything I needed to do on time every time. I knew there were people out there that were like this, and I wanted to know what makes them tick.
Ho sempre segretamente voluto essere una macchina. Pensavo che, diventando una macchina non mi sarebbe mai sfuggito niente, o dimenticato niente, e avrei fatto sempre qualunque cosa in tempo. Sapevo dell’esistenza di persone del genere, e volevo sapere cosa le rende così.
[The Way We Work]
[Come Funzioniamo]
So a few years ago, I started a newsletter called Super Organizers, where I profiled 50 of the top performers in a variety of fields. I've talked to managers who track everything they do in a day in 15-minute increments. I've talked to investors who keep spreadsheets of every single person they’ve ever met, and CEOs who keep their calendars basically empty and rarely ever do meetings, ever.
Così, alcuni anni fa, ho creato la rubrica “Super Organizzatori”, in cui ho esaminato 50 delle persone più produttive in vari campi. Ho parlato con manager che pianificano le giornate in intervalli di 15 minuti. Con investitori che stilano liste di ogni persona che incontrano, e con dirigenti che mantengono i calendari semivuoti e non fanno riunioni quasi mai.
I've also experimented with a lot of hacks myself to try to get me closer to my ideal. I've taped my mouth shut while I'm sleeping and stared at a sunlamp to increase my energy levels. I visualized my compassionate self and tried all sorts of supplements to hack my body chemistry. Sometimes the things I try work, and sometimes they don’t. Sometimes they're just kind of ridiculous. But I want to share with you the best trick I've learned in all of my exploring.
Ho anche sperimentato vari trucchi di persona per avvicinarmi al mio ideale. Mi sono tappato la bocca per dormire e ho fissato una lampada per aumentare la mia energia. Ho immaginato un me stesso virtuoso e provato ogni tipo di integratori per migliorare il mio corpo. A volte le cose che provo funzionano, e a volte non lo fanno. A volte sono solo un po’ ridicole. Ma voglio parlarvi del trucco migliore che ho imparato nella mia ricerca. L’ideale di essere una macchina è in realtà una trappola.
The ideal of being a machine is actually a trap. It gets in the way of our productivity because it makes us blind to the roots of our actual problems. We are not machines, we’re emotional beings. And learning to skillfully recognize and work with our emotions is the only way to actually be productive day-to-day. Guilt, shame, fear, so often they're at the base of what's going on for us in ways that we barely understand. What's underneath our productivity problems isn't just a need for a new tool or system, but something going on in our emotional lives. And being aware of and observing how our emotions can affect us can open up a lot of flexibility and freedom to make progress when we'd otherwise be stuck. I found that the most productive people in the world, the ones who are most machine-like, actually recognize this and they often do three things to work with it. They're aware when they have a problem, they observe what's going on without judgment so they can understand it, and they keep experimenting with systems or teams, mindsets and tools until it changes. This might sound simple, and it is, but it's actually very hard to do because at each stage we get blocked and twisted up by the shame, guilt, fear and doubt -- the things that get in the way of seeing things clearly. To do this well requires a level of emotional mastery that is very difficult to practice. So let me walk you through it and show you how it can work.
Ostacola la produttività perché ci rende ciechi alle radici dei nostri veri problemi. Noi non siamo macchine, siamo esseri emotivi. E imparare a riconoscere e a lavorare con le nostre emozioni è l’unico modo per essere produttivi giorno dopo giorno. Colpevolezza, vergogna, paura, spesso influenzano la nostra vita in modi che capiamo a malapena. La causa della scarsa produttività non è solo la mancanza di strumenti, ma qualcosa che riguarda la nostra vita emotiva. E la consapevolezza e lo studio di come le emozioni ci influenzano può rivelarci flessibilità e libertà di progresso quando saremmo altrimenti bloccati. Ho scoperto che le persone più produttive, quelle più somiglianti alle macchine, riconoscono questo fatto e spesso fanno tre cose per affrontarlo. Si accorgono di quando hanno un problema, osservano cosa succede senza giudicare per poter capire il problema, e continuano a sperimentare con sistemi o gruppi, atteggiamenti e strumenti finché non cambia. Potrebbe sembrare semplice, e lo è, ma è in realtà difficile farlo perché ad ogni passo siamo bloccati e tormentati da vergogna, colpevolezza, paura e dubbio, che ci impediscono di fare chiarezza. Per farlo c’è bisogno di un livello di competenza emotiva che è difficile mettere in pratica. Lasciate che vi spieghi e vi mostri come funziona.
Awareness is the first step. That means being aware of problems in your productivity. But that's harder than it seems. No matter what the issue is, it's much easier to ignore it and hope that it goes away than to admit that something's wrong. We feel like we should be able to just do better. We feel like, well, that's the job, I should just suck it up. Whatever the problems that you're encountering in your productivity, you might not think about them that often because it's pretty painful.
