I've always secretly wanted to be a machine. I felt like if I was a machine, I'd never let things fall through the cracks, I wouldn't forget things, and I'd do everything I needed to do on time every time. I knew there were people out there that were like this, and I wanted to know what makes them tick.
Siempre quise ser una máquina en secreto. Pensaba que si fuera una máquina, no se me pasaría nada por alto, no se me olvidaría nada. Siempre cumpliría mis obligaciones puntualmente. Sabía que había gente así por ahí, y quería averiguar qué les motiva.
[The Way We Work]
[Nuestra forma de trabajar]
So a few years ago, I started a newsletter called Super Organizers, where I profiled 50 of the top performers in a variety of fields. I've talked to managers who track everything they do in a day in 15-minute increments. I've talked to investors who keep spreadsheets of every single person they’ve ever met, and CEOs who keep their calendars basically empty and rarely ever do meetings, ever.
Hace unos años creé el boletín <i>Superorganizadores</i>, donde tracé el perfil de 50 personas muy productivas en varios campos. Hablé con directores que controlan sus tareas diarias cada 15 minutos. Hablé con inversores que registran cada persona que han conocido y con directores generales con agendas casi vacías y que apenas organizan reuniones. Yo mismo he probado muchos trucos
I've also experimented with a lot of hacks myself to try to get me closer to my ideal. I've taped my mouth shut while I'm sleeping and stared at a sunlamp to increase my energy levels. I visualized my compassionate self and tried all sorts of supplements to hack my body chemistry. Sometimes the things I try work, and sometimes they don’t. Sometimes they're just kind of ridiculous. But I want to share with you the best trick I've learned in all of my exploring.
para acercarme a mi meta. Me pegué cinta en la boca mientras dormía. Miré una lámpara solar para aumentar mi energía. Visualicé mi yo compasivo y probé distintos suplementos para parchear mi química corporal. A veces lo que pruebo funciona y otras veces no. A veces son cosas un poco absurdas. Compartiré con Uds. el mejor truco que aprendí durante todo mi estudio. La meta de ser una máquina es en realidad una trampa.
The ideal of being a machine is actually a trap. It gets in the way of our productivity because it makes us blind to the roots of our actual problems. We are not machines, we’re emotional beings. And learning to skillfully recognize and work with our emotions is the only way to actually be productive day-to-day. Guilt, shame, fear, so often they're at the base of what's going on for us in ways that we barely understand. What's underneath our productivity problems isn't just a need for a new tool or system, but something going on in our emotional lives. And being aware of and observing how our emotions can affect us can open up a lot of flexibility and freedom to make progress when we'd otherwise be stuck. I found that the most productive people in the world, the ones who are most machine-like, actually recognize this and they often do three things to work with it. They're aware when they have a problem, they observe what's going on without judgment so they can understand it, and they keep experimenting with systems or teams, mindsets and tools until it changes. This might sound simple, and it is, but it's actually very hard to do because at each stage we get blocked and twisted up by the shame, guilt, fear and doubt -- the things that get in the way of seeing things clearly. To do this well requires a level of emotional mastery that is very difficult to practice. So let me walk you through it and show you how it can work.
Entorpece la productividad porque no nos deja ver la raíz del verdadero problema. No somos máquinas, tenemos emociones. Reconocer las emociones con destreza y trabajar con ellas es la única forma de ser productivos día tras día. La culpa, la vergüenza o el miedo suelen subyacer a lo que nos sucede y que apenas entendemos. Los problemas de productividad tapan la necesidad de una nueva herramienta o sistema, pero también nuestra vida afectiva. Ser conscientes de las emociones y observar sus efectos nos ofrecen flexibilidad y libertad para avanzar en caso de estancamiento. Descubrí que la gente más productiva del mundo, la que se parece más a una máquina, lo reconoce de hecho. Hacen tres cosas para trabajar así. Son conscientes del problema, observan lo que ocurre sin juzgarlo para poder comprenderlo, y siguen experimentando con sistemas o equipos, actitudes y herramientas hasta que cambia. Puede parecer sencillo y lo es, pero es difícil de hacer porque nos bloqueamos en cada fase y nos retorcemos de vergüenza, culpa, miedo y duda, que no nos dejan ver con claridad. Hacer esto bien requiere un nivel de dominio emocional que es muy difícil de practicar. Permítanme explicarles y mostrarles cómo funciona.
Awareness is the first step. That means being aware of problems in your productivity. But that's harder than it seems. No matter what the issue is, it's much easier to ignore it and hope that it goes away than to admit that something's wrong. We feel like we should be able to just do better. We feel like, well, that's the job, I should just suck it up. Whatever the problems that you're encountering in your productivity, you might not think about them that often because it's pretty painful.
