Have you ever reached the end of what feels like a grueling workday only to realize you didn’t actually accomplish anything? That it was just meeting after meeting after meeting after meeting after meeting --
Vi è mai capito di terminare un’estenuante giornata di lavoro per rendervi conto di non aver effettivamente combinato niente? Solo son state riunioni dopo riunioni dopo riunioni dopo riunioni --
[The Way We Work]
[Come lavoriamo]
(Music)
(Musica)
As a recovering corporate executive, I know we all feel like our time isn’t our own, like other people are controlling our calendars and we’re simply reacting to their whims. But calendar creep isn’t inevitable. There's so much in the world we can't control. We can’t control our senior leaders, we can’t control our customer demands, and we certainly can’t control a global pandemic. But we can actually control our time, we’ve just forgotten how to do it.
Da ex dirigente, so che ci sembra di non poter controllare il tempo perché sono gli altri a gestire i nostri orari, e noi ascoltiamo i loro capricci. Possiamo evitare che l’agenda si riempia. Non si controlla tutto. Ad esempio il nostro capo al lavoro, i clienti, la pandemia. Ma possiamo controllare il nostro tempo ci siamo solo dimenticati come farlo.
I’ve come up with five, easy-to-implement steps that can take your calendar from working against you to working for you. And they really work. We worked with a big global company and asked some of their leaders to put these tips into practice while others didn’t. And guess what? The leaders who used these steps saw significant hours open up on their calendars for, you know, actual work.
Ho trovato cinque semplici passaggi per far sì che la vostra agenda non sia contro di voi ma lavori per voi. E funzionano davvero. Lavorando con una grande azienda abbiamo chiesto ad alcuni leader di implementare questi passi e ad altri no. Indovinate? I leader che hanno seguito i passaggi hanno liberato molte ore nelle loro agende utili per, ovviamente, del vero lavoro.
Tip number one: Ask yourself, “Do you really need the meeting?” We’re under the illusion that we need a meeting for everything. We think “I need to make sure so-and-so is OK with this so I’ll book time.” Or “I’ve got a quick question on process, I’ll grab a meeting.” The reality is for almost half of the meetings we schedule, we could simply pick up the phone or shoot a text for a quick answer.
Regola numero uno: Chiedetevi: “Ho davvero bisogno di questa riunione?” Crediamo di dover fare una riunione per qualsiasi cosa. Pensiamo che serva l’approvazione di un altro collega e prendiamo tempo. Oppure: “Ho una domanda da fare, chiederò un incontro”. In realtà, potremmo evitare quasi la metà delle riunioni con una semplice telefonata o un veloce messaggio.
A trick to stop this: when you’re thinking of calling a meeting, write the invitation first. And if you can’t start with a subject line with an action verb, you shouldn’t have the meeting. “Decide, finalize, create next steps.” Those are reasons to call a meeting. “Review,” on the other hand, isn’t an action verb. If you're calling a meeting to review something, send it out ahead of time and schedule a 15-minute meeting for questions. That should get Joe to finally read the deck.
Un trucco per risolvere: quando vuoi organizzare una riunione, per prima cosa scrivi l’invito. E se all’inizio non metti un verbo d’azione, quella riunione non è necessaria. “Decidere, finalizzare, creare”. Per questi motivi si fa una riunione. “Rivedere”, d’altro canto, non è un verbo d’azione. Se vuoi fare una riunione per rivedere qualcosa, pianificala prima e dedica 15 minuti alle domande. Allora il collega dovrà leggere le slide.
Related to that action verb, if you’re going to call a meeting you should be able to create a clear purpose statement. “In this meeting we’re going to decide boom, boom, boom. Come prepared.” You don’t need a whole agenda; nobody’s going to read it anyway. But that purpose statement is enough so that when you start, everybody is sitting up, paying attention and focused on the goal.
Riguardo a quel verbo d’azione, Se vuoi indire una riunione devi saper comunicare chiaramente qual è l’obiettivo. “In questa riunione decideremo questo, questo e questo. Venite preparati”. Non devi scrivere un programma; tanto non lo leggerà nessuno. Basta un obiettivo ben chiaro così che all’inizio della riunione, tutti si siederanno e saranno concentrati su come raggiungerlo.
Tip number two: invite the least number of people possible. Let’s be honest, most of us invite people to meetings defensively. We know that Raco’s the one we need but if Dion doesn’t feel like he’s involved, he’s going to be cranky, so you invite him and then Shannon and then Jane. And now we’re wasting all of these people’s time instead of just going directly to the decision maker. It’s time to let go of those grade-school fears and just invite the people who are necessary for the objective. Everyone else can be informed later.
