Have you ever reached the end of what feels like a grueling workday only to realize you didn’t actually accomplish anything? That it was just meeting after meeting after meeting after meeting after meeting --
Alguma vez chegaram ao fim de um dia de trabalho esgotante e se aperceberam de que na realidade não alcançaram nada? Que foi reunião atrás de reunião atrás de reunião, atrás de reunião...
[The Way We Work]
[A Forma Como Trabalhamos]
(Music)
(Música)
As a recovering corporate executive, I know we all feel like our time isn’t our own, like other people are controlling our calendars and we’re simply reacting to their whims. But calendar creep isn’t inevitable. There's so much in the world we can't control. We can’t control our senior leaders, we can’t control our customer demands, and we certainly can’t control a global pandemic. But we can actually control our time, we’ve just forgotten how to do it.
Como líder empresarial em recuperação, sei que todos sentimos que o nosso tempo não nos pertence, outras pessoas controlam os nossos calendários e apenas reagimos aos seus caprichos. Mas estes surtos no calendário podem evitar-se. Há tanta coisa que não podemos controlar. Não podemos controlar os nossos líderes, nem as exigências dos clientes, e muito menos uma pandemia mundial. Mas podemos controlar o nosso tempo, só nos esquecemos de como o fazer.
I’ve come up with five, easy-to-implement steps that can take your calendar from working against you to working for you. And they really work. We worked with a big global company and asked some of their leaders to put these tips into practice while others didn’t. And guess what? The leaders who used these steps saw significant hours open up on their calendars for, you know, actual work.
Criei cinco passos, fáceis de implementar, que vão fazer o vosso calendário parar de vos dificultar a vida e começar a facilitá-la. E funcionam mesmo. Trabalhámos com uma grande empresa e pedimos a alguns líderes para seguirem estas dicas enquanto que outros não. Sabem o que aconteceu? Os líderes que usaram estes passos viram que se abriu tempo nas suas agendas para poderem trabalhar a sério.
Tip number one: Ask yourself, “Do you really need the meeting?” We’re under the illusion that we need a meeting for everything. We think “I need to make sure so-and-so is OK with this so I’ll book time.” Or “I’ve got a quick question on process, I’ll grab a meeting.” The reality is for almost half of the meetings we schedule, we could simply pick up the phone or shoot a text for a quick answer.
Dica número um: Perguntem-se: “preciso mesmo desta reunião?” Alimentamos a ilusão de que é preciso reuniões para tudo. Pensamos: “preciso de ver se fulano concorda com isto, vou marcar uma hora.” Ou: “tenho uma questão sobre o processo, vou marcar uma reunião.” Na realidade, quase metade das reuniões que marcamos podiam resolver-se com uma simples chamada ou mensagem.
A trick to stop this: when you’re thinking of calling a meeting, write the invitation first. And if you can’t start with a subject line with an action verb, you shouldn’t have the meeting. “Decide, finalize, create next steps.” Those are reasons to call a meeting. “Review,” on the other hand, isn’t an action verb. If you're calling a meeting to review something, send it out ahead of time and schedule a 15-minute meeting for questions. That should get Joe to finally read the deck.
Um truque para evitar isto: Quando estão a pensar em marcar uma reunião, escrevam primeiro o convite. Se não conseguirem iniciar o assunto com um verbo de ação, não marquem a reunião. “Decidir, finalizar, criar novos passos.” São razões válidas para uma reunião. “Rever”, por outro lado, não é um verbo de ação. Se estão a marcar uma reunião para rever algo, enviem-no antecipadamente e marquem uma reunião de 15 minutos para as questões. Pode ser que assim o Joe leia o material.
Related to that action verb, if you’re going to call a meeting you should be able to create a clear purpose statement. “In this meeting we’re going to decide boom, boom, boom. Come prepared.” You don’t need a whole agenda; nobody’s going to read it anyway. But that purpose statement is enough so that when you start, everybody is sitting up, paying attention and focused on the goal.
Em relação ao verbo de ação, se vão marcar uma reunião deviam criar um comunicado de objetivos claro. “Nesta reunião vamos decidir bum, bum, bum! Venham preparados.” Não precisam de um plano completo; ninguém vai ler isso tudo. Mas o comunicado de objetivos será suficiente para que quando comecem, todos estejam prontos, a prestar atenção e focados na meta.
Tip number two: invite the least number of people possible. Let’s be honest, most of us invite people to meetings defensively. We know that Raco’s the one we need but if Dion doesn’t feel like he’s involved, he’s going to be cranky, so you invite him and then Shannon and then Jane. And now we’re wasting all of these people’s time instead of just going directly to the decision maker. It’s time to let go of those grade-school fears and just invite the people who are necessary for the objective. Everyone else can be informed later.
Dica número dois: Convidem o menor número de pessoas possível. Sejamos honestos, a maioria de nós convida pessoas de forma defensiva. Na verdade, só precisamos do Raco mas se não incluirmos o Dion, vai ficar irritado, por isso convidámo-lo a ele, à Shannon e à Jane. E agora desperdiçamos o tempo de todas estas pessoas em vez de ir diretamente ao responsável pelas decisões. Está na hora de ultrapassar estes medos infantis e simplesmente convidar as pessoas que são necessárias para cumprir a meta. Os outros serão informados mais tarde.