El primer paso es la concienciación, es decir, ser conscientes de los problemas de su productividad. Es más difícil de lo que parece. Da igual el problema. Resulta más fácil ignorarlo y esperar que desaparezca que admitir que algo va mal. Creemos que deberíamos ser capaces de hacerlo mejor y pensamos “Bueno, así es el trabajo. Me tengo que aguantar.” Se encuentren los problemas de productividad que se encuentren, quizás no piensen demasiado en ellos porque es... muy doloroso.
But there's magic in becoming aware of the problems that we're ordinarily not aware of. The most productive people have regular practices that they use to maintain that awareness. Sometimes it's journaling, sometimes it's mindfulness, sometimes it's just a walk, sometimes it's therapy. But everyone has something.
Pero la magia está en ser conscientes de los problemas de los que no solemos serlo. Las personas más productivas practican de forma regular para mantener esa conciencia. A veces con un diario o con atención plena, a veces paseando o yendo a psicoterapia. Pero todos hacen algo.
Here's an example from my own life. I have a ton of trouble staying on top of my inbox. I'm the CEO of a start-up, and so this was really hard for me to admit at first. It seemed like an indictment of me and my ability to be successful if my inbox was a mess. But last year, after a lot of reflection, I realized that I had to face the fact that the backlog was causing problems throughout my company.
Les pondré un ejemplo personal. Me cuesta mucho mantener al día mi bandeja de entrada. Soy director general de una <i>startup</i> <i>y </i>fue difícil admitirlo al principio. Parecía una acusación contra mí y contra mi capacidad de éxito si mi bandeja era un caos. El año pasado, tras mucho reflexionar, me di cuenta de que debía aceptar que el retraso causaba problemas a la empresa. Una vez que fui consciente,
Once I was aware of the problem, I could start the next step: observation. When I moved into the observation stage, I wanted to see with as little judgment as possible what usually leads to my inbox being crowded. Observing without judgment was really difficult for me. My sense of doubt and fear came up. I thought: Should I really need to do this? I really felt like I should just be able to get through my inbox without any problems. But once I got beneath that, I began to notice something really surprising. There were actually many periods where I was on top of my inbox. It's just that every couple of weeks there would be a shift where it would just turn into a giant mess. And it had a very specific trigger, either a single email I really didn't want to deal with or a really busy period in my life where I couldn't look at my inbox for a day or two. And when this happened, emails would start to pile up, and I’d start to feel shame. I'd avoid my inbox and the pile would just get way worse. It was a vicious cycle. Once I saw this, I realized that there was a logical place to intervene. What I really needed to do was to catch myself right at the point every couple of weeks where my clean inbox was turning into a mess. And if I could do that, I knew I could keep it clean the rest of the time.
empecé el siguiente paso, la observación. Cuando entré en esta fase, quería ver, juzgando lo menos posible, qué suele provocar la saturación de mi bandeja. Me resultó difícil observar sin juzgar. Me surgieron dudas y miedo. Pensé “¿Tengo que hacer esto?“. Pensé que sería capaz de revisar todos mis correos sin problema. Cuando me puse con ello, empecé a notar algo sorprendente. En realidad había muchos períodos en los que mi bandeja estaba al día. Cada dos semanas había un cambio y se convertía en un caos enorme. Y lo desencadenaba algo muy concreto. O bien un correo que no quería atender o un período ajetreado y sin ver mi correo durante uno o dos días. Y cuando sucedía esto, los correos se acumulaban y me daba vergüenza. Evitaba la bandeja de entrada y el montón empeoraba. Era un círculo vicioso. Cuando lo vi, sabía que debía intervenir en un punto lógico. Lo que tenía que hacer era darme cuenta justo cada dos semanas, cuando mi bandeja empezaba a ser un caos. Si era capaz de eso, podría mantenerla limpia después.
This brings us to the next step: experimentation. Once productive people have recognized a problem and observed its contours without judgment, they try new solutions to find out what works. Again, this can be really easy to get twisted up about. We're all filled with preconceptions about what's in and out of bounds to experiment with, and we're really boxed in by those preconceptions. We don't want to look silly or weak. But if we allow ourselves to find what works for us, we often find things that no one else would.
Esto nos lleva al siguiente paso, la experimentación. Cuando la gente productiva admite el problema y observa sus características sin juzgar, prueban y ven qué solución funciona. Insisto, puede ser muy fácil enredarse con esto. Estamos llenos de ideas preconcebidas sobre los límites con los que se puede o no experimentar. Somos presos de estos prejuicios. No queremos parecer bobos o débiles. Pero si nos permitimos dar con lo que funciona, descubrimos lo que otros no pueden.
