Have you ever reached the end of what feels like a grueling workday only to realize you didn’t actually accomplish anything? That it was just meeting after meeting after meeting after meeting after meeting --
קרה לכם פעם שהגעתם למה שמרגיש כמו סוף של יום עבודה מפרך רק בשביל להבין שלא עשיתם באמת שום דבר? שזה היה רק פגישה אחרי פגישה אחרי פגישה אחרי פגישה אחרי פגישה --
[The Way We Work]
[הדרך בה אנו עובדים]
(Music)
(מוזיקה)
As a recovering corporate executive, I know we all feel like our time isn’t our own, like other people are controlling our calendars and we’re simply reacting to their whims. But calendar creep isn’t inevitable. There's so much in the world we can't control. We can’t control our senior leaders, we can’t control our customer demands, and we certainly can’t control a global pandemic. But we can actually control our time, we’ve just forgotten how to do it.
כמנהלת תאגיד משתקמת, אני יודעת שכולנו מרגישים שזמננו לא שלנו, כאילו אנשים אחרים שולטים בלוחות השנה שלנו ואנחנו פשוט מגיבים לגחמות שלהם. אבל פחד לוח שנה אינו בלתי נמנע. על כל כך הרבה בעולם אנחנו לא יכולים לשלוט. אנחנו לא שולטים על המנהיגים שלנו, אנחנו לא שולטים על דרישות הלקוחות, ואנחנו בכלל לא יכולים לשלוט על מגפה עולמית. אבל אנחנו באמת יכולים לשלוט על הזמן שלנו. פשוט שכחנו איך לעשות זאת.
I’ve come up with five, easy-to-implement steps that can take your calendar from working against you to working for you. And they really work. We worked with a big global company and asked some of their leaders to put these tips into practice while others didn’t. And guess what? The leaders who used these steps saw significant hours open up on their calendars for, you know, actual work.
אני המצאתי חמישה, דברים קלים לעשות שיכולים להעביר את לוח השנה שלכם מלעבוד נגדכם, ללעבוד בשבילכם. והם באמת עובדים. עבדנו עם חברה עולמית גדולה וביקשנו מכמה ממנהיגיה הגדולים ליישם דברים אלו בזמן שאחרים לא. ונחשו מה? המנהיגים שהשתמשו בדרכים אלו ראו שנוספו להם שעות ריקות בלוחות הזמנים שלהם בשביל, אתם יודעים, עבודה אמיתית.
Tip number one: Ask yourself, “Do you really need the meeting?” We’re under the illusion that we need a meeting for everything. We think “I need to make sure so-and-so is OK with this so I’ll book time.” Or “I’ve got a quick question on process, I’ll grab a meeting.” The reality is for almost half of the meetings we schedule, we could simply pick up the phone or shoot a text for a quick answer.
טיפ מספר אחת: שאלו את עצמכם, “אני באמת צריך/כה את הפגישה הזו?” אנחנו תחת ההשקפה שאנחנו צריכים פגישות בשביל הכל. אנחנו חושבים “אני צריך לוודא שכך וכך בסדר עם זה אז אקבע זמן.” או “יש לי שאלה קצרה, אקבע פגישה.” האמת היא שלכמעט חצי מפגישות אלו, יכולנו רק להתקשר או לרשום הודעה לתשובה קצרה.
A trick to stop this: when you’re thinking of calling a meeting, write the invitation first. And if you can’t start with a subject line with an action verb, you shouldn’t have the meeting. “Decide, finalize, create next steps.” Those are reasons to call a meeting. “Review,” on the other hand, isn’t an action verb. If you're calling a meeting to review something, send it out ahead of time and schedule a 15-minute meeting for questions. That should get Joe to finally read the deck.