La consapevolezza è il primo passo. Questo significa essere consapevoli dei problemi di produttività. Ma è più difficile di quanto sembri. Qualunque sia il problema, è molto più facile ignorarlo e sperare che vada via che ammettere che qualcosa non va. Pensiamo che dovremmo riuscire a fare di meglio. Pensiamo che se una cosa va fatta, dobbiamo stringere i denti e farla. Qualunque siano i problemi nella vostra produttività, potreste non pensarci spesso perché è piuttosto avvilente.
But there's magic in becoming aware of the problems that we're ordinarily not aware of. The most productive people have regular practices that they use to maintain that awareness. Sometimes it's journaling, sometimes it's mindfulness, sometimes it's just a walk, sometimes it's therapy. But everyone has something.
Ma c’è del magico nel diventare consapevoli dei problemi di cui solitamente siamo ignari. Le persone più produttive hanno abitudini regolari per mantenere quella consapevolezza. Come tenere un diario, praticare la meditazione, fare una passeggiata, oppure andare in terapia. Ma ognuno ha qualcosa.
Here's an example from my own life. I have a ton of trouble staying on top of my inbox. I'm the CEO of a start-up, and so this was really hard for me to admit at first. It seemed like an indictment of me and my ability to be successful if my inbox was a mess. But last year, after a lot of reflection, I realized that I had to face the fact that the backlog was causing problems throughout my company.
Ecco un esempio tratto dalla mia esperienza. Faccio molta fatica a star dietro alle mie email. Dirigo una start-up, quindi all’inizio mi era difficile ammetterlo. Sembrava la dicesse lunga su di me e sul mio successo avere le email nel caos. Ma l’anno scorso, dopo molte riflessioni, ho capito di dover affrontare il fatto che stava causando problemi nell’azienda. Una volta consapevole del problema, sono passato oltre: all’osservazione.
Once I was aware of the problem, I could start the next step: observation. When I moved into the observation stage, I wanted to see with as little judgment as possible what usually leads to my inbox being crowded. Observing without judgment was really difficult for me. My sense of doubt and fear came up. I thought: Should I really need to do this? I really felt like I should just be able to get through my inbox without any problems. But once I got beneath that, I began to notice something really surprising. There were actually many periods where I was on top of my inbox. It's just that every couple of weeks there would be a shift where it would just turn into a giant mess. And it had a very specific trigger, either a single email I really didn't want to deal with or a really busy period in my life where I couldn't look at my inbox for a day or two. And when this happened, emails would start to pile up, and I’d start to feel shame. I'd avoid my inbox and the pile would just get way worse. It was a vicious cycle. Once I saw this, I realized that there was a logical place to intervene. What I really needed to do was to catch myself right at the point every couple of weeks where my clean inbox was turning into a mess. And if I could do that, I knew I could keep it clean the rest of the time.
Passato alla fase dell’osservazione, ho cercato di capire, giudicando il meno possibile, cosa porta di solito all’accumulo delle mie email. Osservare senza giudicare mi è stato molto difficile. Ha risvegliato il mio dubbio e la paura. Ho pensato: “È davvero necessario?” Pensavo di dover essere in grado di gestire le email senza problemi. Ma una volta andato oltre, ho iniziato a notare una cosa sorprendente. C’erano molti periodi in cui non avevo posta arretrata. Ma ogni paio di settimane c’era un momento in cui diventava un gran macello. E l’origine era molto specifica, o una singola email a cui proprio non volevo pensare o un periodo molto frenetico in cui non ho potuto leggere le email. E quando succedeva, le email si accumulavano, e io mi vergognavo. Evitavo la mia casella di posta e la pila di email cresceva. Era un circolo vizioso. Quando l’ho notato, ho capito che c’era una cosa logica da fare. Ciò che dovevo fare era fermarmi giusto al punto ogni paio di settimane in cui le email iniziavano ad accumularsi. Se fossi riuscito a farlo, avrei potuto tenerle ordinate sempre. Questo ci porta alla fase della sperimentazione.
This brings us to the next step: experimentation. Once productive people have recognized a problem and observed its contours without judgment, they try new solutions to find out what works. Again, this can be really easy to get twisted up about. We're all filled with preconceptions about what's in and out of bounds to experiment with, and we're really boxed in by those preconceptions. We don't want to look silly or weak. But if we allow ourselves to find what works for us, we often find things that no one else would.
Quando le persone produttive hanno riconosciuto e studiato il problema, provano soluzioni per scoprire quale funziona. Ancora una volta, è facile ingarbugliarsi nel farlo. Siamo tutti pieni di preconcetti su cosa sia appropriato sperimentare, e siamo davvero incatenati a questi preconcetti. Non vogliamo sembrare sciocchi o deboli. Ma se ci permettiamo di scoprire quello che funziona per noi, spesso facciamo scoperte uniche. Ho sperimentato molte cose per affrontare i miei problemi di email.
