Ich wollte schon immer heimlich eine Maschine sein. Ich dachte, wäre ich eine Maschine, dann kümmere ich mich um alles, vergesse nichts, und erledige alles, was ich zu tun habe, pünktlich. Ich wusste das es solche Leute gibt, und ich wollte wissen, wie sie ticken.
I've always secretly wanted to be a machine. I felt like if I was a machine, I'd never let things fall through the cracks, I wouldn't forget things, and I'd do everything I needed to do on time every time. I knew there were people out there that were like this, and I wanted to know what makes them tick.
[Der Weg auf die Arbeit]
[The Way We Work]
Vor einigen Jahren startete ich die Zeitschrift “Super Organizers”, in der ich 50 Top-Performer aus diversen Bereichen profilierte. Sprach mit Managern, die täglich ihr Tun genau verfolgten, im 15-Minutentakt. Sprach mit Investoren, die Tabellen führten, über jede Person, die sie trafen. CEOs, die ihre Kalender prinzipiell leer ließen und kaum Meetings veranstalteten.
So a few years ago, I started a newsletter called Super Organizers, where I profiled 50 of the top performers in a variety of fields. I've talked to managers who track everything they do in a day in 15-minute increments. I've talked to investors who keep spreadsheets of every single person they’ve ever met, and CEOs who keep their calendars basically empty and rarely ever do meetings, ever.
Ich selbst experimentierte auch mit vielen Hacks, um näher ans Ideal zu kommen. Ich klebte meinen Mund beim Schlafen zu, starrte in Sonnenlampen, um mehr Energie zu haben. Visualisierte mein Selbstmitgefühl und nahm Ergänzungsmittel, um meine Körperchemie zu hacken. Manchmal funktionierten sie, manchmal nicht. Manchmal waren sie einfach nur lächerlich. Ich möchte den besten Trick teilen, den ich bei meinem Erkunden lernte.
I've also experimented with a lot of hacks myself to try to get me closer to my ideal. I've taped my mouth shut while I'm sleeping and stared at a sunlamp to increase my energy levels. I visualized my compassionate self and tried all sorts of supplements to hack my body chemistry. Sometimes the things I try work, and sometimes they don’t. Sometimes they're just kind of ridiculous. But I want to share with you the best trick I've learned in all of my exploring.
Die Idee eine Maschine zu sein, ist eine Falle. Sie erschwert unsere Produktivität, weil es uns blind macht für unser eigentliches Problem. Wir sind keine Maschinen, wir sind fühlende Wesen. Und lernen gekonnt mit unseren Gefühlen zu arbeiten, ist der einzige Weg täglich produktiv zu sein. Schuld, Scham, Angst sind oft die Grundlagen von dem, was mit uns passiert, doch verstehen wir das oft nicht. Unter den Produktivitätsproblemen liegt, ist nicht Bedarf an einem System oder Tool aber etwas mit unserem emotionalen Leben. Beobachten und bewusst machen, wie Gefühle uns beeinflussen bringt Flexibilität und Freiheit, Fortschritte zu machen, anstatt festzustecken. Ich finde, die produktivsten Menschen der Welt, die Maschinen am ähnlichsten sind, erkennen das. Sie tun oft drei Dinge, um damit umzugehen. Sie erkennen, wenn sie Probleme haben. sie beobachten ohne Urteil, was passiert, um es zu verstehen, experimentieren weiter mit Teams, Systemen, Tools und Mindsets, bis es sich verändert. Das klingt einfach und ist es, aber es ist schwer anzuwenden, weil wir auf jeder Ebene blockieren und verwickelt sind in Scham, Schuld, Angst, Zweifel. Dinge, die uns im Weg stehen, um klar zu sehen. Es erfordert ein Niveau an emotionaler Kontrolle, die oft schwer zu üben ist. Lasst mich euch zeigen, wie es funktionieren kann.
The ideal of being a machine is actually a trap. It gets in the way of our productivity because it makes us blind to the roots of our actual problems. We are not machines, we’re emotional beings. And learning to skillfully recognize and work with our emotions is the only way to actually be productive day-to-day. Guilt, shame, fear, so often they're at the base of what's going on for us in ways that we barely understand. What's underneath our productivity problems isn't just a need for a new tool or system, but something going on in our emotional lives. And being aware of and observing how our emotions can affect us can open up a lot of flexibility and freedom to make progress when we'd otherwise be stuck. I found that the most productive people in the world, the ones who are most machine-like, actually recognize this and they often do three things to work with it. They're aware when they have a problem, they observe what's going on without judgment so they can understand it, and they keep experimenting with systems or teams, mindsets and tools until it changes. This might sound simple, and it is, but it's actually very hard to do because at each stage we get blocked and twisted up by the shame, guilt, fear and doubt -- the things that get in the way of seeing things clearly. To do this well requires a level of emotional mastery that is very difficult to practice. So let me walk you through it and show you how it can work.