Let’s also agree it’s OK if we’re not invited to everything. Research has found that the optimal size of a decision-making meeting is around five to eight people. Any time you're inviting more, you're making it less likely you'll achieve your goal.
Não há problema em não sermos convidados para tudo. Estudos mostram que o tamanho ideal de uma reunião para tomar decisões é entre cinco e oito pessoas. Ao convidar mais pessoas, estamos a reduzir as probabilidades de alcançar a nossa meta.
Tip number three: make your meetings shorter. If you want your time back, ditch the hour-long meeting. I schedule 30- and 45-minute meetings. That’s it, period. Full stop. That gives people time to digest, figure out next steps, then take a breath and maybe, I don’t know, go to the bathroom. It stops that horrible snowball of lateness that rolls downhill over the course of a day.
Dica número três: Façam reuniões mais curtas. Se querem ter mais tempo, deixem-se de reuniões de uma hora. Eu marco reuniões de 30 a 45 minutos e chega muito bem. Ponto final, parágrafo! Dá tempo suficiente para digerir, planear os passos seguintes, respirar um pouco e talvez até ir à casa de banho. Impede o horrível efeito de bola de neve de estar atrasado que vai aumentando ao longo do dia.
Tip number four: say no to other’s people’s meetings. We’re in the habit of saying yes to every meeting we’re invited to. Often we show up out of fear of missing out, or worse yet, ego. Neither of those is a reason to spend your precious time in a meeting. A better way to decide: Ask yourself, “Is my opinion absolutely vital to the purpose of this meeting?” Even better, “Does this meeting move my goals, my team’s goals or my customers’ goals forward?” If not, just say no.
Dica número quatro: Digam não a reuniões de outras pessoas. Temos o hábito de dizer sim a todos os convites para reuniões. Às vezes vamos só pelo medo de perder algo importante ou pior, por causa do ego. Nenhuma dessas razões justifica gastar tempo precioso numa reunião. Uma melhor forma de decidir: Perguntem-se: “a minha opinião é mesmo fundamental para a meta desta reunião?” Ou ainda melhor: “Esta reunião avança os meus objetivos, os da minha equipa ou dos meus clientes?” Se não for o caso, digam não.
Now I know what you’re thinking: it’s hard to say no to a meeting. But it really isn’t. Simply tell the organizer the truth. You know that they’ve got this, and if they need you, simply give you a ring. You can also use the opportunity to delegate the meeting to a high performer or subject matter expert who may be a better choice anyway. You can even simply let them know you have other priorities that week and ask if your attendance is necessary. All you need to do is communicate with honesty and clarity.
Já sei o que estão a pensar: é difícil dizer não a uma reunião. Na verdade, não é. Basta dizer a verdade a quem está a planeá-la. Eles têm tudo controlado e se precisarem de vocês, basta darem um toque. Também podem sempre delegar a reunião para alguém competente ou um especialista no assunto que seria a pessoa mais indicada. Até podem dizer que nessa semana têm outras prioridades e perguntar se é obrigatório estarem presentes. Basta comunicar de forma clara e honesta.
Tip number five: be ruthless with your time. As any flight attendant will tell you, you have to put your own oxygen mask on first. It’s the only way you can be at your best for others, so give yourself time to do the things you need to in order to feel like a human being. That includes scheduling blocks of uninterrupted time to focus on your own work. If you have a project that going to take you 10 hours of really focused time and effort, schedule that time in your calendar. Try putting in “no-fly zones” two hours a day, a few days a week, at whatever time you’re at your most productive.
Dica número cinco: Sejam impiedosos com o vosso tempo. Como vos diria qualquer hospedeira, têm de pôr a vossa máscara de oxigénio primeiro. É a única forma de estarem no vosso melhor para ajudarem os outros, por isso tirem tempo para fazer o que precisam para se sentirem humanos. Isso inclui agendar blocos de tempo sem interrupções para se focarem no vosso trabalho. Se têm um projeto que vai exigir 10 horas de foco total e esforço, programem esse tempo no calendário. Agendem duas horas por dia de “proibição de voo”, alguns dias por semana, durante as horas em que são mais produtivos.
You don’t have to make these changes in a vacuum, like it’s some kind of secret. You can tell people that you’re trying something new and taking control of your calendar. And you do not have to do everything at once. Simply pick one idea and try it. People will not only understand it, but they’ll appreciate it.
Não precisam de fazer estas mudanças de forma isolada, como se fossem um segredo. Podem dizer que estão a experimentar algo novo e a assumir o controlo do vosso calendário. E não há necessidade de fazerem tudo de uma vez. Escolham uma ideia e ponham-na em prática. Não só as pessoas vão perceber, como vão apreciar o que estão a fazer.
So the only question left is: Do you have the courage to own your own calendar? I think you do.
Só resta uma questão: Têm coragem para tomar posse do vosso calendário? Acredito que sim.