I tried a lot of different experiments to deal with my inbox problems. I tried going to a new coffee shop every time I needed to power through some emails. I tried talking about it with my business partner and other people at my company to try to lower my sense of shame about it. I tried a one-touch email strategy, I tried only checking my email twice a day. But none of these really solved the problem completely. So I kept going and I had a big insight. I figured out I might be able to use my own desire not to let people down to help me get through my inbox. I'm lucky enough to split a virtual assistant with my business partner, so I wondered, what if I put an hour on my calendar a few times a week where they would babysit me. At the beginning of the hour, they'd message me and ask me how many emails I had in my inbox. And at the end of the hour, they'd message me again to ask how many I'd gotten done. I used my virtual assistant, but you could use anyone in your life. A family member or friend who struggles with something similar
Ho provato nuovi bar ogni volta che dovevo affrontare le email. Ho provato a parlarne con il mio socio e con altre persone dell’azienda per provare meno vergogna. La tecnica da una volta e via, controllare le email solo due volte al giorno. Ma niente di tutto ciò ha risolto completamente il problema. Così ho continuato e ho avuto un’illuminazione. Ho scoperto di poter usare il mio desiderio di non deludere la gente per gestire le email. Condivido un assistente virtuale con il mio socio, così ho pensato di fissare un’ora alcune volte alla settimana in cui poteva farmi da babysitter. All’inizio dell’ora, mi scriveva per chiedermi quante email avessi da leggere. E, alla fine, mi scriveva di nuovo per chiedermi a quante avessi risposto. Io ho usato l’assistente, ma voi potete usare chiunque. Un familiare o un amico che ha un problema simile e aiutarvi a vicenda.
and propose a trade. It literally takes a couple of seconds to message back and forth.
Servono solo un paio di secondi per scambiarsi un messaggio. Quando ho iniziato a pensarci, me ne sono vergognato.
When I started to consider this, my immediate reaction was shame. I felt like I should not need a babysitter to do my work. And I dreaded the conversation where I had to ask for this kind of thing. I also dreaded admitting it to anyone else. It all seemed very silly, but I decided to try it anyway. And it turns out just that little interaction a few times a week makes a gigantic difference for me. Getting a message from my assistant keeps me on task on my email and prevents the piles from being created, which makes it really easy for me to keep my inbox clean at every other time. And now I'm sitting here almost a year later with a clean inbox on a consistent basis. This may not work for you, but it does work for me. You might find that other approaches are better, like transferring your emails to your to-do list or making sure you’re following a one-touch inbox strategy or maybe even examining why you need to get through your inbox in the first place. But the only way to find that out is to try it.
Non mi sarebbe dovuta servire una babysitter per fare il mio lavoro. E mi spaventava il dover chiedere questo genere di cosa. Mi spaventava anche ammetterlo ad altri. Sembrava una cosa molto sciocca, ma ho deciso di provarci comunque. E ho scoperto che quel piccolo scambio alcune volte alla settimana fa un’enorme differenza per me. Ricevere il messaggio mi mantiene concentrato sulle email e impedisce che si accumulino, facilitandomi il compito di tenere la mia casella di posta sempre ordinata. E ora sono qui, quasi un anno dopo, con una casella di posta regolarmente ordinata. Potrebbe non funzionare per voi, ma funziona per me. Voi potreste preferire altri approcci, come inserire le email in una lista di cose da fare o seguire la strategia da una volta e via o magari esaminare il perché facciate tanta fatica a gestire le email. Ma l’unico modo per scoprirlo è provare. Ciò che ho realizzato nella mia ricerca
What I've realized in all of my exploring is that I actually didn't really ever want to be a machine. I just felt guilty and ashamed for not being one. And once I started to work with that, everything changed for me.
è che non ho mai voluto davvero essere una macchina. Mi sentivo solo in colpa e mi vergognavo di non esserlo. E quando ho iniziato a lavorarci, tutto è cambiato.
We think productivity is about software, notebooks and to-do lists frameworks, calendars, schedules and inboxes. And it is all of those things, but it's also about our brains and our bodies. It's about our emotions and how they guide us and sometimes get in our way. If you turn over the rock of productivity, you can find a lot hiding underneath. Identifying what's there is the best productivity hack I know.
Pensiamo che la produttività sia fatta di software, quaderni, liste, schemi, calendari, programmi e caselle di posta. Ed è davvero tutto ciò, ma è anche questione di mente e corpo. Questione di emozioni, di come ci guidano e di come a volte ci ostacolano. Sotto l’ostacolo della produttività, puoi trovare nascoste molte cose. Scoprire cosa c’è dietro è il miglior trucco che conosco.