Zu aller erst: Bewusstsein. Das bedeutet, Probleme der Produktivität bewusst machen. Das ist härter als es aussieht. Egal was das Problem ist, es ist leichter zu ignorieren und hoffen es verschwinden, als es anzunehmen. Wir denken, wir müssen einfach besser sein. Wir glauben, das ist eben der Job, und wir müssen es akzeptieren. Auf welche Probleme du in deiner Produktivität auch stießt, wahrscheinlich denkst du nicht darüber nach, weil es schmerzt.
Awareness is the first step. That means being aware of problems in your productivity. But that's harder than it seems. No matter what the issue is, it's much easier to ignore it and hope that it goes away than to admit that something's wrong. We feel like we should be able to just do better. We feel like, well, that's the job, I should just suck it up. Whatever the problems that you're encountering in your productivity, you might not think about them that often because it's pretty painful.
Doch es liegt Magie darin, sich diese Probleme bewusst zu machen. Die produktivsten Menschen haben reguläre Übungen, um ihre Bewusstheit zu erhalten. Manchmal sind es Tagebücher, manchmal Achtsamkeit, manchmal ein Spaziergang, manchmal Therapie. Aber jeder hat etwas.
But there's magic in becoming aware of the problems that we're ordinarily not aware of. The most productive people have regular practices that they use to maintain that awareness. Sometimes it's journaling, sometimes it's mindfulness, sometimes it's just a walk, sometimes it's therapy. But everyone has something.
Hier ein Beispiel aus meinem Leben. Ich habe eine Menge Probleme mit meinem Posteingang. Als CEO eines Start-ups, war dies zuerst schwer zuzugeben. Wie eine Anklage gegen mich, meiner Fähigkeit Erfolg zu haben, wegen des Posteingangs. Letztes Jahr, nach viel Selbstreflexion, musste ich erkennen, diese Blockaden bringen meiner Firma Schwierigkeiten.
Here's an example from my own life. I have a ton of trouble staying on top of my inbox. I'm the CEO of a start-up, and so this was really hard for me to admit at first. It seemed like an indictment of me and my ability to be successful if my inbox was a mess. But last year, after a lot of reflection, I realized that I had to face the fact that the backlog was causing problems throughout my company.
Als mir das bewusst wurde, kam es zum nächsten Schritt: Beobachtung. Als ich zum Beobachter wurde, wollte ich ohne zu urteilen sehen, wie es zu meinem überfüllten Posteingang kam. Beobachten ohne zu urteilen fiel mir sehr schwer. Zweifel und Angst kamen hoch. Ich dachte: Brauche ich das wirklich? Ich sollte durch meinen Posteingang kommen, ohne Problem zu haben. Sobald ich dahinter kam, fiel mir etwas überraschendes auf. Eigentlich hatte ich meinen Posteingang meistens im Griff. Nur gab es eine Schicht, alle paar Wochen, in der es zum Chaos wurde. Ich hatte diesen einen Trigger, nicht eine einzige Nachricht öffnen zu wollen. In wirklich stressigen Phasen, wollte ich meinen Posteingang nicht sehen. Wenn das passierte, sammelten sich die E-Mails an und ich fühlte Scham. Ich mied meinen Posteingang, und es wurde schlimmer. Ein Teufelskreis. Als ich das sah, merkt ich, dass man mit Logik eingreifen kann. Ich musste mich nur fangen, genau an diesem Punkt alle paar Wochen, wenn mein Posteingang zum Chaos wurde. Wenn ich das schaffte, könnte ich ihn sauber halten.
Once I was aware of the problem, I could start the next step: observation. When I moved into the observation stage, I wanted to see with as little judgment as possible what usually leads to my inbox being crowded. Observing without judgment was really difficult for me. My sense of doubt and fear came up. I thought: Should I really need to do this? I really felt like I should just be able to get through my inbox without any problems. But once I got beneath that, I began to notice something really surprising. There were actually many periods where I was on top of my inbox. It's just that every couple of weeks there would be a shift where it would just turn into a giant mess. And it had a very specific trigger, either a single email I really didn't want to deal with or a really busy period in my life where I couldn't look at my inbox for a day or two. And when this happened, emails would start to pile up, and I’d start to feel shame. I'd avoid my inbox and the pile would just get way worse. It was a vicious cycle. Once I saw this, I realized that there was a logical place to intervene. What I really needed to do was to catch myself right at the point every couple of weeks where my clean inbox was turning into a mess. And if I could do that, I knew I could keep it clean the rest of the time.
Wir kommen zum nächsten Schritt: Experimentieren. Wenn produktive Menschen ein Problem erkennen und es ohne Urteil beobachten, versuchen sie eine wirksame Lösung zu finden. Es ist einfach, sich darin zu verfangen. Wir sind voller Vorurteile darüber, was innerhalb der Grenzen liegt, zu experimentieren und sind in diesen Vorurteilen eingesperrt. Wir wollen nicht schwach wirken. Aber wenn wir finden was für uns funktioniert, finden wir Dinge, die sonst keiner findet.
