Have you ever reached the end of what feels like a grueling workday only to realize you didn’t actually accomplish anything? That it was just meeting after meeting after meeting after meeting after meeting --
Đã bao giờ bạn cảm thấy rằng mình đã trải qua một ngày làm việc mệt mỏi nhưng thật ra chưa hoàn thành bất kỳ việc gì chưa? Hết cuộc họp này, rồi qua cuộc họp khác rồi lại một cuộc họp nữa --
[The Way We Work]
[Cách Chúng Ta Làm Việc]
(Music)
(Âm nhạc)
As a recovering corporate executive, I know we all feel like our time isn’t our own, like other people are controlling our calendars and we’re simply reacting to their whims. But calendar creep isn’t inevitable. There's so much in the world we can't control. We can’t control our senior leaders, we can’t control our customer demands, and we certainly can’t control a global pandemic. But we can actually control our time, we’ve just forgotten how to do it.
Là nhà điều hành của một công ty đang phục hồi, tôi biết, ta đều cảm thấy thời gian như không là của mình, như có ai đó kiểm soát lịch trình của mình và mình chỉ đang tuân theo sự ngẫu hứng đó. Lịch trình như vậy không phải là không thể tránh khỏi. Có rất nhiều thứ mà ta không thể điều khiển. Ta không thể điều khiển được cấp trên, hay là nhu cầu khách hàng, và tất nhiên không thể kiểm soát đại dịch. Nhưng ta có thể kiểm soát thời gian của mình, chỉ là ta quên cách làm điều đó thôi.
I’ve come up with five, easy-to-implement steps that can take your calendar from working against you to working for you. And they really work. We worked with a big global company and asked some of their leaders to put these tips into practice while others didn’t. And guess what? The leaders who used these steps saw significant hours open up on their calendars for, you know, actual work.
Tôi đã rút ra năm bước rất dễ thực hiện để biến một lịch trình từ gây khó khăn cho bạn trở nên phù hợp với bạn. Thực sự có hiệu quả đó. Chúng tôi đã đến một công ty toàn cầu lớn và bảo một vài lãnh đạo áp dụng những bước này, một số người thì không. Và bạn biết gì không? Những nhà lãnh đạo áp dụng các bước này đã sắp xếp được lịch trình phù hợp hơn với... bạn biết đấy, những việc thực sự cần làm.
Tip number one: Ask yourself, “Do you really need the meeting?” We’re under the illusion that we need a meeting for everything. We think “I need to make sure so-and-so is OK with this so I’ll book time.” Or “I’ve got a quick question on process, I’ll grab a meeting.” The reality is for almost half of the meetings we schedule, we could simply pick up the phone or shoot a text for a quick answer.
Bí quyết số một: hãy tự hỏi mình: “Cuộc họp này có thực sự cần thiết không?” Ta có một sự lầm tưởng rằng ta cần phải họp về mọi thứ. Ta nghĩ: “Mình cần chắc chắn người này đồng ý với cái này, mình sẽ đặt giờ họp.” hoặc “Mình muốn hỏi nhanh về tiến độ, mình sẽ lên lịch họp.” Sự thật là trong số gần một nửa các cuộc học mà ta lên lịch, ta có thể gọi điện hoặc nhắn tin để có câu trả lời nhanh chóng.
A trick to stop this: when you’re thinking of calling a meeting, write the invitation first. And if you can’t start with a subject line with an action verb, you shouldn’t have the meeting. “Decide, finalize, create next steps.” Those are reasons to call a meeting. “Review,” on the other hand, isn’t an action verb. If you're calling a meeting to review something, send it out ahead of time and schedule a 15-minute meeting for questions. That should get Joe to finally read the deck.
Một mẹo để chấm dứt điều này: mỗi khi bạn có ý định tổ chức họp, hãy viết thư mời họp trước. Và nếu bạn không thể đưa ra chủ đề của cuộc họp bằng một động từ hành động, thì bạn không nên họp. “Quyết định”, “Chốt”, “Tạo bước kế tiếp” Đó là những lý do bạn nên họp. Mặt khác, “Xem lại” không phải là một động từ hành động. Nếu bạn định họp để xem lại điều gì, hãy gửi nội dung trước đó và mở cuộc họp 15 phút để giải đáp câu hỏi. Như vậy mới khiến nhân viên của bạn thực sự làm việc.