I tried a lot of different experiments to deal with my inbox problems. I tried going to a new coffee shop every time I needed to power through some emails. I tried talking about it with my business partner and other people at my company to try to lower my sense of shame about it. I tried a one-touch email strategy, I tried only checking my email twice a day. But none of these really solved the problem completely. So I kept going and I had a big insight. I figured out I might be able to use my own desire not to let people down to help me get through my inbox. I'm lucky enough to split a virtual assistant with my business partner, so I wondered, what if I put an hour on my calendar a few times a week where they would babysit me. At the beginning of the hour, they'd message me and ask me how many emails I had in my inbox. And at the end of the hour, they'd message me again to ask how many I'd gotten done. I used my virtual assistant, but you could use anyone in your life. A family member or friend who struggles with something similar
Probé muchas cosas diferentes para lidiar con el problema del correo. Probé una cafetería nueva para darle un empujón a los correos. Intentaba hablar de ello con mi socio y con otros compañeros para reducir mi sentimiento de culpa. Probé a simplificar el correo. Intenté mirar el correo dos veces al día. Pero nada de esto solucionó del todo el problema. Por tanto, seguí adelante y tuve una gran idea. Se me ocurrió utilizar mi propio deseo de no decepcionar a la gente para revisar el correo. Tengo la suerte de compartir un asistente virtual con mi socio. Así pues, me pregunté “¿Y si reservo una hora varias veces a la semana para que me ayuden?“. Al comenzar la hora, me preguntarían en un mensaje por el número de correos. Y al acabar la hora, me preguntarían cuántos había revisado. Usé un asistente virtual, pero vale cualquier persona, como un familiar o un amigo con un problema similar, y hagan un trato. Se tarda un par de segundos en intercambiarse mensajes.
and propose a trade. It literally takes a couple of seconds to message back and forth.
Cuando me lo planteé, reaccioné con vergüenza.
When I started to consider this, my immediate reaction was shame. I felt like I should not need a babysitter to do my work. And I dreaded the conversation where I had to ask for this kind of thing. I also dreaded admitting it to anyone else. It all seemed very silly, but I decided to try it anyway. And it turns out just that little interaction a few times a week makes a gigantic difference for me. Getting a message from my assistant keeps me on task on my email and prevents the piles from being created, which makes it really easy for me to keep my inbox clean at every other time. And now I'm sitting here almost a year later with a clean inbox on a consistent basis. This may not work for you, but it does work for me. You might find that other approaches are better, like transferring your emails to your to-do list or making sure you’re following a one-touch inbox strategy or maybe even examining why you need to get through your inbox in the first place. But the only way to find that out is to try it.
Creía que no me haría falta ayuda para hacer mi trabajo. Temía hablar con alguien para pedirle este tipo de favor y admitirle a otro el problema. Me parecía una tontería. Pero decidí probarlo. Pues resulta que esa simple interacción unas cuantas veces a la semana me supone una enorme diferencia. Un mensaje de mi asistente me mantiene atento al correo y evita su acumulación, lo que facilita mucho mantener la bandeja limpia en otros momentos. Y aquí estoy, casi un año después, con una bandeja de entrada siempre limpia. Quizá no le funcione a Uds., pero a mí sí. Puede que otros métodos les parezcan mejores, como pasar los correos a tareas pendientes, o asegurarse de simplificar la bandeja o, incluso, analizar primero por qué hay que revisar la bandeja. Pero la única forma de averiguarlo es probarlo.
What I've realized in all of my exploring is that I actually didn't really ever want to be a machine. I just felt guilty and ashamed for not being one. And once I started to work with that, everything changed for me.
Me he percatado durante todo mi estudio de que, en realidad, nunca quise ser una máquina. Me sentía culpable y avergonzado por no serlo. Una vez que empecé a trabajar así, todo cambió para mí.
We think productivity is about software, notebooks and to-do lists frameworks, calendars, schedules and inboxes. And it is all of those things, but it's also about our brains and our bodies. It's about our emotions and how they guide us and sometimes get in our way. If you turn over the rock of productivity, you can find a lot hiding underneath. Identifying what's there is the best productivity hack I know.
Creemos que la productividad va de programas, portátiles, tareas, esquemas, agendas, horarios y bandejas de entrada. Y es todo eso, pero también se trata del cerebro y del cuerpo. Se trata de nuestras emociones y de cómo nos guían y a veces estorban. Si volteamos la roca de la productividad, encontraremos debajo muchas cosas escondidas. Identificar lo que hay es el mejor truco para la productividad que conozco.