This brings us to the next step: experimentation. Once productive people have recognized a problem and observed its contours without judgment, they try new solutions to find out what works. Again, this can be really easy to get twisted up about. We're all filled with preconceptions about what's in and out of bounds to experiment with, and we're really boxed in by those preconceptions. We don't want to look silly or weak. But if we allow ourselves to find what works for us, we often find things that no one else would.
Ich probierte verschiedene Experimente, bezüglich meines Posteingangs. Ich ging in ein neues Café, wenn ich mich durch E-Mails kämpfen musste. Ich versuchte mit Geschäftspartnern zu reden oder andern Leuten meiner Firma, versuchend, meine Scham zu verringern. Mit der ‘one-touch’ Strategie, versuchte Mails zweimal täglich zu checken. Aber nichts davon löste mein Problem komplett. Ich macht weiter und kam zur Erkenntnis. Ich fand heraus, der Wunsch Leute nicht hänge zu lassen hilft, die Mails durchzugehen. Ich teile einen virtuellen Assistenten, mit meinem Geschäftspartner. Was, wenn ich wöchentlich ein paar Stunden im Kalender stehen um mich zu Babysitten. Zu Beginn der Stunde, fragt er in einer Nachricht, wie viel Mails ich habe. Am Ende der Stunde, fragt er, wie viele ich geschafft habe. Ich nutze den virtuellen Assistenten, doch du kannst jeden nehmen. Familie oder Freunde mit einem ähnlichen Problem.
I tried a lot of different experiments to deal with my inbox problems. I tried going to a new coffee shop every time I needed to power through some emails. I tried talking about it with my business partner and other people at my company to try to lower my sense of shame about it. I tried a one-touch email strategy, I tried only checking my email twice a day. But none of these really solved the problem completely. So I kept going and I had a big insight. I figured out I might be able to use my own desire not to let people down to help me get through my inbox. I'm lucky enough to split a virtual assistant with my business partner, so I wondered, what if I put an hour on my calendar a few times a week where they would babysit me. At the beginning of the hour, they'd message me and ask me how many emails I had in my inbox. And at the end of the hour, they'd message me again to ask how many I'd gotten done. I used my virtual assistant, but you could use anyone in your life. A family member or friend who struggles with something similar
Biete einen Tausch an Es braucht nur ein paar Sekunden Nachrichten zu schreiben.
and propose a trade. It literally takes a couple of seconds to message back and forth.
Als ich es in Erwähnung zog, schämte ich mich direkt. Ich sollte doch keinen Babysitter brauchen. Ich fürchtete mich davor, so etwas zu fragen. Ich fürchtete mich davor, es zuzugeben. Es schien so dumm, doch ich tat es trotzdem. Es zeigte sich, dass diese kleine Interaktion, einen riesigen Unterschied machte. Eine Nachricht von meinem Assistenten, hilft mir mit den Mails und verhindert das sich ansammeln. Das macht es einfach, meinen Posteingang sauber zu halten. Jetzt sitze ich hier, ein Jahr später, mit sauberem Posteingang auf dauerhafter Basis. Das funktioniert vielleicht nicht bei dir. Für dich mag ein anderer Ansatz besser sein, etwa E-Mails auf eine To-do-Liste zu schreiben oder die ‘one-touch’-Strategie oder evtl. revidieren wieso durch durch deine Mails zu gehen wichtig ist. Du kannst es nur durch Versuchen herausfinden.
When I started to consider this, my immediate reaction was shame. I felt like I should not need a babysitter to do my work. And I dreaded the conversation where I had to ask for this kind of thing. I also dreaded admitting it to anyone else. It all seemed very silly, but I decided to try it anyway. And it turns out just that little interaction a few times a week makes a gigantic difference for me. Getting a message from my assistant keeps me on task on my email and prevents the piles from being created, which makes it really easy for me to keep my inbox clean at every other time. And now I'm sitting here almost a year later with a clean inbox on a consistent basis. This may not work for you, but it does work for me. You might find that other approaches are better, like transferring your emails to your to-do list or making sure you’re following a one-touch inbox strategy or maybe even examining why you need to get through your inbox in the first place. But the only way to find that out is to try it.
Ich merkte während all dessen, dass ich niemals eine Maschine sein wollte. Ich schämte mich nur dafür keine zu sein. Als ich begann damit zu arbeiten, änderte sich alles für mich.
What I've realized in all of my exploring is that I actually didn't really ever want to be a machine. I just felt guilty and ashamed for not being one. And once I started to work with that, everything changed for me.
Wir denken, Produktivität ist Software, Computer und To-do-Listen, Rahmenordnung, Kalender, Termine und Mails. Und es ist alles davon, aber auch unser Gehirn und Körper. Es geht um Gefühle und wie sie uns leiten und uns manchmal blockieren. Rollst du den Stein der Produktivität, findest du viel darunter versteckt. Identifizierung, das ist der beste Trick den ich kenne.
We think productivity is about software, notebooks and to-do lists frameworks, calendars, schedules and inboxes. And it is all of those things, but it's also about our brains and our bodies. It's about our emotions and how they guide us and sometimes get in our way. If you turn over the rock of productivity, you can find a lot hiding underneath. Identifying what's there is the best productivity hack I know.