Regola numero due: invitate il numero minimo di partecipanti. Siamo onesti, spesso invitiamo gente per mettere le mani avanti. Sappiamo che ci serve Raco ma se poi Dion si sente escluso, sarà infastidito. Quindi invitiamo lui, Shannon e Jane. Facciamo perdere tempo a tutte queste persone invece di parlare direttamente con chi ci interessa. Dobbiamo lasciar perdere quelle paure da scuola media e invitare solo le persone che ci servono per lo scopo. Informeremo gli altri più tardi.
Let’s also agree it’s OK if we’re not invited to everything. Research has found that the optimal size of a decision-making meeting is around five to eight people. Any time you're inviting more, you're making it less likely you'll achieve your goal.
Stabiliamo anche che va bene se non veniamo invitati a tutto. Degli studi dimostrano che la dimensione ottimale di una riunione è dalle 5 alle 8 persone. Quando se ne invitano di più, diminuiscono le probabilità di raggiungere l’obiettivo.
Tip number three: make your meetings shorter. If you want your time back, ditch the hour-long meeting. I schedule 30- and 45-minute meetings. That’s it, period. Full stop. That gives people time to digest, figure out next steps, then take a breath and maybe, I don’t know, go to the bathroom. It stops that horrible snowball of lateness that rolls downhill over the course of a day.
Regola numero tre: Rendi la riunione breve. Se vuoi più tempo libero, evita la riunione di un’ora. Le mie riunioni durano 30 o 45 minuti. Ecco, basta così. Punto. Così si ha tempo di metabolizzare, capire come procedere, fare un bel respiro e magari, non so, andare in bagno. Si ferma quella orribile palla di neve fatta di lentezza che rotola giù durante tutta la giornata.
Tip number four: say no to other’s people’s meetings. We’re in the habit of saying yes to every meeting we’re invited to. Often we show up out of fear of missing out, or worse yet, ego. Neither of those is a reason to spend your precious time in a meeting. A better way to decide: Ask yourself, “Is my opinion absolutely vital to the purpose of this meeting?” Even better, “Does this meeting move my goals, my team’s goals or my customers’ goals forward?” If not, just say no.
Regola numero quattro: Non andare alle riunioni degli altri. Abbiamo l’abitudine di accettare tutti gli inviti alle riunioni. Spesso ci andiamo per paura di perderci qualcosa, o per egoismo. Non sono motivi per perdere il tempo ad una riunione. Ecco come decidere: Chiedetevi: “la mia opinione è davvero importante in questa riunione?“. Ancora meglio: “La riunione è utile a me, al mio team o ai miei clienti?. Se è no, non ci andare.
Now I know what you’re thinking: it’s hard to say no to a meeting. But it really isn’t. Simply tell the organizer the truth. You know that they’ve got this, and if they need you, simply give you a ring. You can also use the opportunity to delegate the meeting to a high performer or subject matter expert who may be a better choice anyway. You can even simply let them know you have other priorities that week and ask if your attendance is necessary. All you need to do is communicate with honesty and clarity.
So cosa stai pensando ora: è difficile dire di no. Ma in realtà non lo è. Devi solo dire la verità all’organizzatore. Che sai che può fare da solo e che se serve, può chiamarti. Puoi anche delegare l’incontro a un collega che stimi o a un esperto in materia. Puoi dire che hai altre priorità quella settimana e chiedere se ci devi essere. E basta comunicarlo onestamente.
Tip number five: be ruthless with your time. As any flight attendant will tell you, you have to put your own oxygen mask on first. It’s the only way you can be at your best for others, so give yourself time to do the things you need to in order to feel like a human being. That includes scheduling blocks of uninterrupted time to focus on your own work. If you have a project that going to take you 10 hours of really focused time and effort, schedule that time in your calendar. Try putting in “no-fly zones” two hours a day, a few days a week, at whatever time you’re at your most productive.
Consiglio numero cinque: sii spietato con il tempo. Lo dicono anche le hostess, indossa per primo la maschera d’ossigeno. Solo così puoi aiutare gli altri, quindi concediti il tempo che ti serve per sentirti bene. Può significare dare priorità ai tuoi impegni lavorativi. Se hai un progetto che ti richiede 10 ore di tempo e lavoro, segnalo sul calendario. Fissa degli orari in cui non puoi essere contattato, qualche ora o giorno, quando ti senti più produttivo.
You don’t have to make these changes in a vacuum, like it’s some kind of secret. You can tell people that you’re trying something new and taking control of your calendar. And you do not have to do everything at once. Simply pick one idea and try it. People will not only understand it, but they’ll appreciate it.
Non devi fare questo cambiamento dal nulla, come se fosse un segreto. Puoi dire ai colleghi che vuoi provare un sistema per controllare i tuoi impegni. E non devi fare tutto in una sola volta. Scegli un’idea e provala. La gente non capirà, ma apprezzerà questo gesto.
So the only question left is: Do you have the courage to own your own calendar? I think you do.
E allora: hai il coraggio di riappropriarti del tuo calendario? Secondo me sì.