Related to that action verb, if you’re going to call a meeting you should be able to create a clear purpose statement. “In this meeting we’re going to decide boom, boom, boom. Come prepared.” You don’t need a whole agenda; nobody’s going to read it anyway. But that purpose statement is enough so that when you start, everybody is sitting up, paying attention and focused on the goal.
Cũng liên quan đến động từ hành động, nếu bạn định mở cuộc họp, bạn cần tuyên bố mục đích rõ ràng. “Trong cuộc họp này, ta sẽ quyết định điều này, này, này. Hãy chuẩn bị.” Không cần làm cả cái thông báo đâu; cũng chẳng ai đọc nó cả. Chỉ cần tuyên bố về mục đích họp là đủ nên khi bạn bắt đầu họp, mọi người đều ngồi xuống, chú ý và tập trung vào mục tiêu.
Tip number two: invite the least number of people possible. Let’s be honest, most of us invite people to meetings defensively. We know that Raco’s the one we need but if Dion doesn’t feel like he’s involved, he’s going to be cranky, so you invite him and then Shannon and then Jane. And now we’re wasting all of these people’s time instead of just going directly to the decision maker. It’s time to let go of those grade-school fears and just invite the people who are necessary for the objective. Everyone else can be informed later.
Bí quyết số hai: mời họp ít người nhất có thể. Thành thật đi nào, hầu như chúng ta miễn cưỡng mời người khác đến họp. Ta biết rằng mình cần Raco đến họp, nhưng nếu Dion cảm thấy bị cho ra rìa, anh ấy sẽ càu nhàu, nên bạn mời anh ấy, rồi thêm Shannon và Jane. Và giờ ta đang phí thời gian của tất cả mọi người thay vì chỉ họp trực tiếp với người đưa ra quyết định. Giờ là lúc bỏ qua những nỗi sợ hồi còn đi học và chỉ mời những người thực sự cần thiết cho mục đích họp. Những người khác sẽ được thông báo sau.
Let’s also agree it’s OK if we’re not invited to everything.
Cũng hãy đồng ý rằng điều đó vẫn ổn
Research has found that the optimal size of a decision-making meeting is around five to eight people. Any time you're inviting more, you're making it less likely you'll achieve your goal.
nếu bạn không được mời đến mọi cuộc họp. Nghiên cứu chỉ ra rằng, số người tốt nhất cho một cuộc họp là khoảng năm đến tám người. Bất cứ lúc nào bạn mời thêm, bạn đang giảm đi cơ hội hoàn thành mục đích họp.
Tip number three: make your meetings shorter. If you want your time back, ditch the hour-long meeting. I schedule 30- and 45-minute meetings. That’s it, period. Full stop. That gives people time to digest, figure out next steps, then take a breath and maybe, I don’t know, go to the bathroom. It stops that horrible snowball of lateness that rolls downhill over the course of a day.
Bí quyết số ba: rút ngắn thời gian họp. Nếu bạn muốn cứu vãn thời gian, hãy bỏ đi cuộc họp dài cả tiếng. Tôi lên lịch họp dài 30 hoặc 45 phút. Vậy thôi. Chấm hết. Điều này cho ta thời gian để tiếp thu, suy nghĩ bước tiếp theo, và hít thở một hơi và có thể, tôi không biết nữa, vào nhà vệ sinh một cái. Nó sẽ ngăn chặn sự chậm trễ chồng chất trải dài suốt cả một ngày.
Tip number four: say no to other’s people’s meetings. We’re in the habit of saying yes to every meeting we’re invited to. Often we show up out of fear of missing out, or worse yet, ego. Neither of those is a reason to spend your precious time in a meeting. A better way to decide: Ask yourself, “Is my opinion absolutely vital to the purpose of this meeting?” Even better, “Does this meeting move my goals, my team’s goals or my customers’ goals forward?” If not, just say no.