הטריק להפסיק את זה: כשאתם חושבים על לקבוע פגישה, רשמו את ההזמנה קודם. ואם אי אפשר להתחיל את הנושא עם פועל, לא כדאי שתהיה פגישה. “תחליטו, סיימו, צרו את השלבים הבאים.” כל אלה סיבות לקרוא לפגישה. “חזרה” לעומת זאת,היא לא פועל. אם אתם קוראים לישיבה כדי לחזור על משהו, שלחו את זה מראש וקבעו פגישה של 15 דקות לשאלות. זה יגרום לג’ו להבין את העניין.
Related to that action verb, if you’re going to call a meeting you should be able to create a clear purpose statement. “In this meeting we’re going to decide boom, boom, boom. Come prepared.” You don’t need a whole agenda; nobody’s going to read it anyway. But that purpose statement is enough so that when you start, everybody is sitting up, paying attention and focused on the goal.
ובהקשר לפועל, אם אתם עומדים לקרוא לפגישה תצטרכו ליצור מטרה ברורה. “בפגישה זו אנחנו הולכים להחלט בום בום בום. בואו מוכנים.” אתם לא צריכים דעה שלמה. לא הולכים לקרוא את זה בכל מקרה. אבל המטרה הברורה הזו מספיקה כדי שבזמן שתתחילו, כולם יושבים זקוף, שמים תשומת לב ומפוקסים במטרה.
Tip number two: invite the least number of people possible. Let’s be honest, most of us invite people to meetings defensively. We know that Raco’s the one we need but if Dion doesn’t feel like he’s involved, he’s going to be cranky, so you invite him and then Shannon and then Jane. And now we’re wasting all of these people’s time instead of just going directly to the decision maker. It’s time to let go of those grade-school fears and just invite the people who are necessary for the objective. Everyone else can be informed later.
טיפ מספר שתיים: תזמינו את הכמות המינימלית של אנשים. בואו נגיד את האמת, רובנו מזמינים אנשים מבחינה הגנתית. אנחנו יודעים שצריך את ראקו אבל אם דיאון ירגיש שהוא לא מעורב, הוא הולך להתעצבן, אז אם אתם מזמינים אותו ואת שאנון וג’יין. ועכשיו אנחנו מבזבזים את הזמן של כל האנשים האלו במקום ללכת רק למחליט ההחלטות. זה זמן לוותר על הפחדים הילדותיים האלה ופשוט להזמין את האנשים הנחוצים למטרה. כל השאר יכולים להתעדכן מאוחר יותר.
Let’s also agree it’s OK if we’re not invited to everything. Research has found that the optimal size of a decision-making meeting is around five to eight people. Any time you're inviting more, you're making it less likely you'll achieve your goal.
בואו גם נסכים שזה בסדר אם אנחנו לא מוזמנים להכל. מחקרים מוכיחים שהגודל האופטימלי לפגישה של קבלת החלטות הוא חמישה עד שמונה אנשים. כל זמן שאתם מזמינים עוד, אתם מתרחקים מההגעה למטרה שלכם.
Tip number three: make your meetings shorter. If you want your time back, ditch the hour-long meeting. I schedule 30- and 45-minute meetings. That’s it, period. Full stop. That gives people time to digest, figure out next steps, then take a breath and maybe, I don’t know, go to the bathroom. It stops that horrible snowball of lateness that rolls downhill over the course of a day.
טיפ מספר שלוש: תקצרו את זמן הפגישות. אם אתם רוצים את זמנכם בחזרה, עזבו את הפגישה באורך שעה אני קובעת פגישות של 30 עד 45 דקות. זהו זה, נקודה. עצירה מלאה. זה נותן לאנשים זמן לעכל, להבין מהם השלבים הבאים, לנשום עמוק ואולי, אני לא יודעת, ללכת לשירותים. זה יעצור את כדור השלג של האיחורים שמתגלגל במורד הגבעה לאורך היום.
Tip number four: say no to other’s people’s meetings. We’re in the habit of saying yes to every meeting we’re invited to. Often we show up out of fear of missing out, or worse yet, ego. Neither of those is a reason to spend your precious time in a meeting. A better way to decide: Ask yourself, “Is my opinion absolutely vital to the purpose of this meeting?” Even better, “Does this meeting move my goals, my team’s goals or my customers’ goals forward?” If not, just say no.
טיפ מספר ארבע: תגיד לא לפגישות של אחרים. יש לנון הרגל להגיד כן לכל פגישה אליה אנחנו מוזמנים. רוב הזמן אנחנו מגיעים מפחד להחמיץ, או יותר גרוע, אגו. אף אחד מאלה לא סיבה לבזבז את זמנכם בפגישה. דרך יותר טובה להחליט: שאלו את עצמכם, “האם דעתי תיהיה חשובה למטרה של הפגישה?” או יותר טוב, “האם הפגישה תזיז את המטרות שלי, של הצוות שלי או של הלקוחות שלי קדימה?” אם לא, פשוט תגידו לא.
Now I know what you’re thinking: it’s hard to say no to a meeting. But it really isn’t. Simply tell the organizer the truth. You know that they’ve got this, and if they need you, simply give you a ring. You can also use the opportunity to delegate the meeting to a high performer or subject matter expert who may be a better choice anyway. You can even simply let them know you have other priorities that week and ask if your attendance is necessary. All you need to do is communicate with honesty and clarity.
עכשיו אני יודעת מה אתם חושבים: זה קשה להגיד לפגישה לא. אבל זה לא באמת קשה. פשוט תגידו למארגן את האמת. אתם סומכים עליהם, ואם הם צריכים אתכם, שפשוט יתקשרו. אתם יכולים גם להשתמש בהזדמנות כדי להעביר את הפגישה למישהו ממעמד גבוה יותר או למומחה בעניין שיהיה בחירה טובה יותר בכל מקרה. אתם גם פשוט יכולים להגיד שיש לכם עדיפויות אחרות באותו שבוע ולשאול אם הנוכחות שלכם חשובה. כל מה שאתם צריכים לעשות זה לתקשר עם אמינות ושקיפות.
Tip number five: be ruthless with your time. As any flight attendant will tell you, you have to put your own oxygen mask on first. It’s the only way you can be at your best for others, so give yourself time to do the things you need to in order to feel like a human being. That includes scheduling blocks of uninterrupted time to focus on your own work. If you have a project that going to take you 10 hours of really focused time and effort, schedule that time in your calendar. Try putting in “no-fly zones” two hours a day, a few days a week, at whatever time you’re at your most productive.
טיפ מספר חמש: תהיו חסרי פחד עם הזמן שלכם. כמו שכל דיילת תגיד לכם, אתם צריכים לשים קודם את מסכת החמצן שלכם. זו הדרך היחידה בה תהיו לעזר לאחרים. את תנו לעצמכם זמן לעשות את הדברים שאתם צריכים על מנת להרגיש כמו בני אדם. זה כולל לקבוע זמנים ללא הפרעה כדי להתמקד בעבודה שלכם. אם יש לכם פרוייקט שהולך לקחת 10 שעות של זמן מפוקס ומאמץ, תקבעו את הזמן הזה ביומן. נסו לשים “זמנים ללא הפרעה” שעתיים ביום, כמה ימים בשבוע, בזמן בו אתם הכי פרודקטיביים.
You don’t have to make these changes in a vacuum, like it’s some kind of secret. You can tell people that you’re trying something new and taking control of your calendar. And you do not have to do everything at once. Simply pick one idea and try it. People will not only understand it, but they’ll appreciate it.
אתם לא צריכים לעשות שינויים אלו בוואקום, כאילו זה סוד כלשהוא. אתם יכולים להגיד לאנשים שאתם מנסים משהו חדש. ולוקחים בעלות על היומן שלכם. ואתם לא חייבים לעשות הכל בבת אחת. פשוט בחרו רעיון ונסו אותו. אנשים לא רק יבינו את זה, הם גם יעריכו את זה.
So the only question left is: Do you have the courage to own your own calendar? I think you do.
אז השאלה שנשארה היא: יש לכם את האומץ לקחת בעולות על לוח השנה שלכם? אני חושבת שכן.