Bí quyết số bốn: nói không với cuộc họp của người khác. Ta có thói quen nói ‘Có’ mỗi khi được mời họp. Thường thì ta đến họp với tâm thế sợ bỏ lỡ, hoặc tệ hơn, với cái tôi cao. Cả hai đều không là lý do để bạn dành thời gian quý giá trong phòng họp. Cách tốt hơn để quyết định là: hãy tự hỏi mình “Ý kiến của mình có quan trọng tới mục đích họp không?” Tốt hơn là: “Cuộc họp này có thúc đẩy mục tiêu của mình, của đội, và của khách hàng đi lên không?” Nếu không, hãy từ chối họp.
Now I know what you’re thinking: it’s hard to say no to a meeting. But it really isn’t. Simply tell the organizer the truth. You know that they’ve got this, and if they need you, simply give you a ring. You can also use the opportunity to delegate the meeting to a high performer or subject matter expert who may be a better choice anyway. You can even simply let them know you have other priorities that week and ask if your attendance is necessary. All you need to do is communicate with honesty and clarity.
Giờ tôi biết bạn đang nghĩ: thật khó để từ chối một cuộc họp. Nhưng không phải đâu. Đơn giản là hãy nói thật với người tổ chức. Bạn biết là họ có thể tự làm xong, và nếu họ cần bạn, họ chỉ cần gọi điện cho bạn. Bạn cũng có thể nhân cơ hội này chuyển cuộc họp đến cấp trên hay chuyên gia về vấn đề đó, những ai mà có khả năng tốt hơn bạn. Bạn cũng có thể nói họ biết rằng bạn có ưu tiên khác trong tuần này và hỏi liệu sự có mặt của mình có cần thiết không. Những gì bạn cần làm là giao tiếp một cách thật thà và rõ ràng.
Tip number five: be ruthless with your time. As any flight attendant will tell you, you have to put your own oxygen mask on first. It’s the only way you can be at your best for others, so give yourself time to do the things you need to in order to feel like a human being. That includes scheduling blocks of uninterrupted time to focus on your own work. If you have a project that going to take you 10 hours of really focused time and effort, schedule that time in your calendar. Try putting in “no-fly zones” two hours a day, a few days a week, at whatever time you’re at your most productive.
Bí quyết số năm: hãy khắt khe với thời gian của bạn. Như mọi tiếp viên hàng không đều nói, bạn hãy đeo mặt na oxy cho mình trước. Đó là cách tốt nhất mà bạn có thể làm vì lợi ích của người khác, nên hãy cho mình thời gian để làm những việc bạn cần làm để sống như một con người đích thực. Bao gồm đặt ra những khoảng giờ không làm phiền để tập trung làm việc riêng của mình. Nếu bạn phải hoàn thành một dự án cần đến mười tiếng tập trung tuyệt đối, hãy sắp xếp nó trong lịch trình của bạn. Cố gắng tập trung vào nó hai tiếng mỗi ngày, vài ngày trong tuần, hay bất cứ lúc nào bạn cảm thấy năng suất nhất.
You don’t have to make these changes in a vacuum, like it’s some kind of secret. You can tell people that you’re trying something new and taking control of your calendar. And you do not have to do everything at once. Simply pick one idea and try it. People will not only understand it, but they’ll appreciate it.
Bạn không cần phải thay đổi tất cả một lúc, giống như là làm điều gì bí mật vậy. Bạn có thể nói rằng bạn đang thử một điều gì đó mới và đang kiểm soát lịch trình của mình. Bạn không cần phải làm tất cả một lúc. Chọn ra một điều và thử thực hiện nó. Mọi người sẽ không chỉ thông cảm, mà sẽ còn quý trọng điều đó.
So the only question left is: Do you have the courage to own your own calendar? I think you do.
Vậy nên, câu hỏi còn lại là: Bạn có dũng cảm để tự kiểm soát lịch trình của mình không? Tôi nghĩ là có.